Bagaimana Membangun Data baseTable Hubungan dalam Akses 2016 - dummies

Database relasional membagi data di antara dua atau lebih tabel. Akses 2016 menggunakan bidang penautan, yang disebut kunci asing , untuk mengikat tabel terkait bersama-sama. Misalnya, satu meja mungkin berisi nama dan alamat relawan, sedangkan tabel lain melacak riwayat partisipasi acara sukarela. Informasi partisipasi acara terkait dengan informasi relawan dengan bidang keterkaitan, yang (dalam contoh ini) mungkin merupakan ID Relawan.

Jika Anda bisa drag-and-drop, Anda bisa membangun hubungan tabel.

Ingatlah ketiga keterbatasan ini:

• Anda hanya bisa menghubungkan tabel yang berada dalam database yang sama.

• Anda dapat menghubungkan pertanyaan ke tabel, tapi itu tidak biasa.

• Anda perlu memberi tahu Access secara khusus bagaimana tabel Anda terkait.

Bila Anda siap untuk memainkan mak comblang di antara tabel cinta Anda, inilah cara melakukannya.

Jendela Hubungan

Untuk membangun hubungan tabel, pertama buka jendela Hubungan. Ikuti langkah-langkah ini:

1. Klik tab Database Tools pada Ribbon.

   Kelompok Hubungan muncul di Ribbon.

   

   Tombol Hubungan pada tab Alat Bantu Database.

2. Dari grup Hubungan, klik tombol Hubungan.

   Jendela Hubungan muncul. Pertama kali Anda mengatur sebuah hubungan, kotak dialog Show Table muncul juga.

   Jika beberapa tabel sudah terdaftar di jendela, seseorang (atau beberapa wizard) telah menentukan hubungan untuk database ini. Jika Anda tidak yakin bagaimana mereka sampai di sana dan jika lebih dari satu orang mengerjakan database Anda, berhentilah dan konsultasikan dengan semua pengembang database sebelum mengubah hubungannya. Apa yang mungkin berhasil bagi Anda bisa menjadi bencana bagi rekan Anda.

Bila jendela Hubungan terbuka, Anda dapat memilih dan menghubungkan tabel.

Tabel hubungan

Untuk setiap pasang tabel yang Anda kaitkan, Anda harus memilih tabel dan kemudian bergabung dengan bidang umum mereka.

Memilih tabel

Untuk memilih tabel yang akan dihubungkan, buka jendela Hubungan dan ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Show Table dari grup Ribbon's Relationships. (Jika Anda tidak melihat grup Relationships, pilih tab Database Tools pada Ribbon.)

   Kotak dialog Show Table muncul, daftar tabel dalam file database saat ini.

2. Untuk setiap pasangan tabel yang Anda inginkan dalam hubungan tersebut, ikuti langkah-langkah ini:

   1. Klik tabel.

   2. Klik Tambah.

      Di ruang kerja Relasi yang besar, jendela kecil mencantumkan bidang di tabel yang dipilih.Saat Anda menambahkan tabel ke tata letak, jendela terpisah akan muncul untuk setiap tabel. Anda bisa melihat jendela ini di bawah kotak dialog Show Table.

      

      Gunakan kotak dialog Show Table untuk menambahkan tabel ke diagram Hubungan.

   Ulangi Langkah 2 untuk setiap pasang tabel yang ingin Anda kaitkan. Jika salah satu tabel pada pasangan sudah ada (karena ada hubungan yang ada dengan tabel lain), Anda tidak perlu menambahkannya lagi.

3. Setelah selesai menambahkan tabel, klik tombol Close.

Bila Anda memiliki semua tabel yang ada, Anda siap menghadapi tabel ini untuk saling mengenal.

Mengelola hubungan

Bagian ini berisi semua informasi yang Anda perlukan untuk membuat, mengedit, dan menghapus hubungan tabel Anda.

Membuat hubungan

Setelah memilih tabel, ikuti langkah-langkah ini untuk menciptakan hubungan antara dua tabel:

1. Tentukan dua tabel yang ingin Anda kaitkan.

   Karena hubungan satu-ke-banyak adalah yang paling umum, petunjuk ini berkaitan dengannya. Dua tabel dalam hubungan satu-ke-banyak ditetapkan sebagai memenuhi salah satu dari dua peran:

   • Induk: Di tabel induk, bidang terkait adalah primary key. Setiap record dalam tabel induk dikenali secara unik oleh bidang terkait ini.

   • Anak: Di tabel anak, bidang terkait berisi informasi yang sama seperti bidang di tabel induk. Biasanya, ia memiliki nama yang sama dengan bidang yang sesuai di tabel induk - meskipun ini bukan persyaratan.

