Rahasia Access 2013 Database Design - dummies

Bagian dari Akses Lembar Fakta All-In-One For Dummies Cheat Sheet

Berikut adalah Lima Perintah desain database, apakah Anda menggunakan Access 2013 atau program database lainnya Database yang dirancang dengan baik membuat data Anda tetap lebih mudah.

• Simpan informasi di tempatnya, bukan dari mana tampilannya. Di mana Anda menyimpan informasi tidak ada hubungannya dengan tempat itu muncul. Dalam spreadsheet, Anda mengetikkan informasi yang Anda inginkan muncul saat Anda mencetak spreadsheet, namun basis data bekerja secara berbeda. Dalam database, Anda menyimpan informasi dalam tabel berdasarkan struktur informasi. Sepotong informasi mungkin muncul dalam banyak laporan, namun Anda menyimpannya hanya di satu bidang dalam satu tabel.

• Simpan informasi seperti benar-benar ada, bukan sesuai keinginan Anda dalam laporan tertentu. Aturan ini adalah akibat wajar dari peraturan pertama. Jika Anda ingin judul buku muncul dalam huruf besar (kapital) dalam pesanan pembelian Anda, Access dapat memanfaatkan judul untuk Anda. Simpanlah judul buku dengan kapitalisasi yang benar sehingga Anda tidak terjebak dengan memasang semua huruf pada setiap laporan. Akses memiliki banyak fungsi built-in yang dapat menyesuaikan cara teks, angka, dan tanggal diformat.

• Hindari sampah masuk, sampah keluar (GIGO). Jika Anda tidak repot-repot membuat desain yang bagus dan masuk akal untuk database Anda - dan jika Anda tidak berhati-hati memasukkan data bersih dan benar - database Anda akan berakhir penuh dengan sampah. Database yang dirancang dengan baik lebih mudah dipelihara daripada yang dirancang dengan buruk karena setiap informasi hanya disimpan sekali, di bidang yang diberi nama dengan jelas dalam tabel yang jelas, dengan aturan validasi yang benar. Ya, kedengarannya seperti banyak pekerjaan, tapi membersihkan database dengan 10.000 catatan yang salah adalah (maafkan hal yang meremehkan) bahkan lebih banyak pekerjaan.

• Pisahkan data Anda dari program Anda. Jika Anda membuat database untuk dibagikan atau didistribusikan ke orang lain, simpan semua tabel dalam satu database (bagian belakang) dan semua objek lainnya di database lain (front end). Kemudian Anda bisa menghubungkan dua database ini untuk membuat semuanya bekerja. Memisahkan tabel dari segala hal lainnya merampingkan seluruh omong kosong untuk memperbarui kueri, formulir, laporan, dan hal-hal lain nanti tanpa mengganggu data dalam tabel.

• Back up lebih awal dan sering. Oke, tip ini bukan tentang desain, tapi terlalu penting untuk dihilangkan: Buat cadangan database Anda setiap hari. Dengan keberuntungan, kantor Anda sudah memiliki sistem backup reguler (mungkin setiap malam) yang mencakup database Anda.Jika tidak, buat salinan cadangan database Anda secara berkala, dan pastinya buatlah salinan cadangan sebelum melakukan perubahan besar. Simpan beberapa backup, bukan hanya yang terbaru, jika dibutuhkan beberapa saat untuk menemukan masalah.