Cara membuat perkiraan pekerjaan di QuickBooks 2016 - dummies

Di QuickBooks, penetapan biaya kerja dimulai dengan perkiraan. Perkiraan hanyalah daftar perkiraan biaya yang akan Anda dapatkan untuk beberapa pekerjaan yang akan Anda lakukan untuk beberapa pelanggan. Dengan asumsi bahwa Anda telah menciptakan sebuah pekerjaan dan memberi tahu QuickBooks bahwa Anda menggunakan perkiraan, berikut adalah langkah-langkah yang Anda ikuti untuk membuat perkiraan:

1. Choose Customers → Create Estimates.

   QuickBooks membuka form Create Estimates, yang memiliki kemiripan yang luar biasa dengan form Create Faktur yang pernah Anda lihat jika Anda pernah bekerja dengan QuickBooks.

   

   Jendela Create Estimates.

2. Mulai mengisi kekosongan.

   Pilih Pelanggan yang sesuai: Job dari daftar drop-down di bagian atas formulir. QuickBooks secara otomatis mengisi sebanyak mungkin informasi - biasanya setidaknya kotak teks Name / Address - pada formulir. Sebagai contoh, pekerjaan itu adalah "Desain Unik untuk Toko Grotto," "Desain Unik untuk Toko Grotto" menjadi pekerjaan fiktif yang telah disetujui oleh bisnis ritel fiktif Anda.

   Jika Anda mengkonfigurasi QuickBooks untuk melacak kelas, daftar drop-down yang sesuai muncul di bagian tengah atas formulir. Silakan gunakan kotak itu, jika sesuai.

   Jangan ragu untuk mengubah pengaturan default - Tanggal dan Perkiraan #, misalnya.

3. Tambahkan item baris - detail, detail, detilnya.

   Anda mengisi rincian jendela Create Estimates dengan cara yang sama seperti Anda mengisi rincian jendela Create Faktur.

   Satu field yang unik di jendela Create Estimates adalah Markup. Bidang Markup, yang muncul di beberapa versi jendela Create Estimates, menambahkan persentase tertentu dari total harga item baris. Lihat gambar di atas, di mana persentase markup ditentukan sebagai 100%, sehingga nilai kolom Jumlah menjadi dua kali lipat di kolom Total, atau meningkat sebesar 100%.

   Namun, jika markup yang ditentukan sama dengan 100 (dan tidak 100%), nilai yang ditunjukkan pada kolom Total akan menjadi $ 100 lebih besar. Bidang Markup tidak muncul di semua versi kerangka Estimasi: hanya template Perkiraan Khusus dan Proposal.

   Setiap item baris yang ingin Anda sertakan di perkiraan pekerjaan Anda perlu dijelaskan dalam daftar Items. Perhatikan bahwa karena Anda sering menjual pekerjaan kepada klien dan pelanggan dengan menggunakan, sebagian, perkiraan, Anda biasanya ingin menyertakan uraian lengkap tentang item.

4. (Opsional) Tambahkan informasi opsional apa pun.

   Gunakan salah satu kotak lain yang tersedia di jendela Create Estimates untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi tambahan.Misalnya, seperti pada jendela Create Faktur, Anda bisa mengklik daftar drop-down Customer Message dan memilih atau menulis pesan ramah.

   Anda juga dapat menggunakan kolom Memo untuk menulis catatan kepada diri Anda sendiri mengenai pekerjaan itu. Atau mungkin menambahkan beberapa catatan tentang skenario yang telah Anda pikirkan tentang pitching ke studio. Apapun yang sesuai dengan keinginan Anda.

Jika Anda ingin menyertakan item lain di jendela Create Estimates, Anda dapat menyesuaikan jendela itu. Klik tab Formatting untuk menampilkan pita Pemformatan dan kemudian klik tombol Customize Data Layout. QuickBooks menampilkan kotak dialog yang dapat Anda gunakan untuk mengontrol bit informasi yang muncul pada perkiraan.

Sebelum mencetak perkiraan itu, ingat bahwa informasi di jendela Create Estimates bukanlah informasi yang sama dengan perkiraan tertulis. Untuk melihat bagaimana versi cetak terlihat, klik panah bawah di bawah tombol Cetak di jendela Create Estimates, dan pilih Preview dari daftar drop-down. Hasilnya adalah gambar full page, menyusut agar pas di layar.

Jika Anda belum menyimpan perkiraan Anda, silakan klik tombol Simpan & Baru atau tombol Simpan & Tutup.

Untuk memeriksa perkiraan (atau bentuk QuickBooks di layar) lebih dekat, klik tombol Zoom In di bagian atas layar Print Preview atau pindahkan kursor mouse di atas gambar. Bila kursor terlihat seperti kaca pembesar dengan tanda tambah (+) di dalamnya, klik tombol kiri mouse. Karena Anda hanya bisa melihat bagian pratinjau dengan cara ini, gunakan scroll bar di bagian bawah dan kanan jendela untuk berpindah ke area yang berbeda.

Perhatikan bahwa kaca pembesar sekarang memiliki tanda minus (-) di dalamnya, dan tombol Zoom In akan berganti ke Zoom Out. Jika Anda menyelesaikan lebih dari satu perkiraan, Anda dapat menggunakan tombol Prev Page dan Next Page pada layar Print Preview untuk melihat perkiraan lainnya. Setelah selesai, klik tombol Tutup.

Saat kembali ke jendela Create Estimates, klik tombol Cetak; QuickBooks Pro menampilkan kotak dialog Print One Estimate. Klik Cetak untuk mencetak perkiraan tanpa basa-basi lagi.

Jika Anda belum pernah menggunakan QuickBooks untuk mencetak perkiraan sebelumnya, Anda mungkin perlu menyiapkan printer untuk tugas ini terlebih dahulu. Untuk melakukannya, pilih File → Printer Setup dan kemudian pilih Perkiraan dari daftar drop-down Form Name. Tentukan pengaturan printer yang Anda inginkan untuk perkiraan pencetakan. (Proses ini bekerja dengan cara yang sama seperti untuk mencetak bentuk lain, seperti faktur.) Klik OK setelah selesai.

Kotak dialog Print One Estimate yang menampilkan QuickBooks setelah Anda klik Print in the Create Estimates window juga bekerja dengan cara yang sama seperti kotak dialog Print One Invoice.