Cara membuat pesanan pembelian di QuickBooks 2014 - dummies

Perintah pembelian melayani tujuan sederhana: Ini memberitahu vendor bahwa Anda ingin membeli beberapa barang. Padahal, pesanan pembelian adalah kontrak pembelian. Untuk menggunakan QuickBooks untuk membuat pesanan pembelian, ikuti langkah-langkah ini:

1. Beri tahu QuickBooks bahwa Anda ingin membuat pesanan pembelian dengan memilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian.

   QuickBooks menampilkan jendela yang ditunjukkan.

   

   Jika menu Vendors tidak mensuplai perintah Create Purchase Orders, QuickBooks tidak tahu bahwa Anda ingin membuat pesanan pembelian.

2. Gunakan daftar drop-down Vendor untuk mengidentifikasi vendor yang akan dibeli item tersebut.

   Daftar drop-down Vendor mencantumkan masing-masing vendor dalam daftar vendor Anda.

3. (Opsional) Klasifikasikan pembelian, dengan menggunakan daftar turun Kelas.

   Perhatikan bahwa Anda tidak melihat daftar drop-down Kelas kecuali Anda telah mengaktifkan pelacakan kelas.

4. (Opsional) Pilih Kapal yang berbeda Untuk mendapatkan daftar dari daftar turun Kapal ke sudut kanan atas.

   Daftar drop-down Ship To menampilkan daftar semua pelanggan, vendor, dan karyawan Anda. Anda mengubah Ship To address dengan memilih salah satu dari nama-nama lain ini. Setelah Anda memilih entri dari daftar Ship To, QuickBooks mengisi kotak Ship To address dengan informasi yang sesuai.

   Tab Main, Formatting, and Reports tabs menyediakan beberapa standar dan, saya harap, tombol dan kotak yang familiar: Sebelumnya, Selanjutnya, Baru, dan seterusnya.

5. Konfirmasikan tanggal pesanan pembelian.

   Awalnya, QuickBooks menempatkan tanggal sistem saat ini dalam kotak Date. Namun, Anda harus memastikan bahwa tanggal QuickBooks masuk saat tanggal pesanan pembelian benar. Ini adalah tanggal kontrak. Seringkali, tanggal menetapkan persyaratan kontrak, seperti jumlah hari di mana barang itu akan dikirim.

6. Konfirmasikan nomor pesanan pembelian.

   Nomor pesanan pembelian, atau nomor P. O., secara unik mengidentifikasi dokumen pesanan pembelian. QuickBooks secara berurutan memesan pesanan pembelian untuk Anda dan menempatkan nomor yang sesuai di kotak P. O. No. Dugaan bahwa QuickBooks membuat tentang nomor pesanan pembelian yang benar biasanya benar. Jika tidak benar, Anda bisa memasukkan nomor pengganti.

7. Konfirmasikan vendor dan informasi Ship To.

   Blok Vendor dan Kapal Untuk memblokir identifikasi vendor darimana Anda membeli barang tersebut dan alamat yang Anda inginkan agar penjual mengirim kiriman tersebut. Informasi ini harus benar jika daftar vendor Anda terbaru dan Anda telah dengan benar menggunakan daftar drop-down Ship To untuk mengidentifikasi, jika perlu, sebuah alternatif Ship To address.

   Namun demikian, konfirmasikan bahwa informasi yang ditunjukkan di kedua blok alamat ini benar. Jika informasinya tidak benar, tentu saja memperbaikinya. Anda dapat mengedit informasi blok alamat dengan memilih informasi yang salah dan kemudian mengetik ulang apapun yang harus ditunjukkan.

8. Jelaskan setiap item yang ingin Anda pesan.

   Anda menggunakan kolom pada jendela Create Purchase Orders untuk menjelaskan secara rinci setiap item yang ingin Anda pesan sebagai bagian dari pembelian. Setiap item berjalan di barisnya sendiri. Untuk menggambarkan item yang ingin Anda beli dari vendor, Anda memberikan informasi berikut:

   • Item: Kolom Item adalah tempat Anda mencatat nomor item unik untuk item yang ingin Anda beli. Ingat bahwa barang perlu dimasukkan, atau dijelaskan, dalam daftar Item. Hal utama yang perlu diketahui tentang daftar Item adalah sesuatu yang ingin Anda tampilkan di faktur - atau, dalam hal ini, dalam pesanan pembelian - harus dijelaskan dalam file item.

   • Keterangan: Di kolom Deskripsi, Anda menjelaskan item yang Anda pilih. Anda juga dapat mengedit field Deskripsi sehingga masuk akal bagi pelanggan atau vendor.

   • Qty: Kolom Qty menentukan jumlah item yang Anda inginkan. Tentunya, Anda memasukkan jumlah item yang Anda inginkan di bidang ini.

   • Rate: Kolom Rate menentukan harga per unit atau tarif per unit untuk item tersebut. Perhatikan bahwa QuickBooks menggunakan label yang berbeda untuk kolom ini bergantung pada jenis bisnis yang telah Anda siapkan.

   • Pelanggan: Kolom Pelanggan mengidentifikasi pelanggan yang itemnya dibeli.

   • Jumlah: Kolom Jumlah menunjukkan jumlah yang dikeluarkan untuk item tersebut. QuickBooks menghitung jumlah untuk Anda dengan mengalikan kuantitas dengan tarif (atau harga). Anda dapat mengedit jumlah kolom. Dalam kasus ini, QuickBooks menyesuaikan tingkat (atau harga) sehingga tingkat waktu kuantitas selalu sama dengan jumlah tersebut.

   • Kelas: Di kolom Kelas, Anda mengklasifikasikan item pesanan pembelian pada tingkat item dan bukan di tingkat pesanan pembelian. Perhatikan bahwa Anda tidak akan melihat kolom ini kecuali Anda telah mengaktifkan pelacakan kelas.

   Anda memasukkan deskripsi setiap item yang harus disertakan dalam pesanan pembelian. Ini berarti, misalnya, bahwa jika Anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian Anda harus mencakup enam baris informasi.

9. Cetak pesanan pembelian.

   Tujuan pencatatan pesanan pembelian di QuickBooks adalah membuat catatan pembelian formal. Anda hampir selalu ingin mengirimkan pesanan pembelian ini ke vendor. Perintah pembelian memberi tahu vendor apa yang ingin Anda beli dan harga yang bersedia Anda bayar.

   Untuk mencetak pesanan pembelian, Anda bisa mengklik tombol Cetak. Anda juga dapat mencetak pesanan pembelian dalam satu batch nanti jika Anda memilih kotak centang Print Later (tersedia di tab Utama) saat Anda membuat pesanan pembelian, simpan semua pesanan pembelian yang ingin Anda cetak nanti, lalu pilih File -> Print Forms → Purchase Orders command.

10. Simpan pesanan pembelian.

    Untuk menyimpan pesanan pembelian Anda, klik tombol Save & Close atau tombol Save & New.Jika Anda mengklik tombol Simpan & Baru, QuickBooks menghemat pesanan pembelian dan menampilkan ulang versi kosong dari jendela Create Purchase Orders sehingga Anda dapat mencatat pesanan pembelian lainnya.