Akses 2013 All-In-One For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Akses 2013 membuat pengelolaan data Anda mudah, menggabungkan sebuah antarmuka visual dengan kekuatan database relasional. Temukan cara mengatur data ke dalam tabel, formulir desain dan laporan untuk mengedit dan menyajikan informasi, dan membuat kueri untuk memilih dan menggabungkan informasi. Langkah selanjutnya adalah menulis makro dan skrip Visual Basic for Applications (VBA) untuk membuat database Anda cerdas, dan menggunakan SharePoint untuk mempublikasikan data ke web.

Bila Anda menggunakan program database seperti Access 2013, Anda tidak bisa mulai memasukkan data saja. Sebagai gantinya, Anda perlu membuat desain database relasional, membagi informasi Anda menjadi satu atau lebih tabel, masing-masing terdiri dari bidang (seperti kolom dalam spreadsheet). Tabel dihubungkan oleh relational join, dimana field dalam satu tabel cocok (berhubungan dengan) field yang lain. Inilah ide umumnya:

Identifikasi data Anda.

1. Buat daftar bidang yang mungkin (potongan informasi), termasuk teks, angka, tanggal, benar / salah, dan jenis data lainnya.

   Hilangkan bidang yang berlebihan.

2. Jangan menyimpan informasi yang sama di lebih dari satu tempat. Jika Anda bisa menghitung satu bidang dari yang lain, simpan hanya satu bidang saja. (Simpan tanggal lahir atau umur, tapi tidak keduanya, misalnya.)

   Atur ladang menjadi beberapa tabel.

3. Kelompokkan bidang Anda sesuai dengan apa yang mereka gambarkan sehingga masing-masing kelompok menjadi tabel. Database pesanan-masuk untuk toko mungkin memiliki satu meja untuk pelanggan, satu untuk produk, dan satu untuk pesanan.

   Tambahkan tabel untuk kode dan singkatan.

4. Rencanakan untuk memasukkan tabel nama negara dan kode dua huruf, dan sebuah tabel dari setiap kode lain atau singkatan yang akan Anda gunakan dalam database. Anda akan menggunakan tabel ini untuk membuat menu drop-down dari nilai yang dapat Anda pilih saat memasukkan catatan.

   Pilih primary key untuk setiap tabel.

5. Kunci utama adalah field yang secara unik mengidentifikasi setiap record dalam tabel. Anda dapat memberi tahu Access untuk menetapkan nomor ID unik ke setiap record dengan menggunakan field AutoNumber.

   Tautkan tabel.

6. Lihat tabel mana yang berisi bidang yang cocok dengan field di tabel lainnya. Dalam database pesanan-masuk, tabel Pesanan harus berisi bidang yang mengidentifikasi pelanggan yang menempatkan pesanan - bidang yang sesuai dengan bidang kunci utama di tabel Pelanggan. Kebanyakan hubungan adalah

   satu-ke-banyak , di mana satu catatan dalam satu tabel dapat mencocokkan lebih dari satu (atau tidak) catatan di tabel lain. Tip Memilih Jenis Bidang di Akses 2013

Saat merancang database di Access 2013, Anda memutuskan jenis bidang masing-masing. Akses menyediakan 12 bidang jenis untuk Anda pilih di antaranya. Pilih jenis bidang yang paling tepat menggambarkan data yang ingin Anda simpan di lapangan dan yang sesuai untuk jenis analisis yang perlu Anda gunakan di lapangan. Berikut adalah tips kapan harus menggunakan jenis bidang apa.

Tipe Lapangan

Apa yang Ditahan	Teks Pendek
Teks hingga 255 karakter (termasuk spasi dan	tanda baca). Gunakan kolom Text, bukan field Number, untuk kode bahkan jika terlihat seperti nomor, seperti nomor telepon, kode pos, dan kode pos lainnya. Teks Panjang
Teks sampai 65, 536 karakter. Bidang Teks Panjang dapat berisi	Rich Text (teks berformat), dan Anda dapat menyetelnya ke Append Only so sehingga dapat mengumpulkan catatan teks tanpa membiarkan pengguna menghapus apa yang sudah ada. Nomor
Hanya angka. Anda dapat menggunakan + atau - sebelum nomor tersebut, seperti	dan juga titik desimal. Jika Anda berencana untuk melakukan matematika dengan sebuah bidang, gunakan kolom Nomor atau Mata Uang. Mata uang
Angka dengan tanda mata uang di depan mereka ($, & yen;, dan	). Nomor AutoNumber
unik untuk setiap record dan ditugaskan oleh Access saat Anda menambahkan catatan	, mulai dari 1. Gunakan field AutoNumber sebagai field primary key untuk sebagian besar tabel. Tanggal / Waktu
Tanggal, waktu, atau keduanya.	Hyperlink
String teks diformat sebagai hyperlink. (Jika Anda mengeklik tautannya,	akan membawa Anda ke halaman.) Jenis bidang ini sangat berguna jika informasi terkait tersedia di web. Ya / Tidak
Ya atau tidak (kondisi tertentu, atau tidak, dalam efek	) - atau set dua kata lainnya, seperti True / False, On / Off, dan Pria / Wanita. Gunakan kolom Yes / No jika Anda ingin menampilkan bidang sebagai kotak centang pada formulir. Attachment
Menyimpan satu atau lebih keseluruhan file - gambar, suara, dokumen Word	, bahkan video - dalam satu bidang Attachment. Dihitung
Data dibuat dengan formula. Gunakan bidang Hitung bila nilai yang dihitung	akan digunakan dalam banyak kueri, formulir, dan laporan. Beberapa Keyboard lebih suka menggunakan keyboard daripada mouse, dan Access 2013 memiliki banyak shortcut keyboard untuk orang-orang itu. Pintasan keyboard berikut sangat berguna di Access 2013. Beberapa penekanan tombol bekerja di manapun di Access 2013; yang lain bekerja hanya dalam pandangan tertentu, seperti dicatat.

