Bagaimana membuat salinan data dari akuntan di QuickBooks 2011 - dummies

QuickBooks mempermudah akuntan untuk bekerja dengan file data klien. Anda dapat meminta klien menggunakan fitur Copy Akuntan di QuickBooks dan cukup mengirim e-mail atau snail-mail salinan file data QuickBooks. Anda kemudian dapat meninjau salinan file data akuntan ini, membuat perbaikan atau perubahan apa pun yang sesuai, dan kemudian mengirim perubahan yang akan dilakukan kembali ke klien. Klien kemudian dapat dengan mudah mengimpor perubahan ini ke dalam file QuickBooks yang ada dan pergi dengan cara yang menyenangkan. Cukup rapi kan?

Klien Anda membuat salinan data file QuickBooks milik akuntan dengan menggunakan versi QuickBooks dan file data sebenarnya. Untungnya, prosesnya sangat mudah. Inilah yang harus dilakukan klien Anda:

1. Pilih File → Copy Akuntan → Aktivitas Klien → Simpan File.

   QuickBooks pertama kali menampilkan pesan yang menanyakan kepada klien apakah dia menginginkan salinan file tersebut dari

   • An akuntan .

     salinan
     portable

   • atau cadangan dari file. Anda juga dapat membuat salinan akuntan dengan memilih File → Create Copy dan kemudian memilih tombol Copy Akuntan. File

   portabel

   adalah file data QuickBooks yang sebenarnya asli yang sudah sedikit usang sehingga memudahkan untuk bergerak (seperti mengirim e-mail file sebagai lampiran). Berkas backup adalah salinan cadangan dari file QuickBooks yang Anda buat (biasanya) sehingga Anda memiliki salinan file data QuickBooks jika terjadi sesuatu yang buruk pada file data QuickBooks yang asli.

   Pilih Copy Akuntan kemudian klik Next untuk melanjutkan.
   Tentukan tanggal pembagian.

2. Transaksi jatuh sebelum tanggal ini dapat diedit

   

3. hanya

   di dalam salinan akuntan. Transaksi yang jatuh setelah data ini dapat diedit di dalam copy copy dan klien klien. Klik Next untuk melanjutkan. Pesan lain muncul, memberitahu klien bahwa QuickBooks harus menutup semua jendela untuk membuat salinan akuntan. QuickBooks juga dapat memberitahu klien untuk memasukkan disk.

4. Klik OK dan masukkan disk (jika perlu).

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Save Accountant's Copy.

5. Sebutkan salinan akuntan dan pilih tempat penyimpanannya.

   Klien perlu mengingat di mana salinan berkas akuntan disimpan. File ini diberikan kepada akuntan - via e-mail, snail-mail, atau disimpan ke disk - agar akuntan dapat menggunakannya.

   

6. Klik Simpan.

   Klien kemudian harus membawa file data ini ke Anda.

7. Penyedia e-mail Anda mungkin membatasi ukuran lampiran (termasuk file QuickBooks) yang dapat Anda kirim atau terima melalui e-mail. Jika ukurannya mengganggu, Anda dapat mengunggah berkas QuickBooks ke situs Intuit dengan memilih File → Copy Akuntan → Aktivitas Klien → Kirim ke Akuntan. Intuit kemudian mengirimkan pesan dengan link yang bisa diklik yang bisa Anda gunakan untuk mengambil file tersebut.

   Jelas, mungkin bukan klien Anda yang mengambil langkah-langkah ini; Anda mungkin harus melakukan pekerjaan kotor. Bagaimanapun, bagaimanapun, begitulah proses kerjanya. Namun, perhatikan bahwa penghematan waktu nyata untuk akuntan dan penghematan biaya ke klien terjadi saat Anda bisa meminta klien untuk memilih komando dan bekerja dengan kotak dialog. Anda kemudian dapat mengisi waktu yang dapat ditagih untuk benar-benar bekerja dengan data QuickBooks daripada mengutak-atik file tersebut.