Menggunakan jalur audit di QuickBooks - dummies

Jika Anda memutuskan untuk mengizinkan beberapa pengguna mengakses file data QuickBooks, Anda mungkin ingin mengaktifkan fitur QuickBooks Audit Trail. Fitur Audit Trail memungkinkan Anda menyimpan catatan siapa yang membuat perubahan pada file data QuickBooks. Jika Anda memiliki lebih dari satu orang yang mengubah informasi di QuickBooks - dengan kata lain, Anda memiliki beberapa pengguna yang bekerja dengan file data QuickBooks - Anda harus memilih kotak centang Use Audit Trail. Sadarilah bahwa dengan menggunakan Jejak Audit memperlambat QuickBooks sedikit. Untuk penurunan kinerja ini, Anda mendapatkan catatan permanen tentang siapa yang melakukan apa yang ada di QuickBooks.

Jika Anda mengarsip file perusahaan dan menunjukkan bahwa file perusahaan harus dikondensasi, QuickBooks membersihkan jejak audit sebelum tanggal "dihapus ditutup pada tanggal atau sebelum". Dengan kata lain, untuk periode waktu QuickBooks menghapus transaksi lama dan tertutup, ini juga menghapus jejak audit dari transaksi tersebut.

Untuk mengaktifkan fitur QuickBooks Audit Trail, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih perintah Preferensi menu Edit.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Preferences.

2. Tunjukkan bahwa Anda ingin mengubah preferensi akuntansi untuk file data perusahaan.

Untuk menunjukkan bahwa Anda ingin menggunakan preferensi akuntansi, gunakan ikon bar di tepi kiri kotak dialog Preferences untuk memilih kumpulan preferensi akuntansi. (Ikon Preferensi Akuntansi muncul di bagian paling atas dari daftar.) Setelah Anda melakukan ini, klik tab Preferensi Perusahaan.

3. Tunjukkan bahwa Anda ingin menggunakan jejak audit.

Untuk memberi tahu QuickBooks bahwa Anda ingin menggunakan jejak audit, pilih kotak centang Use Audit Trail dan klik OK. Sejak saat itu, QuickBooks menyimpan catatan pengguna mana yang membuat perubahan pada akuntansi Anda.

Untuk membuat laporan Audit Trail, cukup pilih menu Laporan dan Akuntan Laporan dan pilih perintah Audit Trail dari submenu.