10 Kunci Menggunakan Teknologi untuk Mengelola Catatan Bisnis Kecil - dummies

Pemilik usaha kecil di manapun telah memeluk teknologi untuk mengelola catatan mereka, apakah itu penjadwalan janji, membuat korespondensi, merekam operasi bisnis, pengolahan gaji, pelacakan inventaris, atau lebih. Sementara bisnis belum "tanpa kertas," mereka telah mengenali keuntungan menggunakan teknologi agar tetap teratur. Jika Anda masih dirantai menggunakan kertas, mungkin sudah waktunya Anda menggunakan sepuluh kunci berikut untuk merepresentasi kertas dengan file elektronik.

Gunakan Outlook untuk melacak janji temu, tugas, dan proyek

Kalender kertas yang masuk ke mana pun Anda pergi sangat membantu, namun pernahkah Anda mencoba menggunakan fitur Kalender dalam program perangkat lunak? Dengan kalender terkomputerisasi, Anda dapat memasukkan janji satu kali dan mengaturnya untuk diulang setiap hari, mingguan, dua mingguan, atau bulanan, dan Anda dapat mengatur pengingat otomatis - tugas yang tidak dapat dilakukan pada kalender kertas Anda. Inilah bonus lain: Dengan perangkat lunak seperti Outlook, semua anggota staf Anda dapat berbagi kalender.

Pindai kartu nama dan transfer info mereka ke daftar kontak Outlook

Apakah Anda bosan harus membajak jalan Anda melalui Rolodex atau setumpuk kartu nama untuk menemukan nomor telepon atau alamat email ? Nah, Anda bisa menjauh dari versi mana dari mimpi buruk yang Anda hadapi ini. Bagaimana? Jalankan setiap kartu bisnis melalui pemindai yang menyertakan perangkat lunak untuk mengubah informasi pada kartu ke dalam daftar Kontak di Outlook. Kemudian Anda dapat menemukan informasi yang Anda cari dengan operasi Find.

Mengkonversi dokumen menjadi Adobe. pdf file

MS Word memiliki opsi untuk menyimpan file sebagai. pdfs Prosesnya tidak menimbulkan rasa sakit. Dengan dokumen Word yang terbuka, pilih Asisten FileSave sebagai jenisnya, dan klik pada panah dropdown di paling kanan. Gulir ke bawah daftar, sorot PDF, dan klik Save (di sebelah Cancel di bagian bawah kotak).

Apa masalahnya dengan pdf? Anda tidak perlu lagi khawatir apakah seseorang memiliki versi perangkat lunak yang tepat untuk membaca file Anda. Setiap komputer dengan Adobe reader bisa membuka apapun. File pdf.

Anda juga dapat memindai huruf, faktur, iklan - dokumen apa pun yang sesuai dengan pemindai Anda - dan menyimpannya sebagai pdf. Pastikan Anda mengatur pemindai ke. pdf jenis file sebelum Anda memindai dokumen.

Buat master dokumen yang sering digunakan

Bila Anda sering menggunakan huruf yang sama namun dengan sedikit perubahan, simpan file induknya di komputer Anda.Kemudian saat Anda memerlukan dokumen tersebut, buka dokumen master Anda, buat perubahannya, dan cetak dokumennya. Ingatlah untuk menyimpan file dengan nama file yang berbeda sehingga master tidak berubah.

Gunakan perangkat lunak akuntansi untuk membuat faktur dan pesanan pembelian

Anda tidak perlu memberi tahu saya melalui lemari arsip penuh faktur atau pesanan pembelian lagi. Gunakan software akuntansi seperti QuickBooks atau Sage 50 untuk membuat dokumen-dokumen itu. Anda mungkin perlu mencetak dan mengirimkan dokumen ke pelanggan, namun file yang sebenarnya akan tetap ada - tidak di lemari pengarsipan ruang-tapi di komputer Anda di mana menemukan faktur adalah masalah mengetik beberapa penekanan tombol.

Mengotomatiskan kartu waktu, tagihan proyek, dan pemrosesan gaji

Anda dapat mengganti meninju dan memproses kartu waktu dengan clocking elektronik dan pemrosesan gaji. Pikirkan waktu yang tersimpan dan kesalahannya dihindari. Seorang majikan mengatakan bahwa perusahaannya memangkas proses penggajian dari 6 jam menjadi 45 menit dengan menggunakan perangkat lunak kartu waktu. Nah, itu prestasi besar.

Dan jika kepercayaan merupakan masalah bagi bisnis Anda, Anda dapat membeli program perangkat lunak yang mengharuskan setiap karyawan meletakkan jari di pemindai saat memulai dan mengakhiri jam kerja! Sidik jari ini terdengar seperti film sci-fi, bukan?

Lacak persediaan secara elektronik

Jika bisnis kecil Anda melibatkan inventaris, menggunakan teknologi adalah satu-satunya cara untuk pergi. Perangkat lunak Optical Character Recognition (OCR) memungkinkan perusahaan Anda menyimpan catatan inventaris yang akurat, memenuhi pesanan dengan lebih cepat, mengirimkan pesanan secara lancar, dan memberi tagihan secara akurat karena semuanya dilacak oleh komputer. Anda dapat mengatur semua proses itu, menggunakan label dan angka pada layar komputer Anda.

Catat pembelian dan detail produk tentang aset dalam spreadsheet atau database

Saat membeli peralatan atau aset lainnya, catat rincian pembelian dan produk dalam spreadsheet atau database. Dengan semua informasi di ujung jari Anda, Anda dapat menghubungi vendor dengan masalah apa pun atau dengan cepat menghitung aset Anda untuk laporan keuangan atau menanggapi permintaan informasi aset dari bank.

Buatlah waktu pajak sepotong kue

Saat semua atau sebagian besar catatan Anda ada di komputer, mempersiapkan pajak jauh lebih mudah dan lebih akurat daripada mentransfer data dari dokumen hard copy ke komputer.

Dengan semua faktur atau pesanan pembelian Anda dalam program perangkat lunak akuntansi, Anda cukup menjalankan laporan dan -voila! - Perangkat lunak ini memberi Anda total faktur atau pesanan pembelian untuk tahun tersebut. Hal yang sama berlaku untuk gaji, persediaan, dan aset. Anda dapat mengambil semua yang telah Anda simpan secara sistematis di komputer saat Anda memerlukannya.

Membuat cadangan file

Keuntungan tambahan menggunakan teknologi untuk mengelola catatan usaha kecil Anda adalah Anda bisa mengembalikannya - simpan ke komputer di lokasi lain atau flash drive, misalnya.

Mengapa begitu penting? Aset komputer yang paling berharga adalah data yang dimilikinya. Simpanlah salinan ekstra dari data itu sehingga Anda tidak pernah menghadapi kecemasan kehilangan rekaman.Anda jarang mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu bahwa pencuri akan mencuri komputer Anda, api akan melelehkan, atau hanya akan mati.