Bagaimana Menambahkan Catatan ke Daftar Data di Excel 2016 - dummies

Setelah membuat nama field dan satu record dari daftar data dan memformatnya sebagai tabel, kembali siap untuk mulai memasukkan sisa datanya sebagai catatan di baris daftar berikutnya. Cara yang paling langsung untuk melakukannya adalah dengan menekan tombol Tab saat kursor sel berada di sel terakhir dari rekaman pertama.

Melakukan hal ini menyebabkan Excel menambahkan baris tambahan ke daftar data di mana Anda dapat memasukkan informasi yang sesuai untuk catatan berikutnya.

Saat melakukan pemasukan data secara langsung di tabel daftar data, tekan tombol Tab untuk melanjutkan ke kolom berikutnya dalam catatan baru daripada tombol panah kiri. Dengan begitu, saat Anda menyelesaikan entri di bidang catatan terakhir, Anda secara otomatis memperpanjang daftar data, menambahkan catatan baru, dan menempatkan kursor sel di bidang pertama rekaman itu. Jika Anda menekan panah kiri untuk menyelesaikan entri, Excel hanya memindahkan kursor sel ke sel berikutnya di luar tabel daftar data.

Dengan menggunakan tombol Form

Alih-alih memasukkan catatan daftar data secara langsung di tabel, Anda dapat menggunakan form data Excel untuk membuat entri. Satu-satunya masalah dengan menggunakan form data adalah perintah untuk menampilkan form di lembar kerja dengan daftar data bukan bagian dari perintah Ribbon. Anda dapat mengakses formulir data hanya dengan menambahkan tombol perintah ke toolbar Quick Access atau tab Pita kustom.

Untuk menambahkan tombol perintah ini ke toolbar Quick Access, ikuti langkah-langkah ini:

Klik tombol Customize Quick Access Toolbar di akhir toolbar Quick Access dan kemudian klik item More Commands at bagian bawah menu drop-downnya.

Excel membuka kotak dialog Excel Options dengan tab Quick Access Toolbar yang dipilih.

Tombol perintah Form yang ingin Anda tambahkan ke toolbar Quick Access hanya tersedia saat Anda mengklik opsi Commands Not in the Ribbon pada daftar drop-down Choose Commands From.
Klik Perintah pada pilihan Ribbon di dekat bagian atas daftar buka-bawah Choose Commands From.
Klik Form di kotak Choose Commands From list dan kemudian klik tombol Add.

Excel menambahkan tombol Form ke bagian akhir toolbar Quick Access. Jika Anda menginginkannya, Anda bisa mengklik tombol Move Up dan Move Down untuk memposisikan tombol Form pada toolbar ini.
Klik OK untuk menutup kotak dialog Excel Options dan kembali ke worksheet dengan daftar data.

Menambahkan catatan melalui form data

Saat pertama kali mengklik tombol Form ubahsuaian yang Anda tambahkan ke toolbar Quick Access, Excel menganalisis deretan nama field dan entri untuk record pertama dan membuat form data.Formulir data ini mencantumkan nama field di sisi kiri formulir dengan entri untuk catatan pertama di kotak teks yang sesuai di sebelahnya. Di sini, Anda dapat melihat formulir data untuk database Data Karyawan baru; Ini terlihat seperti kotak dialog yang disesuaikan.

Masukkan data kedua dari daftar data dalam bentuk datanya.

Formulir data yang dibuat Excel mencakup entri yang Anda buat pada rekaman pertama. Bentuk data juga berisi serangkaian tombol (di sebelah kanan) yang Anda gunakan untuk menambah, menghapus, atau menemukan catatan tertentu dalam database. Tepat di atas tombol pertama (Baru), formulir data mencantumkan jumlah record yang Anda lihat diikuti dengan jumlah record (1 dari 1 saat Anda pertama kali membuat form data). Saat membuat entri baru itu akan menampilkan New Record di atas tombol ini, bukan di nomor rekam.

Semua pemformatan yang Anda berikan pada entri tertentu dalam rekaman pertama diterapkan secara otomatis ke bidang-bidang itu di catatan berikutnya yang Anda masukkan dan digunakan dalam formulir data. Misalnya, jika daftar data Anda berisi bidang telepon, Anda hanya perlu memasukkan sepuluh digit nomor telepon di bidang Telepon dari formulir data jika entri nomor telepon awal diformat dalam rekaman pertama dengan format Special Phone Number. Dengan cara itu, Excel mengambil entri baru di file Telephone, seperti 3075550045, misalnya, dan secara otomatis memformatnya sehingga muncul sebagai (307) 555-0045 di sel yang sesuai dari daftar data.

Proses untuk menambahkan catatan ke daftar data dengan bentuk data sederhana. Saat Anda mengklik tombol New, Excel menampilkan formulir data kosong (ditandai Rekaman Baru di sisi kanan formulir data), yang bisa Anda isi.

Setelah memasukkan informasi untuk kolom pertama, tekan Tab kunci untuk maju ke lapangan berikutnya dalam catatan.

Whoa! Jangan menekan tombol Enter untuk maju ke kolom berikutnya dalam sebuah catatan. Jika Anda melakukannya, Anda akan memasukkan catatan baru yang tidak lengkap ke dalam database.

Lanjutkan memasukkan informasi untuk setiap bidang dan menekan Tab untuk membuka bidang berikutnya dalam database.

Jika Anda melihat bahwa Anda telah membuat kesalahan dan ingin mengedit entri di bidang yang telah Anda lewati, tekan Shift + Tab untuk kembali ke bidang itu.
Untuk mengganti entri, cukup mulai mengetik.
Untuk mengedit beberapa karakter di lapangan, tekan → atau klik penanda balok I dalam entri untuk menemukan titik penyisipan; lalu edit entry dari sana.

Saat memasukkan informasi di bidang tertentu, Anda dapat menyalin entri yang dibuat di kolom itu dari catatan sebelumnya dengan menekan Ctrl + '(apostrof). Tekan Ctrl + ', misalnya, untuk meneruskan entri yang sama di bidang State setiap record baru saat memasukkan serangkaian catatan untuk orang-orang yang semuanya tinggal di negara yang sama.

Saat memasukkan tanggal di kolom tanggal, gunakan format tanggal yang konsisten yang diketahui Excel. (Misalnya, masukkan sesuatu seperti 7/21/98 .) Saat memasukkan kode pos yang terkadang menggunakan angka nol terkemuka yang tidak ingin Anda hapus dari entri (seperti kode pos 00102), formatlah entri lapangan pertama dengan format angka Kode Pos Khusus.Dalam kasus nomor lain yang menggunakan angka nol terkemuka, Anda dapat memformatnya dengan menggunakan format Teks atau meletakkan '(apostrof) sebelum yang pertama 0. Tanda apostrof memberitahu Excel untuk memperlakukan nomor itu seperti label teks namun tidak muncul dalam database itu sendiri. (Satu-satunya tempat Anda bisa melihat apostrof itu ada di bilah Formula saat kursor sel berada di dalam sel dengan entri angka.)

Tekan tombol panah ke bawah bila Anda memasukkan semua informasi untuk catatan baru. Atau, alih-alih tombol panah ke bawah, Anda bisa menekan Enter atau klik tombol New. Excel memasukkan catatan baru sebagai catatan terakhir dalam database di lembar kerja dan menampilkan formulir data kosong baru di mana Anda dapat memasukkan catatan berikutnya.