Sepuluh Kesalahan Manajemen Proyek dan Bagaimana Menghindarinya

Mengelola sebuah proyek sulit dilakukan. Lingkup, sumber daya, harapan, jadwal, dan anggaran selalu berubah. Meskipun Microsoft Project dapat membantu Anda dengan mekanisme pengorganisasian, perencanaan, dan pelacakan proyek, namun tidak dapat membantu mencegah semua perangkap dalam manajemen proyek. Inilah yang melihat sepuluh perangkap paling umum dan tip tentang cara menghindarinya.

Mulai terlalu kecil

Untuk memulai dengan kaki kanan di sebuah proyek baru, mulailah dengan merenungkan gambaran besar dan kerjakan dengan cara Anda ke rincian secara sistematis. Anda harus memahami tujuan, tujuan, dan kepentingan strategis proyek sebelum Anda menyelami tugas rinci yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Mulailah dengan mengajukan pertanyaan berikut: Haruskah proyek diatur oleh penyampaian? Dengan fase? Dengan geografi? Menurut jenis teknologi? Pikirkan implikasi pengorganisasian proyek Anda dalam setiap cara ini. Yang Anda tentukan bagaimana Anda ingin mengatur proyek Anda bisa memulai struktur rincian pekerjaan Anda (WBS). Jika Anda memutuskan untuk mengaturnya berdasarkan fase, setiap fase proyek Anda tercermin di tingkat atas WBS; Jika Anda memutuskan bahwa kiriman adalah cara yang lebih baik untuk mengatur proyek, itu adalah tingkat teratas. Begitu level teratas Anda ditetapkan, Anda bisa mulai menguraikan tingkat teratas menjadi paket kerja yang lebih terperinci dan dari paket kerja ke dalam tugas.

Gagal menutupi asumsi Anda

Anda tidak dapat merencanakan proyek tanpa asumsi. Membuat asumsi tidak menjadi masalah, tapi percaya bahwa orang lain tahu - atau bahkan berbagi - anggapan Anda adalah sebuah masalah. Kapan pun Anda memulai sebuah proyek baru, buatlah log asumsi - entah di spreadsheet Excel atau sebagai tabel Word. Dokumentasikan asumsi, tentukan batas waktu untuk memvalidasi, dan tambahkan kolom untuk komentar. Ini sangat sederhana, namun memastikan semua orang beroperasi dengan asumsi yang sama.

Tempelkan asumsi ke bagian Catatan tugas yang dipengaruhi oleh asumsi tersebut.

Perlakukan proyek Anda sebagai satu-satunya proyek VIP (Very Important Project)

Proyek Anda penting bagi Anda; Sebenarnya, ini mungkin aspek terpenting dari pekerjaan Anda. Ini mungkin sama pentingnya bagi orang lain. Jika Anda bekerja di sebuah organisasi yang memiliki banyak proyek yang sedang berjalan, kemungkinan Anda bukan prioritas No. 1. Setiap kali sumber daya ditarik dari proyek Anda untuk membantu yang lain, cukup kembali ke jadwal dan merevisi rencananya untuk menyelesaikan pekerjaan.Anda mungkin perlu merevisi baseline atau bahkan membuat yang baru.

Percaya bahwa ketersediaan adalah keahlian

Bila Anda bekerja jauh di dalam proyek dan mencoba menyeimbangkan ketersediaan sumber daya dengan pekerjaan yang harus diselesaikan, strategi yang paling mudah adalah mencari yang tidak terisi, atau yang tidak teralokasi, sumber daya dan menetapkan orang tersebut ke sebuah tugas. Masalahnya adalah bahwa sumber daya yang tidak dapat dialokasikan mungkin tidak memiliki keterampilan untuk melakukan pekerjaan itu. Posisi karyawan di departemen TI, misalnya, tidak menjamin, atau bahkan menyiratkan, bahwa ia dapat membangun database atau arsitek sebuah sistem. Identifikasi keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan mengidentifikasi keahlian set sumber daya yang tersedia. Anda bahkan mungkin perlu mengidentifikasi ketrampilan

tingkat , seperti tingkat pemula, tingkat menengah, dan ahli. Berlangganan mitos tentang sumber daya tak terbatas

Jika Anda tidak menghitung usaha, dan durasi dari setiap tugas, Anda berisiko menugaskan terlalu banyak pekerjaan ke satu sumber. Dalam kebanyakan kasus, sumber daya tidak didedikasikan untuk proyek-proyek penuh waktu. Banyak sumber daya bekerja dalam organisasi

matriks ; Mereka mengerjakan beberapa proyek, atau mengerjakan proyek. Jika Anda tidak menentukan berapa lama sumber daya yang harus dikeluarkan untuk proyek dan tingkatkan pekerjaan Anda, Anda menghadapi kejutan yang tidak menyenangkan saat proyek tertinggal karena sumber dayanya tidak 100 persen didedikasikan atau karena Anda telah secara keseluruhan mengalokasikannya.

