Daftar Isi:
Video: QuickBooks Online - Video Demo (Program Akuntansi Online) 2025
Untungnya, sebagian besar akuntansi persediaan yang berlangsung dalam bisnis ditangani secara otomatis oleh QuickBooks. Saat membeli item inventaris dengan menulis cek atau mencatat tagihan hutang, misalnya, QuickBooks secara otomatis menyesuaikan akun inventaris Anda untuk nilai dolar persediaan dan jumlah barang. Saat Anda menjual inventaris ke pelanggan, QuickBooks lagi secara otomatis menyesuaikan nilai dolar dari inventaris Anda dan menyesuaikan jumlah kuantitas item yang Anda jual.
Pada dasarnya, semua ini berarti QuickBooks mengelola sistem inventaris perpetual - sistem inventaris yang memungkinkan Anda mengetahui kapan barang inventaris apa yang Anda miliki dalam inventaris dan nilai berapa jumlah persediaan Anda (Di masa lalu, perusahaan yang lebih kecil sering menggunakan sistem inventaris periodik, yang berarti bahwa pemilik bisnis tidak pernah benar-benar tahu dengan tepat berapa dolar nilai inventaris mereka atau jumlah yang dihitung untuk item inventaris yang mereka pegang.)
Meskipun segala sesuatu di paragraf sebelumnya mewakili kabar baik, beberapa sakit kepala terkait persediaan memerlukan sedikit sihir akuntansi. Secara khusus, jika perusahaan Anda membawa inventaris, Anda perlu mengetahui bagaimana menangani persediaan usang, pembuangan persediaan usang, dan penyusutan inventaris.
Berurusan dengan inventaris usang
Persediaan usang mengacu pada barang-barang yang telah Anda beli untuk dijual namun ternyata tidak laku terjual. Mungkin pelanggan tidak lagi menginginkannya. Mungkin Anda memiliki terlalu banyak barang inventaris dan tidak akan pernah bisa menjual semua yang Anda pegang.
Dalam kedua kasus tersebut, Anda mencatat fakta bahwa nilai persediaan sebenarnya kurang dari apa yang Anda beli. Dan Anda ingin mencatat fakta bahwa, sebenarnya, uang yang Anda keluarkan untuk barang usang adalah biaya. Misalkan Anda membeli barang seharga $ 100 yang sekarang Anda sadari sudah usang. Bagaimana Anda mencatat keusangan ini?
| Debit | Debit | Kredit |
| Inventarisasi usang | $ 100 | |
| Penyisihan persediaan usang | $ 100 |
As Journal Entri 7 menunjukkan, untuk mencatat keusangan persediaan barang senilai $ 100, Anda terlebih dahulu mendebet rekening pengeluaran yang disebut sesuatu seperti "persediaan usang" seharga $ 100. Kemudian Anda mengkredit akun kontra aset yang bernama sesuatu seperti "Penyisihan persediaan usang" seharga $ 100.
Akun kontra-aset dilaporkan di neraca tepat di bawah akun aset yang terkait dengannya.Akun kontra aset, dengan saldo kredit negatifnya, mengurangi nilai bersih dari akun aset. Jika saldo akun persediaan adalah $ 3, 100, dan Anda memiliki penyisihan untuk akun kontra aset yang usang sebesar $ 100, saldo persediaan bersihnya adalah $ 3.000. Dengan kata lain, akun kontra aset dikurangi dari yang bersangkutan. akun aset
QuickBooks mengharuskan Anda untuk merekam Entri Jurnal 7 sendiri, dengan menggunakan perintah Make Journal Entries.
Membuang persediaan usang
Saat Anda akhirnya membuang persediaan usang, Anda mencatat entri jurnal seperti ini. Entri jurnal ini mendebet akun kontra aset sebesar $ 100 dan menyalurkan persediaan seharga $ 100. Dengan kata lain, entri jurnal ini menghilangkan nilai persediaan usang dari penyisihan persediaan usang dan akun persediaan itu sendiri. Anda mencatat entri jurnal ini saat Anda benar-benar membuang persediaan secara fisik - saat Anda membayar orang sampah untuk memindahkan inventaris, misalnya, atau saat Anda memasukkan inventaris ke tempat sampah besar di belakang kantor atau pabrik Anda.
| Debit | Debit | Kredit |
| Penyisihan persediaan usang | $ 100 | |
| Persediaan | $ 100 |
Secara umum, salah satu dari Hal-hal yang harus Anda lakukan setiap tahun karena alasan akuntansi perpajakan adalah berurusan dengan inventaris usang Anda. Aturan pajak umumnya menyatakan bahwa Anda tidak dapat menghapus persediaan usang kecuali jika Anda benar-benar membuangnya untuk tujuan pendapatan. Biasanya, bagaimanapun, Anda dapat menuliskan persediaan ke nilai likuidasinya. Karya tulis semacam itu dengan cara yang sama seperti menulis untuk persediaan usang. Sebuah write-down bisa menjadi sedikit rumit jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya, namun Anda mungkin ingin berunding dengan penasihat pajak Anda.
