Apa yang mengkondensasi File Perusahaan QuickBooks? - dummies

Anda mungkin telah memperhatikan perintah Condense untuk file data QuickBooks. Apa yang dilakukannya Pertanyaan bagus. Proses file QuickBooks mengembun melakukan dua hal:

• Perintah QuickBooks Condense membuat salinan permanen file data QuickBooks. (Salinan ini disebut arsip arsip.) Salinan arsip dari file perusahaan berjumlah sebuah snapshot dari file perusahaan karena ada pada titik waktu tertentu. Jika seseorang kemudian memiliki pertanyaan - mungkin akuntan Anda, atau auditor federal atau negara bagian - Anda dapat menggunakan arsip arsip data arsip untuk menunjukkan seperti apa file perusahaan pada titik waktu tertentu.
• Proses pengadukan file membuat file data lebih kecil dengan meringkas banyak transaksi tertutup dan terperinci yang menggunakan catatan jurnal monster.

Karena pengurasan dan pengarsipan ini bisa sedikit membingungkan, mari kita jelaskan secara persis apa yang terjadi saat Anda menyingkat file perusahaan QuickBooks. Inilah yang biasanya dilakukan oleh QuickBooks selama proses pembuatannya:

• Menyimpan arsip arsip arsip perusahaan Anda: Saat Anda menyingkat file perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arsip dari file tersebut.
• Menghapus transaksi tertutup: Sebagai bagian dari proses pengaman, QuickBooks memberi Anda kesempatan untuk menghapus transaksi lama dan tertutup dari file perusahaan QuickBooks saat ini. Ingat bahwa pengarsipan membuat salinan arsip berkas perusahaan QuickBooks. Anda masih memiliki versi kerja dari berkas perusahaan QuickBooks, namun demikian, inilah versi kerja dari berkas perusahaan QuickBooks yang akan dibersihkan, atau dikondensasi, dengan menghapus transaksi lama dan tertutup.

Transaksi Tertutup adalah transaksi yang tidak perlu lagi dilacak QuickBooks. Faktur pelanggan lama - setelah dibayar - adalah transaksi tertutup. Cek lama yang ditulis ke beberapa vendor - setelah itu membersihkan bank - adalah transaksi tertutup.

• Merangkum transaksi tertutup: Karena transaksi lama yang ditutup dihapus dari file data QuickBooks, pengkondisian biasanya membuat ringkasan entri jurnal bulanan untuk transaksi lama yang ditutup dan menempatkan transaksi ringkasan ini dalam versi kerja saat ini yang berlaku File data QuickBooks Ringkasan entri jurnal bulanan ini memungkinkan Anda untuk terus menyusun laporan keuangan bulanan. Meskipun pengarsipan menghapus semua transaksi lama yang ditutup dari, katakanlah, Januari 2011, Anda masih dapat menghasilkan laporan keuangan untuk bulan Januari 2011 di tahun 2017.Untuk menghasilkan laporan keuangan bulanan untuk bulan Januari 2011, QuickBooks menggunakan ringkasan entri jurnal bulanan.
• Menghapus jejak audit: QuickBooks mengelola jejak audit yang menunjukkan siapa yang telah memasuki transaksi apa. Salah satu efek tersembunyi dari pembersihan file data QuickBooks menyangkut jejak audit. Jika Anda membersihkan file perusahaan dan menunjukkan bahwa file perusahaan harus dikondensasi, QuickBooks membersihkan jejak audit sebelum tanggal "dihapus ditutup pada atau sebelum" tanggal. Dengan kata lain, untuk periode waktu QuickBooks menghapus transaksi lama dan tertutup, ini juga menghapus jejak audit dari transaksi tersebut.

Proses file pengaman biasanya berarti membuat salinan file data QuickBooks yang Anda simpan di tempat dan kemudian membuat versi skala kecil dari file perusahaan yang bekerja. Perintah yang Anda gunakan untuk menyingkat file perusahaan QuickBooks, bagaimanapun, juga memungkinkan Anda membuat file perusahaan yang hampir kosong. Kebanyakan orang tidak perlu menggunakan pilihan ini.

Mungkin hanya ada satu kategori pengguna QuickBooks yang mungkin ingin membuat file perusahaan yang hampir kosong: CPA dan konsultan (yang ingin menggunakan kembali file perusahaan untuk unit bisnis atau klien lain) mungkin ingin menggunakan perintah ini untuk membuat perusahaan file data yang memiliki banyak daftar sudah disiapkan