Dasar-dasar Backing Up the QuickBooks 2013 Data File - dummies

Tugas penting yang perlu diselesaikan oleh salah satu atau beberapa rekan kerja adalah mencadangkan data QuickBooks 2013 mengajukan. Secara harfiah, file data QuickBooks menggambarkan urusan keuangan bisnis Anda. Anda sama sekali tidak ingin kehilangan file data.

Kehilangan file data, misalnya, mungkin berarti Anda tidak tahu berapa banyak uang yang Anda miliki, Anda tidak tahu apakah Anda menghasilkan atau kehilangan uang, dan Anda tidak akan mudah atau akurat. siapkan pajak tahunan Anda.

Untungnya, mencadangkan file data QuickBooks agak mudah. Anda hanya perlu menyelesaikan tiga langkah:

1. Pilih File → Create Copy command.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Save Copy atau Backup, yang menyediakan tiga pilihan: opsi untuk menyimpan salinan cadangan file QuickBooks Anda, pilihan untuk membuat file perusahaan portabel, dan pilihan untuk membuat salinan akuntan.

2. Anda ingin menyimpan salinan cadangan, jadi klik tombol pilihan Backup Copy; lalu klik Next untuk melanjutkan.

   Anda dapat membuat file cadangan lengkap atau file perusahaan portabel saat Anda menyalin file QuickBooks. File perusahaan portabel lebih kecil dari file cadangan, jadi lebih mudah untuk bergerak.

   Misalnya, Anda bisa lebih mudah mengirim e-mail file perusahaan portabel. Menggosok dengan file perusahaan portabel adalah ini: QuickBooks harus bekerja keras untuk menggadaikan file perusahaan portabel ke ukuran kecil. QuickBooks juga harus melakukan lebih banyak pekerjaan un-scrunch file nanti bila Anda ingin bekerja dengannya.

   Setelah Anda klik Next, kotak dialog Save Copy or Backup, yang ditunjukkan pada ilustrasi di bawah ini, akan muncul.

   Anda bisa langsung masuk ke kotak dialog Save Copy atau Backup yang ditunjukkan di bawah ini dengan memilih perintah File → Create Backup.

   

3. Tunjukkan apakah Anda ingin menyimpan file cadangan QuickBooks Anda di perusahaan lokal Anda atau ke pusat data offsite QuickBooks.

   Klik Local Backup untuk menunjukkan bahwa Anda ingin menyimpan salinan cadangan file Anda ke hard disk komputer Anda atau beberapa perangkat penyimpanan yang dapat dilepas seperti flash drive.

4. Klik tombol Options untuk memilih lokasi backup.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Opsi Cadangan, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi di bawah ini.

   

5. Tentukan lokasi folder atau disk mana file perusahaan harus dicadangkan.

   Anda cukup memasukkan nama path langsung ke kotak yang memberitahukan tempat menyimpan salinan cadangan Anda.

6. (Opsional) Pilih opsi cadangan Anda.

   Anda juga dapat menggunakan kotak dialog Opsi Cadangan untuk menentukan kapan QuickBooks mengingatkan Anda untuk mencadangkan dan bagaimana QuickBooks harus mencadangkan:

   1. Perangko Waktu: Untuk menambahkan tanggal dan waktu operasi cadangan ke nama file cadangan, pilih kotak centang Add Date dan Time of the Backup to the File Name.

   2. Membatasi salinan cadangan: Untuk mengetahui QuickBooks seharusnya membuang salinan cadangan lama, pilih kotak cek Batasi Jumlah Cadangan Salinan di Folder Ini dan kemudian tentukan berapa banyak salinan cadangan yang ingin Anda simpan dengan menggunakan kotak teks sebelahnya.

   3. Pengingat cadangan: Pilih kotak centang Ingatkan saya untuk Mencadangkan Ketika Saya Tutup Perusahaan Saya dan kotak teks yang berdampingan untuk menentukan bahwa Anda ingin diingatkan untuk mencadangkan file QuickBooks setiap saat, setiap waktu, setiap saat ketiga, dan sebagainya, bahwa Anda menutup QuickBooks.

   4. Verifikasi data: Gunakan tombol verifikasi untuk memberi tahu QuickBooks bahwa ia harus memeriksa integritas data saat memback up data Anda. Pilih tombol radio Verifikasi Lengkap untuk verifikasi QuickBooks terbaik dan paling komprehensif.

7. Klik OK ketika Anda selesai menentukan lokasi dan pilihan cadangan dan kemudian klik Next.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog yang menanyakan kapan Anda ingin membuat cadangan.

8. Tentukan kapan Anda ingin membuat cadangan.

   Biasanya, Anda ingin mencadangkan saat Anda memilih perintah Save Copy or Backup. Anda bisa, bagaimanapun, juga memberitahu QuickBooks untuk secara teratur menjadwalkan backup file data QuickBooks sesuai dengan beberapa skema cerdas.

   Jika Anda memberi tahu QuickBooks bahwa Anda ingin menjadwalkan backup, QuickBooks menampilkan beberapa kotak dialog yang Anda gunakan untuk membuat jadwal cadangan baru dengan menamai jadwal dan dengan menetapkan hari dan waktu saat backup harus dijadwalkan.

9. Klik Finish untuk menutup kotak dialog Save Copy atau Backup.

   Setelah Anda menentukan bagaimana operasi backup harus bekerja, klik Finish. QuickBooks memback up (atau membuat salinan) file perusahaan QuickBooks saat ini dan menyimpan salinan file baru di lokasi backup.