Cara membuat pesanan pembelian di QuickBooks 2010 - dummies

Anda dapat menggunakan QuickBooks untuk membuat pesanan pembelian untuk bisnis Anda. Sebuah pesanan pembelian memberitahu vendor bahwa Anda ingin membeli beberapa barang. Padahal, pesanan pembelian adalah kontrak pembelian.

1Pilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian.

QuickBooks menampilkan jendela Create Purchase Orders.

2Dari daftar drop-down Vendor, pilih vendor yang akan dibeli item tersebut.

Daftar drop-down Vendor mencakup masing-masing vendor di Daftar Vendor Anda.

3 (Opsional) Klasifikasikan pembelian dengan menggunakan daftar turun Kelas.

Anda dapat menggunakan kelas untuk menentukan bagian bisnis yang harus Anda bayar.

4 (Opsional) Ubah alamat dengan memilih nama dari daftar drop-down Ship To.

Daftar drop-down Ship To menampilkan daftar semua pelanggan, vendor, dan karyawan Anda. Setelah Anda memilih entri dari daftar Ship To, QuickBooks mengisi kotak Ship To address dengan informasi yang sesuai.

5Confirm tanggal pesanan pembelian.

Awalnya, QuickBooks menempatkan tanggal sistem saat ini ke dalam kotak Date. Namun, Anda harus memastikan bahwa tanggal QuickBooks masuk saat tanggal pesanan pembelian benar.

6Confirm nomor pesanan pembelian.

Nomor pembelian, atau P. O., secara unik mengidentifikasi dokumen pesanan pembelian. QuickBooks secara berurutan memesan pesanan pembelian untuk Anda dan menempatkan nomor yang sesuai ke dalam kotak P. O. No. Dugaan bahwa QuickBooks membuat tentang nomor pesanan pembelian yang benar biasanya benar. Jika tidak benar, Anda bisa memasukkan nomor pengganti.

7Confirm vendor dan kirim informasi.

Blok Vendor dan Kapal Untuk memblokir identifikasi vendor darimana Anda membeli barang tersebut dan alamat yang Anda inginkan agar penjual mengirim kiriman tersebut. Jika informasinya tidak benar, tentu saja memperbaikinya. Anda dapat mengedit informasi blok alamat dengan memilih informasi yang salah dan kemudian mengetik ulang apapun yang harus ditunjukkan.

8Dalam kolom Item, catat nomor item unik untuk item yang ingin Anda beli.

Ingat bahwa barang perlu dimasukkan, atau dijelaskan, dalam Daftar Item. Hal utama yang perlu diketahui tentang Item List adalah bahwa apapun yang ingin Anda tampilkan pada faktur - atau, dalam hal ini, pada pesanan pembelian - harus dijelaskan dalam file item.

9In kolom Description, masukkan beberapa spesifik tentang item yang Anda pilih.

Anda juga dapat mengedit field Deskripsi sehingga masuk akal bagi pelanggan atau vendor.

10Tentukan jumlah item yang Anda inginkan di kolom Qty.

Jelas, Anda memasukkan jumlah item tertentu yang Anda inginkan.

11Dalam kolom Rate, masukkan harga per unit atau tarif per unit untuk item tersebut.

QuickBooks menggunakan label yang berbeda untuk kolom ini tergantung pada jenis bisnis yang telah Anda siapkan.

12Masukkan nama pelanggan di kolom Pelanggan.

Dalam formulir ini, pelanggan adalah orang yang barangnya dibeli.

13 (Opsional) Di kolom Jumlah, sesuaikan jumlah yang dikeluarkan untuk item tersebut.

QuickBooks menghitung nilai Amount untuk Anda dengan mengalikan jumlah dengan harga (atau harga). Jika Anda menyesuaikan total ini, QuickBooks menyesuaikan tingkat (atau harga) sehingga tingkat waktu kuantitas selalu sama dengan jumlah tersebut.

14 Di kolom Kelas, gabungkan item pesanan pembelian di tingkat item, bukan di tingkat pesanan pembelian.

Anda memasukkan deskripsi setiap item yang harus disertakan dalam pesanan pembelian. Misalnya, jika Anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian Anda harus mencakup enam baris informasi.

15Klik tombol Cetak untuk mencetak pesanan pembelian.

Anda juga dapat mencetak pesanan pembelian nanti dalam satu batch; untuk melakukannya, simpan semua pesanan pembelian yang ingin Anda buat, lalu pilih File → Print Forms → Purchase Orders.

16Klik tombol Save & Close atau tombol Save & New.

Jika Anda mengklik tombol Simpan & Baru, QuickBooks menghemat pesanan pembelian dan menampilkan ulang versi kosong dari jendela Create Purchase Orders sehingga Anda dapat mencatat pesanan pembelian lainnya.