Memahami Document Retention with QuickBooks 2011 - dummies

Bahkan dengan QuickBooks di sekitar, pemegang buku sering bertanya-tanya berapa lama mereka harus menyimpan laporan lama, salinan faktur, dan bit informasi akuntansi lainnya. Tidak ada jawaban satu-ukuran-cocok untuk semua ini, namun QuickBooks dapat membantu Anda dalam penyimpanan dokumen. Namun, ada beberapa hal yang perlu dipikirkan:

• Pertimbangkan apakah pihak lain melakukan transaksi akan menginginkan informasi tersebut. Misalnya, jika Anda secara kronis berdebat dengan vendor tentang apakah Anda telah membayar sejumlah tagihan, masuk akal untuk berpegang pada tagihan vendor dan catatan pembayaran Anda selama argumen tersebut dapat berlanjut. Ini berarti bahwa setiap dokumen yang mendokumentasikan tagihan dan pembayaran vendor tidak harus dipertahankan jika Anda tidak memiliki masalah.

• Pertimbangkan persyaratan akuntansi pajak. Secara hukum (banyak orang tidak menyadari hal ini), sebuah bisnis diharuskan untuk memelihara catatan akuntansi untuk melaporkan keuntungan, kerugian, pendapatan, dan deduksinya kepada Internal Revenue Service. Ini berarti sesuatu yang Anda butuhkan untuk menghitung keuntungan Anda atau memperkuat elemen perhitungan Anda harus dijaga. Namun, undang-undang pembatasan ada yang biasanya berjalan tiga tahun sejak tanggal terakhir Anda mengajukan pengembalian. Ini berarti bahwa, dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu menyimpan dokumen yang lebih tua dari tiga tahun yang lalu yang terkait kembali. Sebuah kata peringatan dilakukan karena beberapa pengecualian ada pada undang-undang pembatasan tiga tahun ini:

  • Jika Anda benar-benar ceroboh dan karena kecerobohan Anda menghilangkan pendapatan kotor lebih dari 25 persen dari jumlah pengembalian Anda, undang-undang pembatasan sama dengan enam tahun.

  • Jika tidak ada pengembalian yang diajukan atau pengembalian yang tidak benar diajukan, tidak ada undang-undang pembatasan yang ada.

• Pertimbangkan catatan lama yang mungkin Anda perlukan di masa depan untuk menghitung barang untuk pengembalian pajak Anda. Ini perlu dipertahankan. Misalnya, jika Anda membeli pabrik 30 tahun yang lalu, simpan catatan pembelian tersebut sampai Anda menjual pabrik.

• Pertimbangkan bahwa di beberapa industri, peraturan atau peraturan retensi dokumen lain ada. Misalnya, jika Anda seorang dokter, Anda menyimpan catatan pasien lama Anda - dan ini mungkin termasuk informasi akuntansi pasien - lebih dari tiga tahun. Aturan retensi dokumen lainnya berbeda-beda menurut industri. Cari tahu apa aturan untuk industri Anda.

Anda mungkin ingin berpikir dua kali untuk hanya mengeluarkan catatan keuangan.Anda mungkin ingin menghancurkannya. Beberapa toko peralatan kantor besar menawarkan layanan merobek-robek di toko dengan harga pantas.