Satu lagi poin yang sangat penting tentang pencatatan pembuangan inventaris usang: Di dalam QuickBooks, Anda mencatat pembuangan persediaan dengan menyesuaikan jumlah barang fisik dari item inventaris. Anda tidak benar-benar memasukkan entri jurnal seperti yang ditunjukkan dalam Journal Entry 8. Anda menyesuaikan persediaan untuk inventaris usang. Penyesuaian ini secara otomatis akan mengurangi saldo akun persediaan. Saat QuickBooks menanyakan kepada Anda akun mana yang akan didebet, Anda menentukan penyisihan untuk persediaan usang.
Menghadapi penyusutan persediaan
Sakit kepala persediaan kronis lainnya yang harus ditangani banyak pemilik bisnis dan manajer bisnis adalah penyusutan persediaan. Kemungkinan besar, kadang-kadang untuk alasan yang paling tidak berdosa, bahwa catatan inventaris Anda melebih-lebihkan jumlah kuantitas item. Bila ini terjadi, Anda harus menyesuaikan catatan Anda. Intinya, Anda ingin mengurangi nilai dolar dari inventaris dan jumlah kuantitas item inventaris Anda.
QuickBooks membuat entri jurnal ini bagi Anda untuk merekam acara ini. Entri jurnal ini mendebet rekening pengeluaran yang sesuai - di Journal Entry 9, akun pengeluaran disebut "Biaya penyusutan" - seharga $ 100.Entri jurnal juga perlu mengkredit akun persediaan seharga $ 100.
| Akun | Debit | Kredit |
| Biaya penyusutan | $ 100 | |
| Persediaan | $ 100 |
Dalam QuickBooks, sebenarnya Anda tidak catatlah entri jurnal formal seperti yang ditunjukkan di sini. Anda menggunakan sesuatu yang disebut lembar kerja hitungan fisik untuk menyesuaikan jumlah jumlah inventaris Anda sesuai dengan jumlah sebenarnya. Bila Anda melakukan penyesuaian ini, QuickBooks secara otomatis mengkredit saldo akun persediaan dan menyesuaikan jumlah kuantitas. QuickBooks juga mengharuskan Anda untuk menyediakan akun biaya yang harus didebet untuk penyusutannya.
Di masa lalu, bisnis membandingkan catatan akuntansi mereka dengan jumlah persediaan fisik hanya setahun sekali. Kenyataannya, jumlah persediaan tahunan adalah ritual menyakitkan yang dialami banyak distributor dan pengecer. Saat ini, sebagian besar bisnis telah menemukan bahwa ia bekerja jauh lebih baik untuk menghitung jumlah persediaan fisik sepanjang tahun. Pendekatan ini, yang disebut penghitungan siklus, berarti Anda mungkin membandingkan catatan akuntansi Anda dengan jumlah fisik untuk barang paling berharga Anda beberapa kali dalam setahun.
Untuk barang-barang Anda yang cukup berharga, Anda mungkin membandingkan catatan akuntansi persediaan Anda dengan jumlah fisik satu atau dua kali setahun. Dengan persediaan barang Anda yang paling tidak berharga, Anda mungkin membandingkan catatan inventaris dengan jumlah fisik hanya tidak teratur, dan Anda mungkin menerima tingkat ketidaktepatan. Daripada menghitung sekrup di beberapa tempat sampah, misalnya, Anda mungkin menimbang sampah dan kemudian membuat perkiraan jumlah sekrup.
Bagaimanapun, Anda menginginkan beberapa sistem yang memungkinkan Anda membandingkan catatan akuntansi dengan jumlah fisik Anda. Penyusutan persediaan dan persediaan usang merupakan biaya nyata dalam melakukan bisnis yang tidak akan dicatat dalam catatan akuntansi Anda dengan cara lain.
