Bagaimana cara menggunakan tab Documents di Salesforce - dummies

Sebelum penambahan Konten Salesforce, Anda bisa menyimpan file di tab Salesforce di Documents. Meski tidak sekuat Content, tab Documents masih tersedia dan berguna dalam banyak hal. Misalnya, Anda dapat meng-host gambar yang dirujuk dalam template email, aplikasi khusus, bidang, dan bahkan Force. situs com pada tab Documents. File-file ini biasanya tidak sering berubah dan pasti tidak perlu dikomunikasikan, jadi Anda bisa terus menyimpannya dengan mengklik tab Documents.

Anda juga bisa memikirkan tab Documents sebagai tempat di mana administrator sistem menyimpan file. Namun, jika Anda memerlukan kemampuan untuk melihat pratinjau file, berkolaborasi dengan mereka dengan Chatter, atau menyimpan file yang lebih besar, file tersebut termasuk dalam Konten Salesforce.

Membuat folder di Perpustakaan Dokumen

Untuk membuat folder dokumen, Anda harus terlebih dulu memiliki izin Kelola Dokumen Publik. (Jika Anda tidak yakin memilikinya, Anda dapat dengan cepat mengetahui dengan melihat apakah Anda berhasil melewati Langkah 1 dalam daftar berikut. Jika Anda tidak dapat melewati Langkah 1, mintalah bantuan administrator Anda.) Untuk melanjutkan, pergi ke tab Documents dan ikuti langkah berikut:

1. Klik link Create New Folder di bawah judul Document Folders. Halaman Folder Dokumen Baru muncul.
2. Ketik nama untuk folder di bidang Folder Dokumen.
3. Gunakan daftar buka-bawah Folder Akses Umum untuk memilih hak akses.
4. Klik tombol radio untuk memilih siapa yang harus memiliki akses ke folder.
5. Setelah selesai, klik Simpan. Halaman Dokumen Nama Folder muncul, dan Anda mungkin mulai menambahkan dokumen baru ke folder baru Anda.

Menambahkan dokumen

Sebelum perwakilan dapat mulai menggunakan dokumen di Salesforce, Anda atau seseorang di perusahaan Anda harus terlebih dahulu menambahkan dokumen ke Perpustakaan Dokumen.

Saat mengupload dokumen, batas ukuran file pada setiap file adalah 5MB. Bagi beberapa perusahaan, ini mungkin ukuran rata-rata presentasi PowerPoint atau file PDF dengan grafis, jadi rencanakan dengan tepat.

Untuk menambahkan dokumen dan mengunggah filenya, masuk ke Salesforce dan ikuti langkah-langkah ini:

1. Klik tanda plus di bagian atas di sebelah kanan tab Anda lalu pilih Documents. Halaman Upload New Document muncul.
2. Ketik nama untuk file di bidang Nama Dokumen. Jika Anda ingin nama dokumen menjadi sama persis dengan nama file, kosongkan bidang ini. Setelah Anda memilih file, nama file secara otomatis mengisi bidang Nama Dokumen kosong.
3. Pilih kotak centang Hanya Untuk Penggunaan Internal Hanya jika Anda ingin dokumen ini dirahasiakan.Jika Anda memilih kotak centang ini, Anda tidak mengubah akses ke dokumen, namun Anda memberi tanda pada pengguna akhir Anda untuk tidak mengirim file di luar perusahaan.
4. Pilih kotak centang Hanya Gambar Eksternal hanya jika Anda mengupload gambar yang akan Anda kirim dalam template email HTML ke orang-orang yang harus melihatnya tanpa harus masuk ke Salesforce untuk melihatnya. Misalnya, logo atau footer kop surat harus memilih kotak ini.
5. Gunakan daftar drop-down Folder untuk memilih folder. Jika Anda belum membuat folder yang sesuai, atau Anda tidak memiliki akses baca-tulis ke folder yang benar, pertama-tama Anda dapat menyimpan file tersebut di folder My Personal Documents dan menambahkan dokumen itu nanti.
6. Di kolom Uraian, ketikkan deskripsi singkat dokumen.
7. Di bidang Kata Kunci, ketik kata kunci yang akan membantu pengguna akhir Anda menemukan dokumen. Salesforce menyediakan alat pencarian Cari Dokumen di halaman muka Documents, jadi Anda harus memilih kata kunci yang menurut Anda akan masuk pengguna. Misalnya, jika Anda menambahkan studi kasus, Anda mungkin memasukkan kata kunci yang menyertakan produk, nama pelanggan, tantangan, dan sebagainya yang relevan, sehingga perwakilan penjualan dapat digunakan untuk referensi silang.
8. Di bawah Select the File step, tombol Enter the Path radio dipilih secara default, jadi Anda hanya perlu mengklik tombol Browse untuk memilih file yang diinginkan. Kotak dialog Choose File muncul.
9. Pilih file dari folder di komputer Anda dan klik Open. Kotak dialog akan ditutup, dan jalur dokumen dimasukkan ke dalam kolom File to Upload.
10. Saat upload selesai, halaman catatan dokumen muncul kembali dalam mode Saved dengan informasi pada dokumen dan link untuk melihat dokumen.

Menggunakan dokumen

Setelah membuat dokumen di Salesforce, Anda dapat menggunakannya dengan berbagai cara dalam penjualan Anda. Anda dapat mencari dokumen dari beranda Documents atau melihat-lihat folder dokumen Anda. Anda dapat memanfaatkan gambar yang telah diunggah dari tab Documents, di Email Templates. Jika Anda seorang administrator, Anda juga dapat menyesuaikan logo di sudut kiri atas Salesforce dengan gambar yang diunggah, asalkan paling banyak 20KB dan 300 piksel dengan lebar 55 piksel.