Tip untuk Bekerja dengan Aturan MYOB dan Umpan Bank - dummies

Salah satu hal hebat tentang MYOB AccountRight adalah Anda dapat mengatur peraturan bank untuk mengalokasikan transaksi secara otomatis. Berikut adalah beberapa tip untuk cara membuat aturan yang bekerja dengan benar setiap saat.

• Jaga agar kondisi aturan sesederhana mungkin. Misalnya, mungkin pembayaran baru-baru ini ke montir Anda muncul sebagai 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Tentu, Anda bisa membuat peraturan yang memberitahu MYOB untuk mengalokasikan transaksi dengan kata-kata yang tepat ini ke Biaya Kendaraan Bermotor, namun, luangkan waktu sejenak untuk menyederhanakan kondisi peraturan. Misalnya, buat aturan yang memberitahukan MYOB untuk mengalokasikan transaksi dengan kata 'BAY AUTOMOTIVE' ke Biaya Kendaraan Bermotor. Dengan cara ini, jika Anda membayar dengan kartu kredit daripada EFTPOS lain kali, atau montok mengubah fasilitas merchant mereka sehingga teks pernyataan bank menunjukkan dengan berbeda, peraturan tersebut cenderung tetap benar.

• Jaga agar nama aturan informatif dan mudah dikenali. MYOB default menggunakan keseluruhan deskripsi dari teks pada pernyataan bank Anda sebagai nama aturan. Dengan menggunakan contoh di atas, nama aturan menjadi 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Jangan terima default ini, namun selalu edit nama aturan agar aturan Anda lebih mudah ditemukan di masa mendatang. Misalnya, nama aturan yang bagus untuk transaksi ini mungkin adalah 'Bay Automotive Vehicle Repairs', karena nama ini mencakup teks pernyataan bank yang relevan, juga jenis biaya.

• Saat membuat aturan, selalu masuk ke Opsi Lanjutan dan masukkan nama pemasok atau pelanggan di pojok kanan bawah. Meskipun memilih kartu tidak wajib, ingat bahwa kecuali Anda memilih kartu, Anda tidak akan dapat mencari semua transaksi untuk pelanggan atau pemasok ini di masa mendatang. Tidak adanya riwayat transaksi terperinci ini bisa menjadi rasa sakit yang nyata, jadi luangkan waktu ekstra untuk menambahkan informasi ini setiap kali Anda membuat peraturan baru.

  Bila menggunakan Internet banking untuk melakukan pembayaran elektronik ke pemasok, pikirkan baik-baik tentang bagaimana deskripsi tersebut akan muncul di laporan mutasi bank Anda. Tanyakan pada diri sendiri, apakah Anda akan bisa membuat peraturan berdasarkan deskripsi ini? Jawaban atas pertanyaan ini tergantung pada bank Anda dan apakah nama Penerima Pembayaran selalu muncul di laporan Anda. Salah satu tipnya adalah dengan menyimpan rincian pemasok dan deskripsi pembayaran di perbankan Internet Anda sehingga teks yang persis sama muncul setiap saat. Dengan cara ini, Anda dapat membuat aturan berdasarkan teks spesifik itu.

• Awasi aturan duplikat. Pergi melalui daftar peraturan Anda dari waktu ke waktu dan periksa kembali bagaimana Anda telah menetapkan kondisi Anda.Jika Anda dapat melihat dua aturan yang memiliki kondisi yang sama, hapus salah satu aturan atau ubah persyaratan aturan.

• Minta MYOB untuk membagi persentase pribadi secara otomatis. Untuk pengeluaran yang secara teratur dibagi antara bisnis dan pribadi (misalnya, mungkin Anda selalu mengalokasikan 75 persen bensin ke bisnis dan 25 persen ke pribadi), gunakan opsi lanjutan untuk membuat peraturan yang memisahkan ini secara otomatis.

• Saat berada di jendela Bank Feeds, sisihkan mouse Anda ke ikon Aturan Terapan sebelum mengklik Menyetujui. Dengan cara ini, MYOB menampilkan akun apa transaksi akan dialokasikan, dan Anda dapat memeriksa bahwa peraturan tersebut bekerja dengan benar.

• Jangan membuat peraturan dengan ketentuan bahwa setiap transaksi yang mengandung kata 'BP' dialokasikan ke bensin. Mengapa tidak? Karena jika Anda melakukannya, setiap transaksi BPAY, tidak peduli apakah itu untuk listrik, telepon atau pajak, akan dialokasikan ke bensin, hanya karena 'BPAY' berisi huruf 'BP'.

• Jika Anda memiliki volume transaksi yang tinggi, pertimbangkan untuk menentukan nama aturan di kolom Memo saat membuat aturan. Misalnya, jika Anda membuat peraturan dengan syarat bahwa setiap transaksi yang berisi kata-kata 'Katoomba Au' dialokasikan untuk Perbaikan Kendaraan Bermotor (karena Katoomba Au dalam kasus ini adalah singkatan dari Katoomba Automotive '), satu trik adalah pergi ke Advanced Options dan sebagai Memo untuk aturan ini, ketik 'Transaction Created Using Katoomba Automotive Rule'. Dengan cara ini, jika Anda meninjau transaksi di akhir kuartal atau akhir tahun dan Anda mendapati bahwa transaksi telah salah dialokasikan, Anda tahu peraturan mana yang menyebabkan kesalahan.

Digunakan dengan benar, peraturan bank dapat menghemat hingga 90 persen waktu masuk data, dan hampir menghilangkan kebutuhan rekonsiliasi bank yang memakan waktu.