Bagaimana Menyaring Data di Access 2016 - dummies

Terkadang Anda perlu melihat sekelompok catatan yang memiliki nilai umum di satu bidang di Access. Mungkin mereka semua daftar kota tertentu, jabatan tertentu, atau mereka semua produk yang memiliki biaya yang sama. Selalu bersedia membantu, Access menyertakan alat khusus untuk tujuan ini: perintah Filter. Filter

menggunakan kriteria Anda dan menampilkan semua catatan yang cocok, membuat tabel mini hanya catatan yang memenuhi persyaratan Anda. Ini seperti permintaan instan tanpa semua pekerjaan dan perencanaan. Tentu saja, ini tidak sefleksibel atau kuat seperti kueri, tapi hanya itu yang Anda butuhkan saat Anda mencari jawaban yang cukup sederhana.

Alat Filter muncul di bagian Sort & Filter pada tab Home Ribbon, dan Anda memiliki pilihan berikut untuk filter sederhana:

Filter
Selection
Filter Lanjutan oleh Form
Filter Lanjutan / Urut
Filter Toggle

Setiap jenis filter melakukan fungsi dasar yang sama, namun dengan cara yang sedikit berbeda. Pilihan Filter / Sortir Lanjutan, ditemukan dengan mengklik tombol Advanced, membuka jendela yang benar-benar membuat Anda membuat kueri - memilih tabel dan kolom untuk disaring, menyiapkan kriteria filter yang akan digunakan saat menemukan catatan spesifik, hal semacam itu.

Filter bekerja dalam tabel, formulir, dan kueri. Meskipun Anda dapat menerapkan filter ke laporan, laporan penyaringan bisa menjadi tugas yang menakutkan. Tentu saja, apa yang Anda baca di sini dapat diterapkan pada proses itu, jika Anda ingin mencobanya sendiri. Dan apa yang Anda pelajari untuk diterapkan ke meja juga dapat diterapkan saat Anda bekerja dengan kueri dan formulir.

Penyaringan menurut isi bidang

Perintah Filter utama memungkinkan Anda memfilter catatan sehingga Anda hanya melihat catatan yang memenuhi kriteria tertentu. Misalkan, misalnya, Anda ingin melihat semua catatan untuk orang-orang yang tinggal di kota tertentu. Begini caranya:

Di meja minat Anda, klik segitiga kecil pada nama field untuk field yang ingin Anda filter (City dalam kasus ini).

Access menampilkan menu pop-up.

Jangan klik kanan tajuk di bagian atas kolom (di mana tertulis di City). Mengklik kanan di sana menampilkan menu pop-up yang berbeda yang diisi dengan hal-hal indah yang dapat Anda lakukan pada kolom meja Anda.

Menyaring bidang tunggal berdasarkan entri lapangan itu.
Jika Anda ingin menghilangkan beberapa entri dari filter Anda, hapus tanda centang mereka di menu pop-up.

Anda dapat menghapus tanda centang dari masing-masing entri
- atau
- Hapus tanda centang Select All untuk menghapus centang semua item.
Hapus tanda centang semuanya sehingga Anda dapat dengan mudah memeriksa hanya entri yang catatan pencocokannya yang ingin Anda lihat.Dengan semua entri diperiksa, Anda melihat semua catatan.
Tempatkan tanda centang di samping entri yang ingin Anda gunakan dalam membuat filter untuk lapangan.

Akses pencarian pada bidang yang dipilih dan hanya menampilkan catatan yang memenuhi kriteria Filter Anda.
Klik OK.

Semua catatan yang memenuhi kriteria yang ditetapkan (berdasarkan item yang Anda periksa) akan ditampilkan. Ini mungkin beberapa catatan, banyak catatan, atau hanya satu catatan.

Untuk melompat kembali dan melihat semua rekaman asli (tidak difilter), Anda bisa

Klik tombol Toggle Filter di bagian Sort & Filter pada Ribbon untuk menghapus filter terakhir yang diterapkan.

atau
Klik segitiga kecil nama field lagi dan pilih Clear Filter From Field Name.

Jika Anda tidak mengingat bidang mana yang Anda filter, Anda bisa memberi tahu mereka dengan simbol corong kecil yang muncul di sebelah nama bidang dalam tampilan Datasheet.

Seluruh tabel, penuh catatan, kembali untuk dilihat.

