Bagaimana cara Condense QuickBooks Anda 2012 Data File - dummies

Perintah QuickBooks 2012 Condense membuat salinan permanen, yang disebut arsip arsip, dari file data QuickBooks. Salinan arsip dari file perusahaan berjumlah sebuah snapshot dari file perusahaan karena ada pada titik waktu tertentu.

Jika seseorang kemudian memiliki pertanyaan - mungkin akuntan Anda, atau auditor federal atau negara bagian - Anda dapat menggunakan arsip arsip data arsip untuk menunjukkan seperti apa file perusahaan pada titik waktu tertentu

Setelah Anda mengerti apa pengarsipannya, itu sangat mudah. Untuk menyesuaikan file perusahaan QuickBooks, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih File → Utilities → Condense Data command.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data pertama, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi di bawah ini.

   

2. Pilih Transaksi sebelum tombol radio Tanggal Tertentu.

   Pilihan ini memberitahu QuickBooks bahwa Anda ingin melakukan dua hal: Buat salinan arsip dari file data QuickBooks dan kurus dengan ukuran file perusahaan yang berfungsi sehingga tidak terlalu besar. QuickBooks mengurangi ukuran versi kerja dari file data perusahaan dengan menghapus transaksi lama dan tertutup jika Anda memilih di Langkah 3 untuk menghapus transaksi.

3. Tentukan Hapus Transaksi Sebelum tanggal.

   Untuk menentukan tanggal sebelum transaksi ditutup harus dihapus, masukkan tanggal ke dalam kotak tanggal yang tersedia. Jika Anda ingin menyingkat file dengan menghapus transaksi pada atau sebelum tanggal 31 Desember 2009, misalnya, masukkan 12/31/2009 ke dalam kotak tanggal.

   Perhatikan, bagaimanapun, bahwa Anda tidak perlu merasa kompulsif untuk menghapus sekumpulan transaksi tertutup. Anda menghapus transaksi tertutup hanya jika file perusahaan QuickBooks Anda terlalu besar. Anda dapat dengan mudah bekerja dengan file perusahaan QuickBooks berukuran 25, 50, atau bahkan 100MB (megabyte).

   Klik Next saat Anda selesai menentukan transaksi yang harus dihapus QuickBooks. QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi berikut.

   

4. Tentukan bagaimana dan jika QuickBooks meringkas transaksi yang akan dihapus.

   Gunakan kotak dialog Data Condense kedua untuk menunjukkan bagaimana QuickBooks meringkas transaksi yang akan dihapusnya. Anda dapat memiliki QuickBooks meringkas transaksi dengan satu entri jurnal atau entri jurnal bulanan - pilihan yang Anda buat dengan membuat tombol pilihan yang sesuai.

   Atau, Anda dapat memilih tombol Jangan Buat Ikhtisar untuk menunjukkan bahwa Anda tidak ingin QuickBooks membuat entri jurnal ringkasan untuk menggantikan transaksi yang akan dihapusnya.Klik Berikutnya saat Anda selesai. QuickBooks menampilkan kotak dialog Data Condense ketiga (tidak ditunjukkan), yang menanyakan bagaimana transaksi persediaan harus dikondensasi.

5. Tentukan bagaimana transaksi persediaan harus dikondensasikan.

   Jika file QuickBooks Anda mencakup transaksi inventaris, QuickBooks merekomendasikan agar Anda menghapus transaksi persediaan lama. Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Data Condense yang ketiga, Anda dapat memberi tahu QuickBooks untuk melakukan hal ini dengan memilih opsi tombol Remove Inventory Transactions. Klik Next untuk melanjutkan ke kotak dialog Data Condense keempat (tidak ditunjukkan), yang menanyakan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup.

6. Tentukan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup.

   Ketika Anda mengklik Next untuk melewati kotak data Condense Data yang menanyakan tentang transaksi inventaris, QuickBooks meminta sedikit informasi lebih lanjut tentang apa sebenarnya transaksi "ditutup" atau "lama" yang harus dihapus.

   Anda mencentang kotak untuk menunjukkan apakah transaksi sebelum tanggal penghapusan dihapus meskipun tidak jelas, ditandai To Be Printed, ditandai sebagai To Be Sent, dan seterusnya. Dan kemudian Anda klik Next untuk beralih ke kotak data Condense Data yang kelima.

   

7. Tentukan pembersihan daftar yang seharusnya terjadi.

   Gunakan kotak dialog Data Condense keempat untuk memberi tahu QuickBooks juga harus membersihkan beberapa daftar. Anda dapat memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense, Dengan membersihkan daftar Anda melalui penghapusan item daftar yang tidak terpakai, Anda tidak hanya mengurangi ukuran file perusahaan, Anda juga mempermudah orang untuk bekerja dengan daftar ini.

8. Klik Berikutnya.

   QuickBooks menampilkan halaman kelima dari kotak dialog Data Condense, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi berikut.

   

9. Konfirmasikan operasi pengurasan dan pengarsipan Anda.

   Setelah Anda menjelaskan bagaimana Anda ingin QuickBooks mengarsipkan dan menyingkat file perusahaan, QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kelima. Kotak dialog ini meminta Anda untuk mengkonfirmasi keputusan Anda untuk mengarsipkan dan menyingkat file data. Gunakan kotak dialog ini untuk mengkonfirmasi fakta bahwa Anda ingin mengarsipkan dan menyingkat data.

10. Klik Begin Condense.

    QuickBooks memulai proses pengkondisian file data.

11. Cadangkan file data saat diminta.

    Pada awal proses pengembunan, QuickBooks meminta Anda untuk mencadangkan file perusahaan QuickBooks. Membuat cadangan file perusahaan QuickBooks sebagai bagian dari operasi pengaman bekerja sama dengan membackup file perusahaan QuickBooks kapan saja.

    Setelah Anda mencadangkan berkas perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan arsip arsip perusahaan dan kemudian membersihkan versi kerja file perusahaan dengan menggunakan instruksi Anda. Sekali lagi, seperti yang dicatat pada langkah awal, proses pembersihan hanya memerlukan beberapa menit atau mungkin diperlukan beberapa jam jika file Anda sangat besar.