Apa yang Harus Anda Ketahui tentang Kesalahan Pemodelan Finansial di Excel - dummies

Kemungkinan kesalahan dalam model keuangan adalah hal nomor satu yang membuat pemodel keuangan tetap terjaga di malam hari. Sebagai pemodel, Anda harus memiliki rasa hormat yang sehat terhadap spreadsheet dan kerentanannya terhadap kesalahan.

Bayangkan Anda sedang mengerjakan sebuah proyek baru yang menarik. Anda telah menyediakan model keuangan yang digunakan untuk proyek atau fungsi utama bisnis Anda. Ini terlihat fantastis. Orang-orang dipecat; uang dibelanjakan Tapi berminggu-minggu atau berbulan-bulan ke dalam proyek, angka-angka itu tiba-tiba tidak bertambah. Mengapa proyek ini sejauh anggaran?

Saat ditinjau, Anda tiba - tiba menyadari telah terjadi kesalahan dalam perhitungan awal Anda. Yikes! Kredibilitas dan kepercayaan Anda terhadap pekerjaan Anda dipertanyakan, menyebabkan beberapa saat tidak nyaman selama pertemuan (belum lagi, kekhawatiran masa depan Anda di perusahaan).

Kelompok Bunga Risiko Spreadsheets Eropa (EuSpRiG) menyelenggarakan konferensi tahunan yang mapan untuk menyajikan penelitian dan temuan terbaru mengenai masalah ini. Ada banyak kasus terdokumentasi dengan baik tentang kesalahan model Excel high-profile. Beberapa di antaranya didokumentasikan oleh EuSpRiG. Mengingat keengganan sebagian besar bisnis untuk membicarakan kesalahan mereka, jumlah dan frekuensi cerita yang didokumentasikan oleh EuSpRiG menyebabkan banyak orang percaya bahwa kesalahan dalam spreadsheet adalah kejadian biasa di kebanyakan organisasi.

Bentuk apa yang bisa diambil kesalahan ini? Umumnya, kesalahan pemodelan dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori besar: kesalahan rumus, asumsi atau kesalahan masukan, dan kesalahan logika.

Rumus kesalahan adalah kesalahan termudah untuk dibuat dan relatif mudah dikenali, namun sangat memalukan saat mereka ditemukan. Kesalahan "mekanis" semacam ini juga yang paling mudah dihindari dengan pengecekan dan koreksi diri.

Kesalahan rumus yang umum hanyalah mengambil sel yang salah dalam formula - misalnya menghubungkan ke sel B98, yang berisi 6, bukan sel B97, yang berisi 0. 6. Kesalahan ini awalnya mungkin tampak cukup kecil, tapi katakanlah investasi awal Anda adalah $ 100.000. Melalui pemodelan Anda, Anda mengetahui bahwa ada margin keuntungan 60 persen, namun karena kesalahan ini, Anda memperkirakan keuntungan $ 600.000 dan bukan $ 60.000. Ups !

Asumsi atau kesalahan masukan dalam model keuangan Anda

Formula model Anda mungkin bisa dihitung dengan sempurna, namun asumsi dalam model keuangan adalah buku teks kasus "sampah masuk, sampah keluar. "Jika asumsi yang Anda gunakan sebagai masukan salah, modelnya juga tidak benar.

Bila menyangkut kesalahan masukan, ada dua jenis utama yang perlu dipertimbangkan:

Masukan data:

• Kesalahan masukan data dapat terjadi dengan mudah jika Anda memperbarui biaya operasi, misalnya pada minggu ke minggu dasar. Jika biaya ini tidak tertaut dengan benar atau disegarkan secara teratur, Anda bisa mendapatkan gambaran proses yang tidak lengkap atau tidak akurat. Kadang-kadang menghubungkan informasi ini ke file terpisah yang dihasilkan secara otomatis dan menggunakan beberapa alat Excel Modern baru seperti Get & Transform (sebelumnya disebut Power Query) dapat mengotomatisasi dan mempercepat proses ini. Juga, pastikan untuk mengkonfirmasi siapa yang bertanggung jawab untuk memperbarui spreadsheet dan pastikan perubahan pada proses atau jadwal pemutakhiran tidak mempengaruhi model Anda. Masukan pengguna:
• Kesalahan masukan pengguna lebih sering terjadi bila Anda kurang mengenal produk atau proyek yang Anda modelkan. Misalnya, jika menyangkut biaya gaji sebuah program, Anda dapat mempertimbangkan manfaat yang akan diterima oleh seorang karyawan dan menganggapnya sebagai 5 persen dari gajinya, yang merupakan asumsi papan atas yang cukup standar. Namun, karena Anda baru mengenal organisasi, Anda mungkin gagal memperhitungkan faktor lain yang mempengaruhi manfaat karyawan, seperti kenaikan biaya penyampaian program kesehatan dan gigi yang dipakainya sendiri. Tiba-tiba, ini menggerakkan biaya menjadi 12. 5 persen gaji, benar-benar meniup semua biaya staf yang telah Anda hitung dengan sangat hati-hati. Jika Anda membuat asumsi, Anda perlu merekamnya, mempertimbangkannya, dan meletakkannya dengan hati-hati dalam model Anda. Sebaiknya konfirmasikan masukan ini dengan pemangku kepentingan utama.

Pepatah lama "Terlalu banyak juru masak yang merusak kaldu" tentu saja berlaku untuk

membangun model keuangan. Kecuali Anda memiliki standar ketat dan kolaboratif yang akan memastikan bahwa model disusun dan asumsi dimasukkan secara konsisten, Anda akan mendapatkan hasil terbaik dengan hanya memiliki satu pemodel yang bekerja untuk membangun model. Jika sampai pada

menggunakan model, siapa pun harus bisa menggunakan model yang bagus. Jika Anda khawatir dengan orang-orang yang mengacaukan perhitungan Anda atau memasukkan masukan secara tidak benar, pastikan petunjuk dan dokumentasi Anda menjelaskan cara menggunakan model. Juga, terapkan validasi data atau proteksi sel ke model untuk membatasi perubahan yang dapat dilakukan pengguna. Kesalahan dalam logika model Anda mungkin merupakan kesalahan yang paling sulit ditemukan, karena Anda dapat memiliki asumsi, masukan, dan formula yang bekerja dengan sempurna, namun logika dan metodologi - cara modelnya. dibangun - masih bisa salah Anda harus menangkap logika dan memastikan bahwa pendekatan pembangunnya sudah jelas. Jika tidak, jika Anda kehilangan orang kunci yang membangun model, kebingungan bisa terjadi. Misalnya, model ini menunjukkan persentase dana investor yang telah dipinjamkan. Persentase telah dihitung dengan membagi

saldo investasi

(investasi saat ini ditambah investasi baru) dengan saldo portofolio

(pinjaman lancar ditambah pinjaman baru dikurangi masa berlakunya pinjaman). Menghitung rasio portofolio investasi. Tunggu sebentar. Apakah Anda menghitungnya berdasarkan jumlah pinjaman yang tertulis atau saldo kumulatifnya? Anda dapat melihat bagaimana cara rasio telah dihitung dapat menyebabkan kebingungan bagi mereka yang tidak terbiasa dengan model ini. Penting untuk mendokumentasikan bagaimana Anda menghitungnya. Anda mungkin juga mudah mengacaukan jumlah bulanan dengan saldo kumulatif; Anda dapat melihat bahwa ini didokumentasikan dengan jelas di kolom B.