Apa yang harus dilakukan jika seseorang mengacaukan model keuangan Anda - dummies

Anda telah menyelesaikan model keuangan Anda dan meyakinkan diri Anda untuk menyerahkannya kepada anggota tim Anda yang lain untuk ditinjau atau digunakan secara reguler. Kemudian, suatu hari, Anda mendengar kata-kata yang membuat ketakutan masuk ke dalam hati setiap perancang model: "Maaf mengganggu Anda, tapi spreadsheetnya tidak berfungsi. "

Anda berusaha keras untuk tidak panik, tapi Anda tidak bisa menahannya: Anda berkeringat dingin. Anda berpikir untuk diri sendiri, "saya benar-benar memeriksa model itu dan menghabiskan jam menjelaskan dan mendokumentasikan bagaimana menggunakannya. Bagaimana mereka bisa mengacaukannya? Model itu adalah bukti peluru. "

Ambil napas dalam-dalam dan mulailah dengan proses eliminasi. Berikut adalah beberapa tempat untuk memulai:

Jejak perubahan audit akan memungkinkan Anda untuk menganalisis akar permasalahan dengan cepat dan efektif: Apakah masalah dengan data, atau modelnya? Anda beralih ke log audit di halaman depan, namun telah dibiarkan kosong. Saat penyerahan, pengguna diminta untuk mendokumentasikan perubahan apapun, namun entri log terakhir adalah milik Anda sendiri.

• Tentu saja, Anda menyimpan salinan bersih model yang telah selesai saat diserahkan, dengan setiap perubahan yang terjadi, sehingga Anda dapat membandingkan salinan model ini dengan yang terakhir yang Anda miliki. Jika Anda mendapatkan jawaban yang berbeda dari salinan "rusak" dan salinan "bersih" dengan masukan yang sama, bandingkan kedua versi akan membuat Anda lebih dekat dengan sumber masalahnya.
• Tinjauan atas kesalahan cek yang Anda buat saat membangun model juga akan mengidentifikasi sumber dari kesalahan yang jelas yang mungkin terlewatkan oleh pengguna.

Jika Anda memiliki banyak pengguna, menjadi lebih menantang untuk menentukan model yang mungkin telah berubah dan apakah itu kesalahan manual, aktivitas tak terduga, atau masalah mendasar dalam desain model. Menelusuri kembali untuk menemukan kesalahan adalah proses yang mungkin cepat diperbaiki, atau bisa jadi cukup rumit.

Setelah Anda memeriksa dan memperbaiki kesalahan, Anda dapat mengetahui penyebab kesalahan tersebut terjadi. Hal ini, pada gilirannya, memungkinkan Anda untuk menempatkan pemeriksaan kesalahan lebih lanjut dalam model atau struktur pendukung Anda. Jika Anda belum melakukannya, pastikan model tersebut berisi log audit, versi bersih, dan cek kesalahan.

Juga pertimbangkan untuk menambahkan perlindungan pada model dan validasi data untuk input apapun. Anda kemudian dapat memutuskan untuk mengoreksi masalah dalam versi model saat ini atau kembali ke aslinya dengan mentransfer data baru ke salinan bersih.