Bagaimana cara Condense QuickBooks Anda 2014 File Data - dummies

Perintah QuickBooks Condense membuat salinan permanen file data QuickBooks. (Salinan ini disebut salinan arsip arsip.) Salinan arsip dari file perusahaan berjumlah sekilas file perusahaan karena ada pada titik waktu tertentu.

Jika seseorang kemudian memiliki pertanyaan - mungkin akuntan Anda, atau auditor federal atau negara bagian - Anda dapat menggunakan arsip arsip data arsip untuk menunjukkan seperti apa file perusahaan pada titik waktu tertentu.

Setelah Anda mengerti apa pengarsipannya, prosesnya cukup mudah. Untuk menyingkat file perusahaan QuickBooks, ikuti langkah-langkah ini:

1Pilih perintah File → Utilities → Condense Data.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data pertama.

2Pilih tanggal sebelum tombol radio Tanggal Tertentu.

Opsi ini memberitahu QuickBooks bahwa Anda ingin melakukan dua hal: buat salinan arsip file data QuickBooks, dan kurus ke file kerja perusahaan sehingga tidak terlalu besar. QuickBooks mengurangi ukuran versi kerja dari file data perusahaan dengan menghapus transaksi lama dan tertutup jika Anda memilih di Langkah 3 untuk menghapus transaksi.

3Periksa Hapus Transaksi Sebelum tanggal.

Untuk menentukan tanggal sebelum transaksi ditutup harus dihapus, masukkan tanggal di kotak tanggal. Jika Anda ingin menyingkat file dengan menghapus transaksi pada atau sebelum tanggal 31 Desember 2010, misalnya, masukkan 1/1/2011 di kotak tanggal.

Perhatikan, bagaimanapun, bahwa Anda tidak perlu merasa kompulsif untuk menghapus sekumpulan transaksi tertutup. Anda menghapus transaksi tertutup hanya jika file perusahaan QuickBooks Anda terlalu besar. Anda dapat dengan mudah bekerja dengan file perusahaan QuickBooks yaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

Meskipun biasanya, Anda menyingkat file QuickBooks dengan menghapus transaksi lama dan tertutup, perintah Condense juga membuat file tanpa transaksi. Untuk membuat file yang berisi daftar dan preferensi namun tidak ada transaksi, klik tombol radio Semua Transaksi. Omong-omong, Anda bisa menggunakan opsi Semua Transaksi untuk membuat file yang hampir kosong yang dapat Anda gunakan kembali (seperti untuk pelatihan).

4Klik Berikutnya saat Anda selesai menentukan transaksi yang harus dihapus QuickBooks.

QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua.

5Tentukan bagaimana transaksi persediaan harus dikondensasi, dan klik Next.

Jika file QuickBooks Anda mencakup transaksi inventaris, QuickBooks merekomendasikan agar Anda menghapus transaksi persediaan lama.Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kedua, Anda bisa memberi tahu QuickBooks untuk melakukan hal ini dengan memilih tombol pilihan Ringkas Inventaris. (Jika Anda tidak ingin menghapus transaksi lama, pilih tombol Keep Inventory Transactions Details.)

Saat Anda mengklik Next, Anda melanjutkan ke kotak dialog Ketegaran Data ketiga (tidak ditunjukkan), yang menanyakan transaksi mana yang harus dipertimbangkan ditutup..

6Periksa transaksi mana yang harus dihapus, dan klik Next.

QuickBooks meminta sedikit informasi lebih banyak tentang apa yang merupakan transaksi tertutup atau lama yang harus dihapus. Anda memilih kotak centang untuk menunjukkan apakah transaksi sebelum tanggal penghapusan dihapus meskipun tidak jelas, ditandai To Be Printed, ditandai sebagai To Be Sent, dan seterusnya.

Saat Anda mengklik Next, Anda beralih ke kotak dialog Data Condense keempat.

7Tentukan daftar pembersihan yang seharusnya terjadi, dan klik Next.

Gunakan kotak dialog Data Condense keempat untuk memberi tahu QuickBook bahwa bahwa selain menghapus transaksi tertutup lama, sebaiknya bersihkan beberapa daftar. Anda dapat memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense yang memberitahu QuickBooks untuk menghapus akun yang tidak terpakai, pelanggan yang tidak terpakai, vendor yang tidak terpakai, dan sebagainya.

Dengan membersihkan daftar Anda melalui penghapusan daftar item yang tidak terpakai, Anda tidak hanya mengurangi ukuran file perusahaan, namun juga mempermudah orang untuk bekerja dengan daftar.

Saat Anda mengklik Next, QuickBooks menampilkan halaman kelima dari kotak dialog Data Condense.

8Confirm operasi pengurasan dan pengarsipan Anda.

Setelah Anda menjelaskan bagaimana Anda ingin QuickBooks mengarsipkan dan menyingkat file perusahaan, QuickBooks menampilkan kotak dialog Condense Data kelima. Kotak dialog memberitahu Anda bahwa proses pengarsipan dimulai dengan QuickBooks membuat salinan file data dan bahwa operasi kondensasi mungkin memakan waktu beberapa menit atau bahkan beberapa jam untuk menyelesaikannya.

9Klik Begin Condense.

QuickBooks memulai proses pengkondisian file data.

10Back up file data saat diminta.

Pada awal proses pengembunan, QuickBooks meminta Anda untuk mencadangkan file perusahaan QuickBooks. Membuat cadangan file perusahaan QuickBooks sebagai bagian dari operasi pengaman bekerja sama dengan membackup file perusahaan QuickBooks kapan saja.

Setelah Anda mencadangkan berkas perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan arsip arsip perusahaan dan kemudian membersihkan versi kerja file perusahaan dengan menggunakan instruksi Anda. Sekali lagi, seperti yang dicatat dalam langkah-langkah awal, proses pembersihan hanya memerlukan beberapa menit, atau mungkin diperlukan beberapa jam jika file Anda sangat besar.