Filter dengan pilihan

Perintah Seleksi adalah perintah Sort & Filter yang paling mudah digunakan. Ini mengasumsikan bahwa Anda telah menemukan satu rekaman yang sesuai dengan kriteria Anda. Menggunakan Selection filters sangat mirip dengan meraih seseorang di tengah keramaian dan berteriak: "Baiklah, semua orang yang seperti orang ini di sini, berbaris disana. "

Misalnya, bayangkan Anda ingin menemukan semua relawan yang tinggal di Landisville. Anda dapat menggunakan filter Seleksi dengan cara ini:

Klik bidang yang memiliki informasi yang ingin Anda cocokkan.

Dalam kasus ini, ini adalah lapangan Kota.
Gulir daftar sampai Anda menemukan entri lapangan yang akan berfungsi sebagai contoh yang tepat untuk filter Anda.
Klik untuk memilih nilai yang Anda cari, klik kanan sel yang berisi pilihan, lalu pilih Equals Whatever . (Misalnya, itu adalah Equals Landisville.) Anda juga dapat memilih sel dan kemudian mengeklik tombol Seleksi di tab Beranda (di bagian Sort & Filter) untuk mengakses daftar pilihan yang sama.

Akses segera menampilkan tabel yang hanya berisi catatan yang cocok dengan pilihan Anda.

Akses hanya menampilkan catatan yang sesuai dengan kriteria Filter by Selection.
Klik tombol Toggle Filter pada toolbar setelah selesai menggunakan filter.

Tabel atau formulir Anda kembali ke tampilan regulernya.

Pada tahap permainan ini, Anda mungkin ingin menyimpan daftar semua yang sesuai dengan filter Anda. Sayangnya, kesederhanaan dan kemudahan penggunaan Filter kini kembali menghantui Anda. Untuk merekam pencarian tersaring secara permanen, Anda harus membuat kueri.

Anda juga dapat menggunakan menu Filter yang menunjukkan pilihan sortir dan daftar nilai kolom yang dicentang. Saat Anda menampilkan menu pop-up, unclick Select All dan kemudian periksa nilai yang ingin Anda cari. Kemudian pilih Text Filters dari menu pop-up yang sama. Daftar opsi yang sama (Sama, Tidak Sama, Dimulai Dengan, dan seterusnya) muncul sebagai menu terbang, dan Anda dapat memilih di sana.

Filter by Form

Anda dapat mengencangkan pencarian dengan menggunakan filter tambahan untuk menghilangkan kecocokan yang tidak diinginkan, namun memerlukan banyak upaya ekstra.Untuk cara yang lebih mudah untuk mengisolasi sekelompok catatan sesuai dengan nilai di lebih dari satu bidang, coba Filter dengan Formulir.

Filter by Form menggunakan lebih dari satu kriteria untuk menyaring catatan. Dalam beberapa hal, ini seperti sebuah query sederhana. Ini sangat mirip dengan kueri sehingga Anda bahkan dapat menyimpan kriteria Filter by Form Anda sebagai kueri lengkap!

Misalkan, misalnya, Anda memerlukan daftar semua karyawan di perusahaan Anda yang bekerja di departemen tertentu dan memiliki judul tertentu. Anda dapat melakukan dua filter Seleksi (pada kolom Departemen dan Judul Pekerjaan, dengan menggunakan basis data karyawan sebagai contoh) dan tuliskan hasilnya masing-masing untuk mendapatkan daftar Anda, atau Anda dapat melakukan hanya satu pencarian dengan Filter dengan Formulir dan melihat semua catatan yang memenuhi kriteria Anda (berdasarkan entri mereka dalam beberapa tabel) dalam satu langkah.

Untuk menggunakan Filter menurut Formulir, ikuti langkah-langkah ini:

Pada tab Home Ribbon, klik tombol Advanced di bagian Sort & Filter.

Menu muncul.
Pilih Filter menurut Formulir dari menu.

Tabel digantikan oleh satu baris sel, satu di bawah setiap header lapangan di tabel Anda.
Klik di sel kosong di bawah nama kolom untuk kolom pertama yang ingin Anda filter.

Gunakan scroll bar untuk menampilkan layar di layar jika ada di sebelah kanan dan tidak dapat dilihat.

panah bawah melompat ke kolom yang Anda klik.
- Biasanya, Access menunjukkan tombol panah ke bawah di sebelah kolom pertama dalam tabel.
- Jika sebelumnya Anda menggunakan perintah Filter dengan meja, Access meletakkan tombol panah ke bawah di kolom terakhir yang Anda filter.
  
  Filter by Form menawarkan daftar grid dan drop-down untuk menetapkan kriteria untuk setiap bidang.
Klik panah ke bawah untuk melihat daftar nilai yang ada di dalamnya.

