QuickBooks 2013 Pro dan Premier di Multi-User Environment - dummies

QuickBooks Pro dan Premier 2013 memungkinkan Anda menyiapkan beberapa kata sandi untuk file data QuickBooks. Apa yang benar-benar rapi tentang ini adalah Anda dapat memberi tahu QuickBooks untuk mengizinkan pengguna dan kata kunci tertentu hanya melakukan hal-hal tertentu.

Pemilik bisnis, misalnya, mungkin memiliki kata kunci yang memungkinkannya melakukan apapun. Tapi petugas akuntansi baru, misalnya, mungkin memiliki kata kunci yang memungkinkan dia hanya mencatat tagihan ke dalam sistem.

Untuk mengatur pengguna dan kata sandi tambahan di edisi QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier 2013, ikuti langkah-langkah ini:

Pilih Perusahaan → Set Up Users and Passwords → Set Up Users command.

QuickBooks menampilkan kotak dialog User List. Kotak dialog Pengguna dan Peran mengidentifikasi pengguna yang aksesnya QuickBooks telah disiapkan dan peran QuickBooks dapat terisi saat menggunakan QuickBooks. Daftar Pengguna, pada tab User List pada kotak dialog, juga mengidentifikasi siapa yang saat ini masuk ke sistem.
Katakan pada QuickBooks bahwa Anda ingin menambahkan pengguna dengan mengklik tombol Add User.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access yang pertama.
Identifikasi pengguna dan berikan kata sandi.

Berikan setiap pengguna untuk siapa Anda menyetel kata sandi sebagai nama pengguna. Anda melakukan ini dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama depan pengguna - ke dalam kotak User Name. Setelah Anda mengidentifikasi pengguna, masukkan kata sandi pengguna ke dalam kotak teks Password dan kotak teks Confirm Password.
Identifikasi peran pengguna.

Gunakan kotak daftar Peran yang Tersedia untuk memilih peran (atau tugas) yang diisi pengguna. Kemudian tambahkan peran yang dipilih ke daftar tugas yang ditugaskan oleh pengguna dengan mengklik tombol Add. Untuk memindahkan peran dari pengguna, pilih peran dari kotak daftar Assigned Roles, lalu klik Remove.

Kotak Deskripsi di bagian bawah kotak dialog Pengguna Baru menjelaskan peran secara lebih rinci, termasuk jenis pengguna QuickBooks yang mungkin biasanya diberi peran terpilih.
(Opsional) Ubah peran sesuai kebutuhan.

Anda dapat menyempurnakan peran yang Anda gunakan, dengan bantuan QuickBooks ', tetapkan. Untuk melakukannya, pilih tab Peran di kotak dialog Pengguna dan Peran, klik peran yang ingin Anda ubah, dan klik tombol Edit. Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Edit Peran, pilih aktivitas akuntansi atau area dari daftar Area dan Kegiatan dan kemudian gunakan tombol Tingkat Akses Area untuk menentukan peran pengguna dengan peran yang dipilih.

Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna tidak memiliki akses dengan memilih tombol radio None.Anda dapat menunjukkan bahwa pengguna harus memiliki akses penuh dengan memilih tombol radio penuh. Jika pengguna memiliki akses parsial, Anda memilih tombol Partial dan kemudian centang atau hapus centang sesuai kotak Create, Modify, Delete, Print, and View Balance. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan kembali ke kotak dialog User and Roles.

Anda dapat melihat apa yang mengakses setiap peran yang awalnya ada dengan memilih salah satu entri dalam daftar Area and Activities. QuickBooks menggunakan tombol dan kotak Area Access Level untuk menunjukkan pengaturan saat ini untuk peran tersebut.
(Opsional) Tinjau izin pengguna Anda.

Setelah Anda membuat pengguna, Anda harus (hanya untuk berhati-hati) meninjau izin yang Anda berikan kepada pengguna. Untuk melakukannya, klik tab User List pada kotak dialog Users and Roles, pilih pengguna, lalu klik tombol View Permissions.

Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Permissions Lihat (tidak ditunjukkan), pilih pengguna dan kemudian klik tombol Display untuk melihat jendela View Permissions, yang menampilkan daftar yang sangat rinci tentang apa yang pengguna dan tidak dapat lakukan.
(Opsional) Tinjau modifikasi peran Anda.

Jika Anda membuat perubahan pada hak peran, Anda mungkin juga ingin meninjau perubahan tersebut. Untuk melakukannya, klik tab Daftar Peran di kotak dialog Pengguna dan Peran, pilih perannya, dan klik tombol Lihat Izin. QuickBooks menampilkan versi lain dari kotak dialog Permissions Lihat yang mencantumkan peran yang telah Anda dan QuickBooks siapkan.

Pilih peran yang ingin Anda tinjau dan klik tombol Lihat Izin. QuickBooks menampilkan versi lain dari jendela View Permissions dengan daftar terperinci tentang apa yang seseorang dapat peran dan tidak dapat lakukan.
Setelah selesai dengan ulasan izin pengguna dan peran, klik Tutup untuk menutup jendela yang terbuka dan kemudian klik tombol Cancel atau Close untuk menutup kotak dialog yang terbuka.

Dari sini, pengguna baru dapat menggunakan QuickBooks; Namun, haknya terbatas pada apa yang Anda tentukan.

Akuntan sering ingin melihat hak yang dimiliki pengguna tertentu. Hal ini terutama berlaku jika Anda diaudit oleh BPA Anda sebagai bagian dari penutupan tahunan. (Anda mungkin diaudit jika bank menginginkan laporan keuangan yang diaudit, misalnya.) Jendela Permukaan Lihat QuickBooks adalah cara yang apik untuk melihat data ini secara online, dan jika Anda ingin mencetak salinan informasi perizinan, yang perlu Anda lakukan adalah klik tombol Cetak jendela.