Refresh dan Kelola Power Pivot Sambungan Data Eksternal - dummies

Bila Anda memuat data dari sumber data eksternal ke Power Pivot, pada dasarnya Anda membuat cuplikan statis dari sumber data pada saat pembuatan. Power Pivot menggunakan snapshot statis dalam Model Data Internal-nya.

Seiring berjalannya waktu, sumber data eksternal dapat berubah dan tumbuh dengan catatan yang baru ditambahkan. Namun, Power Pivot masih menggunakan potretnya, sehingga tidak dapat menggabungkan salah satu perubahan pada sumber data Anda sampai Anda mengambil cuplikan lain.

Tindakan memperbarui model data Power Pivot dengan mengambil snapshot lain dari sumber data Anda disebut refreshing data. Anda dapat menyegarkan secara manual, atau Anda dapat menyiapkan penyegaran otomatis.

Data Power Pivot yang menyegarkan secara manual

Pada tab home pada jendela Power Pivot, Anda akan melihat perintah Refresh. Klik panah drop-down di bawahnya untuk melihat dua pilihan: Refresh dan Refresh All.

Power Pivot memungkinkan Anda menyegarkan satu meja atau semua tabel.

Gunakan opsi Refresh untuk me-refresh tabel Power Pivot yang aktif. Artinya, jika Anda berada di tab Dim_Products di Power Pivot, klik Refresh ke SQL Server eksternal dan meminta pembaruan hanya untuk tabel Dim_Products. Ini bekerja dengan baik saat Anda perlu menyegarkan sumber data tertentu secara strategis.

Gunakan opsi Refresh All untuk menyegarkan semua tabel dalam model data Power Pivot.

Menyiapkan penyegaran otomatis

Anda dapat mengkonfigurasi sumber data untuk secara otomatis menarik data terbaru dan menyegarkan Power Pivot.

Buka tab Data pada Pita Excel, dan pilih perintah Connections. Kotak dialog Workbook Connections terbuka. Pilih koneksi data yang ingin Anda gunakan dan klik tombol Properties.

Pilih sebuah koneksi dan klik tombol Properties.

Dengan kotak dialog Properties terbuka, pilih tab Usage. Di sini, Anda akan menemukan opsi untuk menyegarkan kembali koneksi data yang dipilih setiap X menit dan opsi untuk menyegarkan kembali koneksi data saat pekerjaan Excel dibuka:

• Refresh Every X Minutes: Menempatkan cek di sebelah opsi ini memberitahu Excel untuk secara otomatis me-refresh koneksi data yang dipilih sejumlah menit tertentu. Ini menyegarkan semua tabel yang terkait dengan koneksi itu.
• Refresh Data Saat Membuka File: Menempatkan tanda centang di sebelah opsi ini memberitahu Excel untuk secara otomatis me-refresh koneksi data yang dipilih setelah membuka buku kerja. Ini menyegarkan semua tabel yang terkait dengan koneksi itu segera setelah buku kerja dibuka.

Kotak dialog Properties memungkinkan Anda mengkonfigurasi koneksi data yang dipilih untuk me-refresh secara otomatis.

Mencegah Segarkan Semua

Anda dapat menyegarkan semua koneksi yang memberi makan Power Pivot, dengan menggunakan perintah Refresh All. Nah, sebenarnya ada dua tempat lagi di mana Anda bisa klik Refresh All in Excel: pada tab Data di Pita Excel dan pada tab Analyze yang Anda lihat saat bekerja di meja pivot.

Di Excel 2010, kedua tombol ini hanya menyegarkan tabel pivot standar dan sambungan data buku kerja, dan tombol refresh Power Pivot hanya memengaruhi Power Pivot. Mereka sekarang semua memicu operasi yang sama. Jadi, klik tombol Refresh Semua di manapun di Excel yang benar-benar memuat ulang Power Pivot, segarkan semua tabel pivot, dan perbarui semua sambungan data buku kerja. Jika model data Power Pivot Anda mengimpor jutaan baris data dari sumber data eksternal, Anda mungkin ingin menghindari penggunaan fitur Refresh All.

Beruntung, Anda memiliki cara untuk mencegah koneksi data tertentu agar tidak menyegarkan saat Refresh All dipilih. Buka tab Data pada Pita Excel dan pilih perintah Connections. Ini akan membuka kotak dialog Workbook Connections, di mana Anda memilih koneksi data yang ingin Anda konfigurasikan, kemudian klik tombol Properties.

Saat kotak dialog Properties telah terbuka, pilih tab Usage dan kemudian hapus tanda centang di sebelah Refresh This Connection on Refresh All (seperti yang ditunjukkan).

Kotak dialog Properties memungkinkan Anda mengkonfigurasi koneksi data yang dipilih untuk mengabaikan perintah Refresh All.

Mengedit sambungan data

Dalam kasus tertentu, Anda mungkin perlu mengedit sambungan data sumber setelah Anda membuatnya. Tidak seperti refreshing, di mana Anda hanya mengambil snapshot lain dari sumber data yang sama, mengedit koneksi data sumber memungkinkan Anda untuk kembali dan mengkonfigurasi ulang koneksi itu sendiri. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda perlu mengedit koneksi data:

• Lokasi atau server atau file sumber data telah berubah.
• Nama server atau file sumber data telah berubah.
• Anda perlu mengedit kredensial masuk atau mode otentikasi Anda.
• Anda perlu menambahkan tabel yang ditinggalkan selama impor awal.

Di jendela Power Pivot, masuk ke tab Home dan klik tombol perintah Existing Connections. Kotak dialog Sambungan yang Ada akan terbuka. Sambungan Power Pivot Anda berada di bawah subpos Data Power Pivot. Pilihlah koneksi data yang perlu diedit.

Gunakan kotak dialog Sambungan yang Ada untuk mengkonfigurasi ulang sambungan data sumber Power Pivot Anda.

Setelah koneksi data target Anda dipilih, lihat tombol Edit dan Buka. Tombol yang Anda klik tergantung pada apa yang perlu Anda ubah:

• tombol Edit: Memungkinkan Anda mengkonfigurasi ulang alamat server, jalur file, dan pengaturan otentikasi.
• Buka tombol: Memungkinkan Anda mengimpor tabel baru dari koneksi yang ada, yang berguna bila Anda secara tidak sengaja melewatkan sebuah tabel selama pemuatan data awal.