Video: JANGAN BANYAK ALASAN (Video Motivasi) | Spoken Word | Merry Riana 2024
Proses QuickBooks mengembun melakukan dua hal: Perintah QuickBooks Condense membuat salinan permanen file data QuickBooks (disebut arsip arsip arsip); Proses pengadukan file membuat file data lebih kecil dengan meringkas banyak transaksi tertutup dan terperinci yang menggunakan entri jurnal monster besar.
Karena pengurasan dan pengarsipan ini bisa sedikit membingungkan, inilah ringkasan singkat tentang apa yang terjadi saat Anda menyingkat file perusahaan QuickBooks. Inilah yang biasanya dilakukan QuickBooks selama proses berlangsung:
-
Menyimpan salinan arsip file perusahaan Anda: Saat Anda menyingkat file perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arsip dari file tersebut.
-
Menghapus transaksi tertutup lama: Sebagai bagian dari proses pengaman, QuickBooks memberi Anda kesempatan untuk menghapus transaksi lama dan tertutup dari file perusahaan QuickBooks yang saat ini bekerja. Ingat bahwa pengarsipan membuat salinan arsip berkas perusahaan QuickBooks.
Anda masih memiliki versi kerja dari file perusahaan QuickBooks, namun demikian, inilah versi kerja dari berkas perusahaan QuickBooks yang akan dibersihkan, atau dikondensasi, oleh penghapusan yang lama, ditutup transaksi.
Transaksi tertutup adalah transaksi yang tidak perlu lagi dilacak QuickBooks. Misalnya, faktur pelanggan lama - setelah dibayar - adalah transaksi tertutup. Cek lama yang ditulis ke beberapa vendor - setelah itu membersihkan bank - adalah transaksi tertutup.
-
Merangkum transaksi lama dan tertutup: Karena transaksi lama yang ditutup dihapus dari file data QuickBooks, pengkondisian biasanya membuat ringkasan entri jurnal bulanan untuk transaksi lama dan tertutup dan menempatkan transaksi ringkasan ini pada saat ini., versi kerja file data QuickBooks.
Ringkasan entri jurnal bulanan ini memungkinkan Anda untuk terus mempersiapkan laporan keuangan bulanan. Misalnya, walaupun pengarsipan menghapus semua transaksi lama yang ditutup dari, misalnya, Januari 2011, Anda masih dapat menghasilkan laporan keuangan untuk bulan Januari 2011 di tahun 2014. Untuk menghasilkan laporan keuangan bulanan untuk bulan Januari 2011, QuickBooks menggunakan ringkasan entri jurnal bulanan.
-
Menghapus jejak audit: QuickBooks mengelola jejak audit yang menunjukkan siapa yang telah memasuki transaksi apa. Salah satu efek tersembunyi dari pembersihan file data QuickBooks menyangkut jejak audit. Jika Anda membersihkan file perusahaan dan menunjukkan bahwa file perusahaan harus dikondensasi, QuickBooks membersihkan jejak audit sebelum tanggal "dihapus ditutup pada atau sebelum" tanggal.
Dengan kata lain, untuk periode waktu QuickBooks menghapus transaksi lama dan tertutup, ini juga akan menghapus jejak audit dari transaksi tersebut.
Proses file pengaman biasanya berarti membuat salinan file data QuickBooks yang Anda simpan dan simpan di suatu tempat dan kemudian membuat versi skala kecil dari file perusahaan yang bekerja. Perintah yang Anda gunakan untuk menyingkat file perusahaan QuickBooks, bagaimanapun, juga memungkinkan Anda membuat file perusahaan yang hampir kosong.
Kebanyakan orang tidak perlu menggunakan opsi ini. Hanya satu kategori pengguna QuickBooks yang mungkin ingin membuat file perusahaan yang hampir kosong: CPA dan konsultan (yang ingin menggunakan kembali file perusahaan untuk unit bisnis atau klien lain) mungkin ingin menggunakan perintah ini untuk membuat file data perusahaan yang memiliki banyak daftar sudah disiapkan
