Video: BSHR Bimasakti Human Resource & Payroll 2024
QuickBooks 2012 memungkinkan Anda menyiapkan beberapa kata sandi untuk file data QuickBooks 2012. Apa yang benar-benar rapi tentang ini adalah Anda bisa memberi tahu QuickBooks 2012 untuk membatasi pengguna dan kata kunci tertentu hanya untuk melakukan hal-hal tertentu.
Pemilik bisnis, misalnya, mungkin memiliki kata kunci yang memungkinkannya melakukan apapun. Tapi petugas akuntansi baru, misalnya, mungkin memiliki kata sandi yang hanya memungkinkan dia untuk mencatat tagihan ke dalam sistem.
Jika lebih dari satu orang akan menggunakan QuickBooks 2012, Anda ingin menyiapkan kata kunci tambahan. Untuk melakukan ini di Solusi Perusahaan QuickBooks 2012, ikuti langkah-langkah ini:
-
Pilihlah Perusahaan → Pengguna → Tetapkan perintah Pengguna dan Peran.
QuickBooks 2012 menampilkan kotak dialog User List, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi di bawah ini. Kotak dialog Pengguna dan Peran mengidentifikasi pengguna yang aksesnya QuickBooks telah disiapkan dan peran QuickBooks dapat terisi saat menggunakan QuickBooks. Daftar Pengguna, yang ditampilkan di tab Daftar Pengguna pada kotak dialog, juga mengidentifikasi siapa yang saat ini masuk ke sistem.
-
Tell QuickBooks 2012 yang ingin Anda tambahkan pengguna dengan mengklik tombol New.
Saat mengklik tombol ini, QuickBooks menampilkan kotak dialog New User, seperti yang ditunjukkan.
-
Identifikasi pengguna dan berikan kata sandi.
Anda perlu memberi setiap pengguna untuk siapa Anda menyiapkan kata sandi sebagai nama pengguna. Anda melakukan ini dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama depan pengguna - ke dalam kotak User Name. Setelah Anda mengidentifikasi pengguna, Anda memasukkan kata sandi pengguna ke dalam kotak teks Password dan kotak teks Confirm Password.
-
Identifikasi peran pengguna.
Gunakan kotak daftar Peran yang Tersedia untuk memilih peran (atau tugas) yang diisi pengguna. Kemudian tambahkan peran yang dipilih ke daftar tugas yang ditugaskan oleh pengguna dengan mengklik tombol Add. Gambar berikut menunjukkan pengguna Susan dengan Akuntan terdaftar sebagai peran yang ditugaskan. Untuk menghapus peran dari pengguna, pilih peran dari kotak daftar Assigned Roles, lalu klik Remove.
-
(Opsional) Ubah peran sesuai kebutuhan.
Anda dapat menyempurnakan peran yang Anda gunakan, dengan bantuan QuickBooks ', tetapkan. Untuk melakukannya, pilih tab Peran pada kotak dialog Pengguna dan Peran dan kemudian klik peran yang ingin Anda ubah dan tombol Edit.
Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Edit Peran (lihat ilustrasi di bawah), pilih aktivitas akuntansi atau area dari daftar Area dan Kegiatan dan kemudian gunakan tombol Tingkat Akses Area untuk menentukan peran pengguna dengan peran yang dipilih.
Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna tidak memiliki akses dengan memilih akses None, Full or Partial melalui tombol radio yang sesuai.Jika pengguna memiliki akses parsial, Anda memilih tombol Partial dan kemudian centang atau hapus centang sesuai kotak Create, Modify, Delete, Print, and View Balance. Klik OK untuk menyimpan perubahan pada peran dan kembali ke kotak dialog Users and Teops.
Sebagai aturan umum, ketika menyangkut kontrol akuntansi, Anda ingin memberikan jumlah akses minimal. Jika seseorang tidak memerlukan akses ke file data QuickBooks untuk tugas sehari-hari, Anda harus memilih tombol None.
Semakin banyak kemampuan yang Anda berikan pada mie di sistem akuntansi Anda, semakin besar risiko seseorang dapat mengenalkan kesalahan ke dalam sistem dan semakin mudah Anda membuatnya untuk seseorang yang mencuri dari Anda.
-
(Opsional) Tinjau izin pengguna Anda.
Setelah Anda membuat pengguna, Anda harus (hanya untuk berhati-hati) meninjau izin yang Anda berikan kepada pengguna. Untuk melakukannya, klik tab User List pada kotak dialog Users and Roles, pilih pengguna, lalu klik tombol View Permissions.
Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog View Permissions, pilih pengguna dan kemudian klik tombol Display. Ilustrasi berikut menunjukkan jendela View Permissions, yang menampilkan daftar yang sangat rinci tentang apa yang pengguna dan tidak dapat lakukan.