Kombinasi Kunci

Aksi

F1	Menampilkan jendela Bantuan
Ctrl + F1	Menyembunyikan atau menampilkan Pita
F5	Menuju rekaman dengan nomor rekaman Anda ketik
F6	Memindahkan fokus ke area lain di jendela
F7	Memeriksa ejaan di objek yang dipilih
F11	Menyembunyikan atau menampilkan Panel Navigasi
Del > Menghapus objek yang dipilih	Alt + Enter
Pada tampilan Design, menampilkan properti dari objek	yang dipilih
Ctrl + C	Menyalin teks atau objek yang dipilih ke clipboard Ctrl + F
Menemukan teks (dengan opsi untuk menggantinya) di tabel terbuka, kueri	, atau bentuk
Ctrl + N	Memulai database baru Ctrl + O
Membuka sebuah database	Ctrl + P
Mencetak objek yang dipilih	Ctrl + S
Menyimpan objek yang dipilih	Ctrl + V
Mempaste isi clipboard ke jendela aktif	Ctrl + X
Menghapus teks atau objek yang dipilih dan menyimpannya di	clipboard
Ctrl + Z	Membatalkan tindakan terakhir yang dapat dibatalkan (al l-waktu favorit!)
Ctrl +;	Jenis tanggal hari ini Ctrl + "
Gandakan entri dari bidang yang sama di catatan	sebelumnya
Esc	Membatalkan apa yang Anda ketik. Berikut adalah Lima Perintah desain database, apakah Anda menggunakan Access 2013 atau program database lain. Database yang dirancang dengan baik membuat data Anda tetap lebih mudah.
Simpan informasi di tempatnya, bukan dari mana tampilannya.	Di mana Anda menyimpan informasi tidak ada hubungannya dengan tempat itu muncul. Dalam spreadsheet, Anda mengetikkan informasi yang Anda inginkan muncul saat Anda mencetak spreadsheet, namun basis data bekerja secara berbeda. Dalam database, Anda menyimpan informasi dalam tabel berdasarkan struktur informasi. Sepotong informasi mungkin muncul dalam banyak laporan, namun Anda menyimpannya hanya di satu bidang dalam satu tabel.

Simpan informasi seperti benar-benar ada, bukan sesuai keinginan Anda dalam laporan tertentu.

Aturan ini adalah akibat wajar dari peraturan pertama. Jika Anda ingin judul buku muncul dalam huruf besar (kapital) dalam pesanan pembelian Anda, Access dapat memanfaatkan judul untuk Anda. Simpanlah judul buku dengan kapitalisasi yang benar sehingga Anda tidak terjebak dengan memasang semua huruf pada setiap laporan. Akses memiliki banyak fungsi built-in yang dapat menyesuaikan cara teks, angka, dan tanggal diformat.

• Hindari sampah masuk, buang sampah (GIGO). Jika Anda tidak repot-repot membuat desain yang bagus dan masuk akal untuk database Anda - dan jika Anda tidak berhati-hati memasukkan data bersih dan benar - database Anda akan berakhir penuh dengan sampah. Database yang dirancang dengan baik lebih mudah dipelihara daripada yang dirancang dengan buruk karena setiap informasi hanya disimpan sekali, di bidang yang diberi nama dengan jelas dalam tabel yang jelas, dengan aturan validasi yang benar. Ya, kedengarannya seperti banyak pekerjaan, tapi membersihkan database dengan 10.000 catatan yang salah adalah (maafkan hal yang meremehkan) bahkan lebih banyak pekerjaan.

