Daftar Isi:
- Mengambil pendekatan cara pintas: Cepat Buat
- Catatan Akun dan keempat bagiannya
- Menyiapkan subaccounts
Video: Getting around in Dynamics 365 for Sales 2024
Akun adalah perusahaan. Subaccounts mungkin merupakan divisi dari perusahaan utama atau mungkin merupakan lokasi fisik yang terpisah dari perusahaan yang sama. Apa pun yang Anda tambahkan di Microsoft CRM, Anda bisa mengeditnya. Dan apapun yang Anda tambahkan bisa dihapus, namun praktik yang lebih baik adalah menonaktifkan Akun daripada menghapusnya. Jika Anda menonaktifkan, Anda selalu dapat menghidupkan kembali informasi jika Anda temukan kemudian bahwa Anda memerlukannya. Penghapusan selamanya.
Mengambil pendekatan cara pintas: Cepat Buat
Quick Create, yang Anda akses di bagian kiri bawah dari Halaman Utama CRM, memungkinkan Anda memasukkan Akun, Kontak, Lead, atau Kesempatan baru secepat mungkin. Quick Create adalah pendekatan orang malas terhadap entri data. Fungsi Quick Create mencapai kecepatannya dengan menghilangkan segala sesuatu selain bidang yang Diperlukan Bisnis . Ini adalah label bidang yang muncul berwarna merah di layar. Bidang Bisnis yang Dibutuhkan adalah bidang wajib yang dibutuhkan sistem agar dapat menyimpan dan mengambil Rekaman dengan benar nantinya.
Di jendela Quick Create, Anda dapat memilih untuk membuat beberapa jenis Records dengan mengakses daftar pilihan di jendela. Untuk mulai menambahkan Akun baru melalui fungsi Quick Create, ikuti langkah-langkah ini:
1. Buka Cepat Buat.
2. Pilih Account di jendela Quick Create.
3. Klik tombol Go di jendela yang sama.
Jendela Create Account muncul, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
4. Di kolom Nama Akun pada kotak dialog Quick Create, masukkan nama perusahaan yang Record yang Anda buat.
Sebagai Pengguna, nama Anda muncul sebagai Pemilik secara default.
5. Pilih opsi Save atau opsi Save and Open.
Memilih Save stores the Record yang baru saja Anda tentukan dan membawa Anda ke kotak dialog Quick Create kosong lain, memungkinkan Anda membuat Record Account yang lain. Fungsi Save efisien jika Anda memiliki lebih dari sekedar beberapa record untuk masuk sekaligus. Fungsi Save and Open juga menyimpan Record yang baru saja Anda buat, namun segera membawa Anda ke layar dan kolom Record Record lengkap sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan yang lebih lengkap untuk memasukkan informasi untuk Record tersebut.
Meskipun niat terbaik Anda untuk kembali lagi nanti dan mengisi sisa informasi, Anda mungkin menunda-nunda. Pertimbangkan untuk menggunakan opsi Save and Open. Bahkan jika Anda memulai dengan opsi Quick Create, pilih Save and Open saat Anda selesai memasukkan semua bidang yang diperlukan membawa Anda ke jendela Detail.Ini adalah tempat yang tepat.
Catatan Akun dan keempat bagiannya
Setiap Record Account sebenarnya memiliki empat jendela terkait: General, Details, Administration, and Account Info. Anda dapat mengakses jendela ini, atau benar-benar membuat Akun baru, dengan membuka Kotak Daftar Akun dan memilih Akun Baru dari Bar Tindakan. Metode ini, yang dibedakan dari Quick Create, adalah cara full-run, data-entry-intensive untuk memulai Record Account baru.
Gambar 2 menunjukkan tab General pada jendela Account.
Tab Umum memiliki sebagian besar informasi kontak penting untuk Akun Anda, termasuk bidang yang diminta: Nama Akun. Sebagian besar bidang pada tab Umum sudah cukup jelas, namun tiga tab lainnya layak mendapat sedikit diskusi:
- Tab Details berisi sebagian besar informasi keuangan, seperti simbol pendapatan dan saham tahunan jika perusahaan tersebut diperdagangkan secara publik. Ini memberikan informasi demografis yang berpotensi berguna tentang akun tersebut, dengan asumsi seseorang di organisasi Anda melakukan penelitian untuk mengisi informasi dan menyimpannya saat ini.
- Tab Administrasi memiliki informasi akuntansi, yang digunakan untuk tujuan penagihan.
- Tab Info Account memiliki informasi demografis, dan tidak terlalu banyak. Ini adalah area yang bagus untuk menambahkan bidang khusus tambahan yang penting bagi organisasi Anda. Bidang khusus dapat ditambahkan ke salah satu dari keempat bidang ini, namun ada banyak real estat yang tersedia di sub-kawasan Info Account.
Menyiapkan subaccounts
Catatan Akun mungkin orang tua dari Catatan Akun lainnya. Catatan anak juga dapat disebut sebagai subaccount . Biasanya, Anda akan menggunakan sistem subaccount untuk memberi subordinat satu Record ke yang lain. Contoh yang baik terjadi saat Anda berurusan dengan perusahaan yang memiliki banyak lokasi. Kantor pusat akan menjadi akun orang tua, dan setiap lokasi regional akan menjadi sub-akun. Dengan menghubungkan Akun dengan cara ini, Anda dapat menggunakan sistem pelaporan untuk mengkonsolidasikan, subtotal, atau total pendapatan untuk semua Akun terkait.
Jendela umum, yang merupakan jendela pertama dan default saat Anda membuat Record Account baru, berisi bidang yang menghubungkan satu akun dengan akun lainnya. Bidang ini diberi label Parent Account dan memiliki daftar pilihan yang berisi semua Akun lain yang ada di sistem. Hampir tidak ada batasan jumlah tingkat asuh yang memungkinkan. Dengan kata lain, setiap akun orang tua bisa memiliki banyak anak, cucu, dan cicit.
Saat membuat struktur ini, pendekatan terbaik adalah memetakan hubungan antara Akun dan mulai dari atas. Pertama masukkan akun induknya lalu masuk anak-anak.