   Untuk membuat tabel yang sesuai menjadi lebih mudah, letakkan bidang terkait di dekat daftar awal lapangan. Di Access, Anda harus melihat bidang terkait di layar sebelum Anda bisa menjalin hubungan. Jika bidang yang terkait tidak ada di awal daftar lapangan, Anda harus melakukan banyak pengguliran untuk menemukannya. Untuk memindahkan field, buka tabel masalah di DesignView, arahkan ke tombol yang tersisa dari nama field, lalu tekan dan tarik pada tombol untuk memindahkan field ke atas.

   Ikuti langkah-langkah ini untuk memilih bidang induk dari daftar:

   1. Letakkan pointer mouse di lapangan yang ingin Anda kaitkan di meja induk.

      Biasanya bidang yang ingin Anda kaitkan di meja induk adalah kunci utama.

   2. Tahan tombol kiri mouse.

   Sambil menahan tombol kiri mouse, ikuti langkah-langkah ini untuk bergabung ke kolom induk ke bidang anak:

   1. Seret penunjuk mouse dari bidang induk ke tabel anak.

      Tanda plus muncul di dasar penunjuk mouse.

   2. Tunjuk ke bidang terkait di meja anak.

   3. Lepaskan tombol mouse.

      Kotak dialog Edit Relationships muncul, yang merinci hubungan yang akan segera terjadi.

      

      Kotak dialog Edit Relationships menjelaskan bagaimana Access menghubungkan dua tabel.

      Hati-hati sebelum melepaskan tombol mouse. Letakkan ujung penunjuk mouse langsung di bidang anak sebelum Anda melepaskannya.

   • Jika Anda menyeret kedua kolom dengan benar, kotak dialog Edit Relationships akan menampilkan bidang induk dan anak berdampingan.

   • Jika Anda merindukannya, klik Batal di kotak dialog Edit Relationships dan coba Langkah 3 lagi.

   1. Di kotak dialog Edit Relationships, pilih opsi Enforce Referential Integrity.

   2. Periksa kembali apakah nama field Anda benar dan klik Create.

      Akses menggambarkan hubungan baru di jendela Hubungan:

   • Baris antara bidang terkait menunjukkan bahwa tabel terkait.

   • Jika Anda memeriksa opsi Enential Referential Integrity pada langkah sebelumnya, akses menempatkan 1 di sebelah orang tua dalam hubungan dan simbol tak terbatas di samping anak …

Untuk menghubungkan pasangan tabel pilihan lainnya, ulangi Langkah 1 melalui 5.

Hubungan satu-ke-banyak antara dua tabel.

Access juga menyediakan alat untuk memodifikasi dan menghapus hubungan.

Memodifikasi hubungan

Setelah Anda menghubungkan tabel, Anda dapat melihat, mengatur, dan menghapus hubungan.

Jika Anda membuat hubungan yang tidak Anda inginkan, membuka jendela Hubungan dan ikuti langkah-langkah ini untuk menghapus hubungannya:

1. Klik garis Hubungan yang menghubungkan dua tabel.

   Jika Anda berhasil, garis itu akan menebal. Itu berarti garis yang dipilih.

2. Ketuk tombol Delete pada keyboard Anda dan kemudian Yes di kotak pesan yang dihasilkan.

   Voilà! Hubungan itu lenyap.

Jika Anda menghubungkan banyak tabel bersama, jendela Hubungan mungkin terlihat sedikit berantakan karena garis Hubungan saling silang. Hal ini membuat sulit untuk menentukan tabel mana yang saling terkait. Untuk memperbaiki situasi ini, klik dan seret baris judul jendela tabel ke bagian lain layar.

Ini adalah praktik yang baik - meskipun tidak selalu memungkinkan - untuk menunjukkan pada orang tua di atas atau di sebelah kiri anak-anak mereka. Cobalah untuk mengatur tabel orang tua dan anak sehingga garis antara tabel orang tua dan anak tidak melewati garis yang menggambarkan hubungan tabel lainnya.

Mengalami kesulitan dalam memahami hubungan Anda? (Siapa yang tidak?) Apakah Anda bergulir di semua tempat di jendela Hubungan untuk melihat semuanya? Jika demikian, Relationship Report hanya untuk Anda. Untuk melihat pratinjau laporan ini, klik tombol Relationship Report pada grup Tools pada tab Desain Ribbon. Semua tabel terkait dalam database Anda akan ditampilkan dalam laporan yang mudah dibaca. (Oke, lebih mudah untuk membaca!)