Menjaga Informasi Rahasia QuickBooks 2013 - dummies

Karena informasinya bersifat pribadi, perhatian pertama Anda dalam mengelola sistem akuntansi QuickBooks 2013 adalah merahasiakan data Anda. Anda memiliki dua metode pelengkap untuk menjaga kerahasiaan data QuickBooks Anda. Metode pertama untuk menjaga kerahasiaan bergantung pada fitur keamanan yang ada di dalam Microsoft Windows. Metode lainnya bergantung pada fitur keamanan QuickBooks.

Menggunakan keamanan Windows

Anda dapat menggunakan keamanan yang disediakan oleh Microsoft Windows 7 atau 8, Windows Vista, atau Windows XP untuk membatasi akses ke file - file program atau file data - untuk pengguna tertentu. Ini berarti Anda dapat menggunakan keamanan tingkat Windows untuk mengatakan siapa yang dapat dan tidak dapat menggunakan program QuickBooks atau mengakses file data QuickBooks.

Jika Anda sudah menggunakan keamanan tingkat Windows, Anda (atau seseorang di kantor Anda) tahu bagaimana menggunakan alat itu untuk mencegah akses tidak sah ke (atau penggunaan) file program dan file data. Untuk menggunakan keamanan tingkat Windows untuk QuickBooks, Anda cukup menerapkan pengetahuan umum Anda yang ada ke file program QuickBooks atau file data QuickBooks.

Jika Anda belum menggunakan keamanan tingkat Windows, Anda tidak perlu repot dalam mempelajari sistem keamanan Windows yang rumit. Anda bisa menggunakan keamanan QuickBooks yang lebih sederhana.

Menggunakan keamanan QuickBooks

Anda dapat melindungi kerahasiaan data QuickBooks Anda dengan menetapkan kata sandi ke file data perusahaan QuickBooks. Anda dapat melakukan ini selama proses penyiapan QuickBooks. Anda juga dapat mengatur kata sandi dengan memilih Perusahaan → Set Up Users and Passwords → Ubah perintah Password Anda. Bila Anda memilih perintah ini, QuickBooks menampilkan kotak dialog Change QuickBooks Password.

Untuk membuat kata sandi, Anda cukup memasukkan kata sandi yang sama ke dalam kotak teks New Password dan kotak teks Confirm New Password. Perhatikan bahwa kata sandi Anda dikaitkan dengan nama pengguna Admin (yang merupakan singkatan dari administrator). Jika Anda belum menyiapkan kata sandi, Anda tidak memiliki kata sandi lama, jadi Anda tidak akan melihat kotak teks Kata Sandi Lama. Anda juga harus memberikan pertanyaan dan jawaban tantangan.

Jelas, Anda ingin menyetel kata sandi Anda sehingga tidak ada orang (bahkan komputer) yang mungkin bisa menebaknya. Ini berarti kata sandi Anda seharusnya tidak menjadi kata dalam kamus. Kata sandi anda juga tidak boleh menjadi nomor Dan kata kunci Anda terutama seharusnya tidak berupa kata, frase, atau nama yang mungkin mudah ditemukan oleh beberapa rekan kerja.

Kata sandi terbaik (dari sudut pandang keamanan) adalah kombinasi huruf dan angka yang tidak masuk akal, seperti f34t5s atau s3df43x2.

Setelah Anda menetapkan kata sandi Anda, Anda harus mengubahnya secara berkala. Untuk mengganti kata sandi Anda, Anda juga dapat memilih Company-> Set Up Users and Passwords-> Change Your Password command. QuickBooks lagi menampilkan kotak dialog Change QuickBooks Password. Kali ini, Anda harus memasukkan kata sandi lama Anda ke kotak teks Change Password. Kemudian Anda perlu memasukkan kata sandi baru Anda ke dalam kotak teks New Password dan kotak teks Confirm New Password.

QuickBooks memerlukan username dan password sebelum membuka file data perusahaan. Misalnya, jika Anda menetapkan kata sandi ke file data perusahaan Anda, kapan pun QuickBooks dimulai, ini akan menampilkan kotak dialog QuickBooks Login, di mana Anda memasukkan nama pengguna dan kata sandi Anda lalu klik OK. QuickBooks kemudian membuka file data. Jika Anda tidak dapat menyediakan kata sandi, QuickBooks tidak membuka file data.