Pivot-Driven Tampilan Atas dan Bawah di Laporan Excel - dummies

Dasbor dan pelaporan di Excel sering kali menunjukkan data yang dapat ditindaklanjuti. Anda akan sering mendapati bahwa para manajer tertarik pada hal-hal paling atas dan paling bawah: 50 pelanggan teratas, 5 besar tenaga penjualan, 10 produk teratas. Meskipun Anda mungkin berpikir ini karena manajer memiliki rentang perhatian seorang anak berusia empat tahun, ada alasan yang lebih logis untuk berfokus pada outlier.

Jika Anda, sebagai seorang manajer, tahu siapa dari sepuluh akun penghasil pendapatan paling awal, Anda dapat menerapkan usaha dan sumber daya Anda dalam membangun akun tersebut. Karena kemungkinan besar Anda tidak memiliki sumber daya untuk berfokus pada semua akun, melihat kumpulan akun yang mudah dikelola akan lebih bermanfaat.

Untungnya, tabel pivot memudahkan penyaringan data Anda untuk lima besar, sepuluh terbawah, atau kombinasi catatan atas atau bawah yang mungkin. Inilah contohnya.

Bayangkan bahwa di perusahaan Anda, Segmen Bisnis Aksesori adalah bisnis dengan margin tinggi - Anda menghasilkan keuntungan paling banyak untuk setiap dolar penjualan di segmen Aksesoris. Untuk meningkatkan penjualan, manajer Anda ingin berfokus pada 50 pelanggan yang menghabiskan sedikit uang untuk aksesori. Dia jelas ingin menghabiskan waktu dan sumber dayanya untuk membuat para pelanggan membeli lebih banyak asesoris. Inilah yang harus dilakukan:

1. Buat tabel pivot dengan Segmen Bisnis di area filter, Pelanggan di area baris, dan Jumlah Penjualan di area nilai; lihat gambarnya Untuk nilai kosmetik, ubah layout menjadi Tabular Form.

   

2. Klik kanan nama pelanggan apa pun di bidang Pelanggan, pilih Filter, dan kemudian Top 10 - seperti yang ditunjukkan pada gambar ini.

   

   Jangan sampai label Top 10 membingungkan Anda. Anda dapat menggunakan opsi Top 10 untuk menyaring catatan atas dan bawah.

3. Pada kotak dialog Top 10 Filter, seperti yang digambarkan pada gambar ini, Anda cukup menentukan tampilan yang Anda cari. Dalam contoh ini, Anda menginginkan 50 item (pelanggan) paling bawah, seperti yang didefinisikan oleh bidang Jumlah Penjualan Jumlah.

   

4. Klik OK untuk menerapkan filter.

5. Di area filter, klik tombol tarik-turun untuk bidang Segmen Bisnis dan pilih kotak centang untuk item filter Aksesoris, seperti yang ditunjukkan pada gambar ini.

   

   Pada titik ini, Anda memiliki apa yang diminta manajer Anda - 50 pelanggan yang menghabiskan sedikit uang untuk aksesori. Anda bisa melangkah lebih jauh dan memformat laporan sedikit dengan menyortir Jumlah Jumlah Penjualan dan menerapkan format mata uang ke angka. Lihat gambarnya.

   

Perhatikan bahwa karena Anda membuat tampilan ini menggunakan tabel pivot, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan laporan yang baru Anda buat untuk membuat keseluruhan tampilan baru.Misalnya, Anda dapat menambahkan kolom SubRegion - yang ditunjukkan pada gambar ini - ke area filter untuk mendapatkan 50 pelanggan Inggris yang menghabiskan sedikit uang untuk aksesori.

Ini adalah kekuatan penggunaan tabel pivot untuk dasar dasbor dan laporan Anda. Terus mainkan opsi Top 10 filter untuk melihat laporan seperti apa yang bisa Anda dapatkan.

Anda mungkin memperhatikan bahwa pada gambar itu, 50 laporan terbawah hanya menampilkan 23 catatan. Ini karena ada kurang dari 50 pelanggan di pasar Inggris yang memiliki aksesoris penjualan. Jika Anda meminta 50 halaman, Excel menampilkan hingga 50 akun, namun jumlahnya lebih sedikit jika jumlahnya kurang dari 50.

Jika ada dasi untuk peringkat di 50 bagian bawah, Excel menunjukkan semua catatan yang terikat.

Anda dapat menghapus filter yang diterapkan di tabel pivot Anda dengan melakukan tindakan ini:

1. Klik di manapun di dalam tabel pivot Anda untuk mengaktifkan tab konteks PivotTable Tools pada Ribbon.

2. Pilih tab Options pada Ribbon.

3. Klik ikon Clear dan pilih Clear Filters, seperti yang ditunjukkan pada gambar ini.