Menetapkan Aturan di QuickBooks Online untuk Menerima Transaksi - dummies

QuickBooks Online mencoba mempelajari kebiasaan Anda saat Anda meninjau transaksi yang telah didownload; Anda dapat membantu proses tersebut bersama dengan menetapkan peraturan untuk diikuti oleh QBO. Ketika Anda membuat peraturan, Anda mempercepat proses peninjauan karena, secara efektif, Anda memberi tahu QBO terlebih dahulu bagaimana memperlakukan beberapa jenis transaksi tertentu.

Bagaimana aturan kerja

Misalkan, misalnya, Anda membeli gas untuk mobil penggunaan bisnis dari SPBU Shell dan Anda selalu membayar menggunakan kartu kredit yang telah Anda hubungkan ke institusi keuangan di QBO. Secara efektif, Anda ingin mengkategorikan semua transaksi di stasiun Shell ke akun biaya bahan bakar Anda.

Anda dapat menetapkan kategori secara manual ke salah satu transaksi ini dan menunggu QBO untuk "mempelajari" preferensi Anda, atau Anda dapat mengatur sebuah peraturan untuk QBO diikuti. Saat Anda membuat peraturan, Anda menentukan informasi seperti akun dan jenis transaksi (uang masuk atau uang keluar) yang harus diterapkan oleh peraturan tersebut.

Anda dapat membuat aturan yang mempengaruhi semua akun atau aturan yang mempengaruhi akun tertentu.

Anda kemudian mengidentifikasi kriteria yang harus dipenuhi oleh transaksi individual sebelum QBO melakukan transaksi. Terakhir, Anda menetapkan informasi QBO yang harus diberikan pada transaksi yang memenuhi kriteria. Misalnya, Anda dapat menentukan jenis transaksi dan kategori.

Aturan yang Anda buat dapat bekerja dengan salah satu dari dua cara berikut:

• QBO dapat menggunakan aturan Anda untuk menyarankan perubahan pada transaksi yang diunduh yang kemudian Anda tinjau dan setujui. Atau
• Anda dapat memilih agar QBO menerapkan peraturan ini secara otomatis ke semua transaksi yang sesuai dengan persyaratan aturan dan menambahkan transaksi tersebut ke QBO.

Bila Anda menggunakan pendekatan pertama, QBO mengidentifikasi, pada tab For Review pada halaman Bank dan Kartu Kredit, transaksi yang ditemukannya dan diharapkan menerapkan sebuah peraturan. Anda dapat mengidentifikasi transaksi ini karena, di kolom Kategori atau Pertandingan, mereka menampilkan ikon Aturan.

QBO menggunakan ikon yang berbeda untuk mengidentifikasi transaksi yang sesuai dengan peraturan namun belum ditambahkan ke perusahaan Anda dan transaksi ditambahkan secara otomatis oleh peraturan.

Pendekatan kedua mungkin tampak berisiko, tapi sebenarnya tidak. Meskipun QBO secara otomatis menerapkan peraturan ini, Anda tetap dapat melakukan perubahan terhadap transaksi yang secara otomatis diterima oleh QBO.

Membuat aturan

Anda menetapkan kedua jenis aturan - peraturan yang menyarankan perubahan dan Anda harus memeriksanya, dan yang secara otomatis menambahkan transaksi berdasarkan aturan - menggunakan langkah yang sama.Hanya ada satu langkah di mana Anda melakukan berbagai hal secara berbeda.

1. Pilih Transaksi → Perbankan.

   Halaman Bank dan Kartu Kredit muncul.

2. Di sisi kanan halaman, klik tanda panah ke bawah di sebelah tombol Update dan pilih Manage Rules.

   QBO menampilkan halaman Aturan.

3. Klik tombol New Rule di sudut kanan atas halaman Aturan.

   QBO menampilkan kotak dialog Rule.

   

4. Tetapkan nama aturan - nama yang akan berarti bagi Anda.
5. Identifikasi apakah peraturan tersebut berlaku untuk uang yang masuk ke QBO atau uang yang mengalir keluar dari QuickBooks, dan pilih akun yang Anda inginkan agar berlaku peraturan.
6. Gunakan bagian "When a Transaction Meets" untuk menetapkan kriteria QBO yang harus digunakan saat memeriksa transaksi yang didownload untuk menentukan apakah akan menerapkan aturan tersebut kepada mereka.

   Anda dapat mengatur beberapa kriteria menggunakan tombol Add Line, dan Anda dapat menentukan bahwa sebuah transaksi harus memenuhi semua atau kriteria apa pun. Menentukan "semua" lebih ketat dan QBO lebih selektif dalam menerapkan peraturan.

   Kotak daftar pertama di bagian ini memungkinkan Anda menentukan apakah QBO harus membandingkan deskripsi transaksi, teks bank, atau jumlah transaksi dengan kondisi yang Anda tetapkan. Bagi mereka yang bertanya-tanya di luar sana, Deskripsi (deskripsi transaksi) mengacu pada teks yang muncul di kolom Deskripsi halaman Bank dan Kartu Kredit. Pilihan Teks Bank mengacu pada deskripsi Rincian Bank yang diunduh oleh bank; Anda bisa melihat deskripsi Rincian Bank jika Anda mengklik transaksi yang diunduh. Deskripsi Rincian Bank muncul di kiri bawah transaksi sedang diedit.

7. Di bagian bawah kotak dialog Aturan, tetapkan informasi yang Anda inginkan QBO untuk mendaftar ke transaksi yang memenuhi kriteria aturan. Anda dapat memilih satu atau lebih dari berikut ini:
   • Pilih jenis transaksi QBO yang harus ditetapkan ke transaksi.
   • Pilih penerima pembayaran dan satu atau lebih kategori untuk mengajukan transaksi yang memenuhi persyaratan aturan.
   • Secara opsional, tambahkan Memo ke setiap transaksi yang memenuhi persyaratan aturan.
   • Pilih kotak centang Secara Otomatis Tambahkan ke Buku Saya jika Anda ingin QBO menambahkan secara otomatis transaksi yang memenuhi persyaratan aturan tersebut kepada perusahaan Anda.

     Ini adalah langkah "berbeda" dari yang Anda temukan dalam perkenalan pada langkah-langkah ini. Jika Anda memilih kotak ini, Anda tidak perlu menyetujui transaksi di mana QBO menerapkan peraturan ini. Tapi Anda selalu bisa melakukan perubahan terhadap transaksi yang ditambahkan secara otomatis.

8. Klik Simpan.

Setelah membuat aturan, Anda dapat menggunakan kolom Actions pada halaman Aturan untuk menyalinnya (sehingga Anda tidak perlu membuat aturan serupa dari awal) dan menghapus aturan yang tidak Anda inginkan lagi. Dan, jika Anda perlu mengedit aturan, klik tombol Edit di kolom Actions untuk membuka kembali kotak dialog Rule dan membuat perubahan.

Akuntan, Anda dapat membantu klien Anda dan menghemat waktu jika Anda mengekspor dan mengimpor peraturan antara perusahaan QBO.