Bagaimana cara Condense QuickBooks 2013 Anda File Data - dummies

Perintah QuickBooks 2013 Condense menciptakan salinan permanen, yang disebut salinan arsip , dari file data QuickBooks. Salinan arsip dari file perusahaan berjumlah sebuah snapshot dari file perusahaan karena ada pada titik waktu tertentu.

Jika seseorang kemudian memiliki pertanyaan - mungkin akuntan Anda, atau auditor federal atau negara bagian - Anda dapat menggunakan arsip arsip data arsip untuk menunjukkan seperti apa file perusahaan pada titik waktu tertentu.

Setelah Anda mengerti apa pengarsipannya, itu sangat mudah. Untuk menyingkat file perusahaan QuickBooks, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih File → Utilities → Condense Data command.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data pertama, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi di bawah ini.

   

2. Pilih tombol radio Transisi Sebelum Tanggal Tertentu.

   Opsi ini memberitahu QuickBooks bahwa Anda ingin melakukan dua hal: buat salinan arsip file data QuickBooks, dan kurus dengan ukuran file perusahaan yang bekerja sehingga tidak terlalu besar. QuickBooks mengurangi ukuran versi kerja dari file data perusahaan dengan menghapus transaksi lama dan tertutup jika Anda memilih di Langkah 3 untuk menghapus transaksi.

3. Tentukan Hapus Transaksi Sebelum tanggal.

   Untuk menentukan tanggal sebelum transaksi ditutup harus dihapus, masukkan tanggal ke dalam kotak tanggal yang tersedia. Jika Anda ingin menyingkat file dengan menghapus transaksi pada atau sebelum tanggal 31 Desember 2010, misalnya, masukkan 1/1/2011 ke dalam kotak tanggal.

   Perhatikan, bagaimanapun, bahwa Anda tidak perlu merasa kompulsif untuk menghapus sekumpulan transaksi tertutup. Anda menghapus transaksi tertutup hanya jika file perusahaan QuickBooks Anda terlalu besar. Anda dapat dengan mudah bekerja dengan file perusahaan QuickBooks yaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

   Klik Next saat Anda selesai menentukan transaksi yang harus dihapus QuickBooks. QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi berikut.

   

4. Tentukan bagaimana transaksi persediaan harus dikondensasi.

   Jika file QuickBooks Anda mencakup transaksi inventaris, QuickBooks merekomendasikan agar Anda menghapus transaksi persediaan lama. Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua, Anda dapat memberi tahu QuickBooks untuk melakukan hal ini dengan memilih opsi opsi Remove Inventory Transactions. (Jika Anda tidak ingin menghapus transaksi lama, pilih tombol Keep All Inventory Transactions.) Klik Next untuk melanjutkan ke kotak dialog Ketegaran Data ketiga (tidak ditunjukkan), yang menanyakan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup.

5. Tentukan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup.

   Ketika Anda mengklik Next, QuickBooks meminta sedikit informasi lebih lanjut tentang apa sebenarnya transaksi tertutup atau lama yang harus dihapus. Anda memilih kotak centang untuk menunjukkan apakah transaksi sebelum tanggal penghapusan dihapus meskipun tidak jelas, ditandai To Be Printed, ditandai sebagai To Be Sent, dan seterusnya. Dan kemudian Anda klik Next untuk beralih ke kotak dialog Data Condense keempat.

   

6. Tentukan pembersihan daftar yang seharusnya terjadi.

   Gunakan kotak dialog Data Condense keempat untuk memberi tahu QuickBooks juga harus membersihkan beberapa daftar. Anda bisa memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense, misalnya.

   Dengan membersihkan daftar Anda melalui penghapusan daftar item yang tidak terpakai, Anda tidak hanya mengurangi ukuran file perusahaan, namun juga mempermudah orang untuk bekerja dengan daftar.

7. Klik Berikutnya.

   QuickBooks menampilkan halaman kelima dari kotak dialog Data Condense, seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi berikut.

   

8. Konfirmasikan operasi pengurasan dan pengarsipan Anda.

   Setelah Anda menjelaskan bagaimana Anda ingin QuickBooks mengarsipkan dan menyingkat file perusahaan, QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kelima. Kotak dialog ini meminta Anda untuk mengkonfirmasi keputusan Anda untuk mengarsipkan dan menyingkat file data. Gunakan kotak dialog ini untuk mengkonfirmasi fakta bahwa Anda ingin mengarsipkan dan menyingkat data.

9. Klik Begin Condense.

   QuickBooks memulai proses pengkondisian file data.

10. Cadangkan file data saat diminta.

    Pada awal proses pengembunan, QuickBooks meminta Anda untuk mencadangkan file perusahaan QuickBooks. Membuat cadangan file perusahaan QuickBooks sebagai bagian dari operasi pengaman bekerja sama dengan membackup file perusahaan QuickBooks kapan saja.

    Setelah Anda mencadangkan berkas perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan arsip arsip perusahaan dan kemudian membersihkan versi kerja file perusahaan dengan menggunakan instruksi Anda. Sekali lagi, seperti yang dicatat pada langkah awal, proses pembersihan hanya memerlukan beberapa menit atau mungkin diperlukan beberapa jam jika file Anda sangat besar.