Cara Mengaktifkan Akses Multi-Pengguna Sekejap di QuickBooks 2016 - dummies

QuickBooks 2016 mengizinkan untuk penggunaan simultan file data QuickBooks oleh beberapa pengguna. Untuk melakukan ini, bisa diduga, Anda perlu mengatur beberapa pengguna terlebih dahulu. (Kadang-kadang, Anda hanya memerlukan satu komputer dan satu salinan QuickBooks, walaupun Anda memiliki beberapa karyawan yang menggunakan QuickBooks.

Setelah Anda menyiapkan beberapa pengguna, Anda dapat menginstal program QuickBooks di komputer pribadi lain dan kemudian - dengan asumsi bahwa semua komputer pribadi ini terhubung ke jaringan Windows - gunakan salinan QuickBooks lainnya untuk mengakses file data QuickBooks yang tersimpan pada komputer pertama atau utama.

Untuk menggunakan QuickBooks di lingkungan penggunaan simultan oleh beberapa pengguna, Anda juga perlu memberi tahu QuickBooks bahwa penggunaan simultan ini baik-baik saja. Untuk melakukan ini, pilih perintah File → Switch to Multi-User Mode. (Jika Anda ingin mematikan Mode Multi-Pengguna ini nanti, Anda pilih perintah File → Switch to Single User Mode lagi.)

QuickBooks mendukung penggunaan simultan oleh beberapa pengguna melalui teknologi yang disebut penguncian catatan , > yang mengunci semua catatan yang sedang Anda kerjakan, namun bukan keseluruhan file data QuickBooks. Misalnya, jika Anda ingin bekerja dengan perusahaan A, dan beberapa pengguna lain ingin bekerja sama dengan perusahaan B, tidak apa-apa. QuickBooks mengizinkannya. Apa yang Anda dan pengguna lain tidak dapat lakukan, bagaimanapun, adalah bekerja di perusahaan yang sama (perusahaan A atau B) pada saat bersamaan. Ini berarti Anda bekerja dengan catatan pelanggan yang sama.

Anda tidak dapat menginstal salinan QuickBooks yang sama pada beberapa mesin dan secara legal memiliki sistem QuickBooks beberapa pengguna. Anda harus membeli salinan QuickBooks untuk setiap mesin yang dipasang QuickBooks. Namun, perhatikan bahwa Intuit menjual beberapa versi QuickBooks beberapa pengguna di mana Anda benar-benar membeli lima lisensi dalam satu kotak QuickBooks. (Versi Enterprise QuickBooks mendukung jaringan pengguna ganda dengan maksimal 30 pengguna simultan, dan versi QuickBooks lainnya mendukung jaringan pengguna ganda dengan maksimal 5 pengguna simultan.)

Anda mungkin ingin memiliki beberapa pengguna QuickBooks jika perwakilan penjualan di perusahaan Anda menyiapkan faktur atau menyiapkan tawaran untuk pelanggan. Dalam kasus ini, Anda mungkin ingin meminta setiap petugas penjualan di QuickBooks. Namun, perhatikan bahwa tenaga penjual ini hanya memiliki kemampuan untuk membuat faktur atau mungkin membuat dan mencetak taksiran faktur. Anda ingin sangat berhati-hati dalam mengizinkan pengguna akuntansi yang berpengalaman untuk mengakses sistem akuntansi secara keseluruhan.