• Pisahkan data Anda dari program Anda. Jika Anda membuat database untuk dibagikan atau didistribusikan ke orang lain, simpan semua tabel dalam satu database (bagian belakang) dan semua objek lainnya di database lain (front end). Kemudian Anda bisa menghubungkan dua database ini untuk membuat semuanya bekerja. Memisahkan tabel dari segala hal lainnya merampingkan seluruh omong kosong untuk memperbarui kueri, formulir, laporan, dan hal-hal lain nanti tanpa mengganggu data dalam tabel.

• Back up lebih awal dan sering. Oke, tip ini bukan tentang desain, tapi terlalu penting untuk dihilangkan: Buat cadangan database Anda setiap hari. Dengan keberuntungan, kantor Anda sudah memiliki sistem backup reguler (mungkin setiap malam) yang mencakup database Anda. Jika tidak, buatlah salinan cadangan database Anda secara berkala, dan pastinya buatlah salinan cadangan sebelum melakukan perubahan besar. Simpan beberapa backup, bukan hanya yang terbaru, jika dibutuhkan beberapa saat untuk menemukan masalah.

• Menemukan Perangkat Akses yang Tepat 2013 untuk Menjaga Sampah Keluar Jika data yang masuk ke database Anda melalui tabel dan formulir adalah sampah, keluaran atau analisis apa pun yang Anda lakukan dengan kueri dan laporan akan memberi Anda sampah juga.Untungnya, Access menawarkan banyak alat untuk membantu Anda memastikan bahwa data yang masuk di setiap bidang adalah data yang seharusnya masuk di bidang itu. Anda dapat menemukan banyak alat yang menyimpan sampah di tampilan Desain Tabel:

• Tipe Data: Gunakan tipe data yang benar untuk mencegah data dari jenis yang salah tidak dimasukkan.

Ukuran Lapangan:

Properti ini membatasi jumlah karakter. Jika Anda tahu bahwa bidang tidak boleh melebihi empat karakter, misalnya, set Field Size menjadi 4.

• Format: Properti ini membuat data terlihat benar. Anda dapat mengubah teks ke semua huruf besar atau huruf kecil, misalnya.

• Input Mask: Masukan masker input

• membatasi informasi yang diperbolehkan di bidang dengan menentukan karakter yang dapat Anda masukkan. Gunakan masker masukan saat Anda mengetahui formulir yang harus diambil data - jika nomor pesanan memiliki dua huruf yang diikuti empat digit, misalnya. Nomor telepon dan kode pos adalah contoh lain dari bidang di mana masker masukan berguna. Masukan masker bekerja dengan bidang Format properti.

• Nilai Default: Properti ini mendefinisikan nilai yang muncul secara default jika tidak ada nilai lain yang dimasukkan. Nilai default muncul di lapangan sampai nilai lain dimasukkan. Field or Record Aturan Validasi:

• Data harus melewati aturan ini sebelum dimasukkan. Properti ini bekerja dengan aturan properti Validasi Teks. Diperlukan:

• Properti ini menentukan bahwa lapangan harus memiliki nilai bagi Anda untuk menyimpan catatan. Bila tidak ada nilai yang dimasukkan, Access tidak membuat catatan baru saat Tab atau Enter ditekan, dan tombol New Record berwarna abu-abu. Izinkan Panjang Nol: Properti ini menentukan apakah entri sepanjang nol seperti "" (kutipan tanpa spasi di antara keduanya) diperbolehkan (hanya untuk bidang Teks, Teks Panjang, dan Hyperlink). Bidang nol-panjang memungkinkan Anda untuk membedakan antara informasi yang tidak ada dan nilai null (kosong) yang tidak diketahui atau belum dimasukkan. Bila opsi ini disetel, ini memungkinkan string sepanjang nol di bidang wajib diisi. Anda mungkin ingin menggunakan masker masukan untuk membuat bidang dengan panjang nol terlihat berbeda dari nilai nol saat keduanya diizinkan.

• Indexed: Bila Anda memilih untuk mengindeks sebuah field, Anda dapat menentukan bahwa tidak ada nilai duplikat yang diizinkan di lapangan. Properti ini juga dapat diakses dari tampilan Datasheet; Ini adalah kotak centang pada tab Datasheet pada Ribbon.

• Bidang Pencarian: Properti ini memungkinkan pengguna untuk memilih nilai untuk bidang yang tersimpan di bidang lain, sehingga menghilangkan banyak kesalahan eja dan memberi standarisasi opsi untuk lapangan. Gunakan Wizard Pencarian untuk membuat bidang pencarian.