Mengandalkan perkiraan yang tidak realistis

Sebagai manajer proyek, Anda mengandalkan anggota tim untuk memberikan perkiraan biaya dan durasi kerja yang akurat. Lagi pula, Anda tidak bisa menjadi ahli materi pelajaran di segala bidang. Namun, karena Anda masih bertanggung jawab atas jadwal dan anggaran yang Anda kembangkan, Anda harus memahami bagaimana perkiraan dikembangkan dan kemudian memverifikasi metode perkiraan yang tepat.

Di bagian Catatan, dokumentasikan dasar perkiraan dan asumsi yang digunakan untuk mengembangkan perkiraan untuk membantu melacak variabel yang terkait dengan taksiran.

Lupakan untuk mempersiapkan Hukum Murphy

Seorang manajer proyek memiliki sikap yang bisa dilakukan. Berada dalam bisnis memecahkan masalah dan memberikan hasil, bagaimanapun, tidak berarti Anda mampu bersikap optimis terhadap proyek secara membabi buta. Menyampaikan tepat waktu dan sesuai anggaran sebagian bergantung pada pembentukan cadangan kontinjensi baik untuk jadwal maupun anggaran. Anda dapat menetapkan cadangan untuk tugas individu yang secara inheren berisiko dan menetapkan keseluruhan cadangan proyek. Untuk proyek sederhana, cadangan 10 persen sudah mencukupi. Untuk teknologi terdepan, Anda mungkin memerlukan cadangan 50 persen atau lebih.

Mengalah untuk menemui kegilaan

Hambatan No. 1 untuk menyelesaikan tugas tidak diragukan lagi adalah Rapat. Anda mungkin ingat hari-hari kerja di mana Anda bergegas dari satu pertemuan ke pertemuan berikutnya, hanya untuk mencapai akhir hari dan menyadari bahwa Anda gagal menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri. Anda mungkin tidak perlu menghadiri semuanya - atau jika setidaknya mereka berjalan dengan lebih efektif, mereka bisa menyimpulkannya dalam separuh waktu.

Hentikan kegilaan pertemuan! Jadwalkan pertemuan - bahkan pertemuan status mingguan - hanya jika diperlukan. Bereksperimen dengan mengadakan rapat tim setiap dua minggu atau melakukan pertemuan satu lawan satu dengan anggota tim individual.

Jika topik tertentu dalam agenda memerlukan masukan dari pemangku kepentingan, mintalah orang tersebut untuk menghadiri hanya bagian dari pertemuan tersebut dan kemudian dimohon untuk kembali bekerja.

Lupakan bahwa itu hanya model

Setelah Anda tahu bagaimana membuat jadwal yang efektif menggunakan Project, jangan salahkan jadwal kenyataan. Jadwal tersebut hanyalah sebuah realitas

model , mengingat informasi tersedia pada saat itu. Informasi, asumsi, perkiraan, dan sumber daya semua perubahan, risiko dan masalah selalu ada, dan tentu saja, ruang lingkup proyek berubah. Oleh karena itu, segera setelah Anda mendasarkan proyek ini, mungkin sudah usang. Lakukan yang terbaik, tentu saja, untuk memperbarui model dengan informasi terbaru, tapi ingat bahwa hanya menjadwalkan acara tidak menjamin hal itu akan terjadi.

Mengandalkan mukjizat

Jika Anda tidak dapat mengetahui bagaimana untuk memenuhi tenggat waktu yang diberikan sumber daya dan informasi yang Anda masukkan ke dalam Proyek, Anda tidak mungkin memenuhi batas waktu tersebut. Sebenarnya, Proyek dapat membantu Anda mengkomunikasikan masalah yang ada pada tanggal pengiriman yang agresif. Anda dapat menunjukkan kepada pemangku kepentingan tentang jadwal dan meminta mereka untuk membantu Anda menentukan bagaimana mempercepat penyelesaian tugas. Dalam beberapa kasus, pemangku kepentingan dapat memberikan informasi yang relevan yang membantu Anda menyelesaikan lebih cepat; Namun, dalam kasus lain, mereka menginginkan proyek itu selesai pada tanggal tertentu, namun tidak ada cara yang masuk akal untuk memenuhi tenggat waktu.

Bila Anda menghadapi tenggat waktu yang tidak realistis, sepakati sebaik mungkin. Jika tenggat waktu tidak mungkin, ingatlah itu. Anda dapat menggunakan Project untuk mencari pendekatan alternatif untuk mencapai deliverable proyek - meskipun Anda tidak dapat menggunakannya untuk menekan waktu.