Daftar drop-down menunjukkan semua nilai unik di lapangan.
Dalam daftar nilai, klik nilai yang ingin Anda gunakan di filter ini.

Misalnya, jika Anda memilih Landisville dari daftar drop-down di lapangan Kota, "Landisville" pindah ke kolom City. Akses menambahkan tanda kutip secara otomatis - satu detail kurang yang harus Anda ingat!
Untuk menambahkan opsi filter lain untuk bidang yang dipilih, klik tab Atau di sudut kiri bawah tabel.

Jendela Filter dengan Bentuk baru muncul, memungkinkan Anda menambahkan kondisi pencarian alternatif. Akses juga menawarkan tab Atau ke sudut kiri bawah layar.

Perintah Filter by Form suka menjawab pertanyaan sederhana, seperti "Tunjukkan kepada saya semua relawan yang tinggal di Lancaster. "Ini juga memberikan jawaban atas pertanyaan yang lebih kompleks seperti" Tunjukkan semua catatan yang berisi Th di bidang AvailableDays dan siapa yang memiliki Landisville di lapangan Kota, "dan melakukan kedua tugas dengan mudah.

Mengajukan pertanyaan yang lebih kompleks (seperti "Tunjukkan kepada saya semua relawan di Lancaster yang menyukai penggalangan dana") memerlukan sebuah kueri.

Klik tab Atau untuk menentukan kriteria lebih lanjut.
Untuk setiap bidang tambahan yang ingin Anda filter, klik tab Atau dan ulangi Langkah 3 sampai 6.

Dalam contoh ini, kolom kedua yang akan difilter adalah VolunteerInfo, dan Penggalangan dana diketikkan ke kotak lapangan
Saat Anda selesai memasukkan semua kriteria filter, klik tombol Toggle Filter.

Akses menemukan semua sukarelawan yang menyukai penggalangan dana berdasarkan penyaringan dua bidang tabel.

Pikiran terakhir tentang Filter menurut Formulir:

Meskipun Anda bisa menjadi mewah dengan menambahkan atau mencari konten hati Anda, mencatat penciptaan Anda menjadi sulit dalam waktu singkat. Sebelum Anda melangkah terlalu jauh, ingatlah bahwa kueri bekerja lebih baik daripada filter saat pertanyaan menjadi rumit. Saat Anda selesai mengotak-atik filter Anda, klik tombol Toggle Filter. Pada saat itu, meja Anda kembali normal (atau setidaknya sama normalnya dengan tabel data yang pernah ada). Unfiltering dalam bentuk

Apa yang Anda lakukan saat memasukkan kriteria karena kesalahan? Atau ketika Anda memutuskan bahwa Anda benar-benar tidak ingin memasukkan Lancaster ke filter Anda tepat setelah Anda mengklik Lancaster? Tidak masalah - perintah Clear Grid datang untuk menyelamatkan!

Bila Anda mengklik perintah Clear Grid (terdapat di menu Advanced Sort & Filter section), Access membersihkan semua entri dalam kotak Filter by Form dan memberi Anda tempat yang bersih dan bagus untuk memulai lagi.

Filter dengan mengecualikan seleksi

Filter Seleksi juga dapat digunakan untuk mengecualikan catatan tertentu. Ini sangat bagus untuk saat-saat ketika Anda ingin menyembunyikan sekumpulan catatan yang saling berbagi atribut unik (negara bagian, kota, atau kode pos tertentu).

Inilah cara membuat filter Seleksi mengecualikan catatan untuk Anda:

Gulir ke atas meja sampai Anda menemukan nilai yang ingin Anda kecualikan.

Klik kanan bidang yang berisi nilainya lalu pilih Does Not Equal ______ (tempat yang kosong mewakili nilai yang telah Anda klik kanan) dari menu yang muncul.

Catatan yang sesuai dengan nilai yang telah Anda pilih menyingkir sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada catatan yang benar-benar menarik minat Anda.
Dengan sekali klik, Access menyembunyikan semua relawan yang nilai Field Statusnya Calon.

Anda juga dapat mengklik tombol Seleksi (di bagian Sort & Filter pada tab Beranda) dan pilih Does Not Equal dari menu di sana. Anda juga akan melihat perintah Berisi dan Tidak Berisi. Ini berguna untuk memusnahkan catatan yang memiliki kesamaan, seperti kata atau angka tertentu di dalamnya. Anda juga bisa menggabungkan filter, tidak hanya mengikutsertakan (misalnya) relawan yang Calon, tapi Calon relawan yang tinggal di Kota atau Negara tertentu.