• Menggunakan Visual Basic untuk Aplikasi dengan Efisien di Akses 2013 Saat mengotomatisasi aplikasi database Access 2013 dengan menggunakan Visual Basic for Applications (VBA), Anda bisa tersesat dengan halaman kosong untuk mulai menulis kode. Darimana kamu memulai Berikut adalah beberapa panduan sederhana untuk mengikuti yang akan membuat Anda menulis kode VBA seperti pro:

• Mendapatkan bantuan. Tekan F1 setiap saat untuk memulai bantuan Microsoft Access, di mana Anda bisa melihat contoh kode VBA.

Gunakan Browser Objek.

Browser Objek memungkinkan Anda menjelajahi properti dan metode objek di VBA. Di Editor Visual Basic, pilih View, lalu Object Browser atau cukup tekan F2.

1. Dapatkan lebih banyak bantuan.

   Tentu, alat bantu built-in dalam VBA itu indah, namun Anda juga dapat menggunakan browser favorit Anda untuk mencari bantuan Internet dalam menulis kode VBA. Anda bahkan dapat menemukan contoh yang bisa Anda curi - atau pinjam - untuk proyek Anda sendiri.

2. Tangani kesalahan Anda

   Bahkan pemrogram yang paling sempurna pun tidak bisa menghentikan kesalahan terjadinya, tapi dia bisa menghentikannya membawa sebuah program berhenti. Gunakan penanganan error built-in VBA dengan pernyataan On Error Goto and Resume untuk menjebak kesalahan dan mengubah aliran program sehingga aplikasi Anda tidak membuat frustrasi orang-orang yang menggunakannya.

3. Gunakan fungsi dan sub prosedur.

   Mempekerjakan fungsi dan sub prosedur untuk menangani tugas yang akan dilakukan oleh berbagai area program Anda. Sebagai aturan umum, jika Anda menemukan diri Anda menyalin dan menempelkan kode dari satu area ke program lain, Anda mungkin ingin memasukkan kode itu ke dalam prosedurnya sendiri.

4. Mengkonversi macro ke kode VBA.

   Perancang makro di Access 2013 memungkinkan Anda memilih di antara daftar tugas yang telah ditentukan untuk mengotomatisasi aplikasi Anda. Bangun makro yang melakukan apa yang Anda inginkan dan kemudian konversikan makro itu ke kode VBA sehingga Anda dapat melihat tampilannya jika Anda mengetik dari nol.

5. Berbagi Data dengan Program Lain dari dalam Akses 2013

   Akses 2013 adalah aplikasi database yang bagus dengan sendirinya, namun juga dapat berjalan dengan baik dengan orang lain, memungkinkan Anda menampilkan dan mengambil data dari beberapa program lainnya. Jika sebuah program mendukung Visual Basic for Applications (VBA), Anda dapat mengendalikannya dari Access. Berikut adalah daftar singkat aplikasi yang dapat Anda kendalikan dan bagikan data dengan:

6. Microsoft Excel:

   Banyak pengguna Excel akhirnya terlibat dengan Access karena mereka memerlukan lebih banyak struktur untuk menyimpan datanya. Beberapa dari orang-orang ini tidak membuat lompatan ke Access, jadi dasi yang kuat masih ada antara Access dan Excel. Anda bisa menggunakan spreadsheet Excel sebagai tabel di Access atau benar-benar mengendalikan aplikasi Excel dari VBA.

Microsoft SQL Server:

SQL Server seperti Access on steroids - setidaknya dari sudut pandang tabel dan query. Anda dapat memindahkan data Anda dari Access ke SQL Server untuk meningkatkan kecepatan dan kinerja saat Anda menggunakan sejumlah besar data. Setelah data di SQL Server, Anda dapat membangun formulir akses, laporan, makro, dan modul Anda untuk menggunakan data dari SQL Server.

• Microsoft Word: Kebanyakan orang yang menggunakan Access juga menggunakan Word. Apakah Anda sedang menulis surat atau membuat daftar tugas yang harus dilakukan, Word adalah tempat Anda bisa digunakan untuk berpaling. Anda juga dapat menggunakan Word sebagai alat pelaporan, di mana Anda dapat membuat bookmark untuk menempatkan data dari Access dan orang lain - yang mungkin tidak terbiasa dengan Access - dapat mengedit informasi lainnya dalam dokumen Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint adalah visi Microsoft untuk berbagi dan berkolaborasi dengan data di web.Dari Access 2013, Anda dapat berbagi data dengan server SharePoint. Anda bahkan dapat membuat aplikasi web khusus yang menyimpan tabel Akses, kueri, formulir (seperti tampilan), dan makro di server SharePoint 2013 dan memungkinkan Anda atau orang lain mengakses formulir ini di web - semua tanpa menginstal Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook lebih dari sekadar alat e-mail; Ini juga merupakan sistem manajemen kontak. Anda dapat berbagi informasi kontak, kalender, dan tugas dengan aplikasi akses Anda sehingga Anda harus memasukkannya hanya di satu tempat.