Bagaimana menemukan data di akses 2016 - dummies

Bila Anda ingin melacak rekaman tertentu sekarang, membuat kueri untuk pekerjaan itu berlebihan. Untungnya, Access 2016 memiliki cara yang sangat sederhana untuk menemukan satu bagian data tertentu dalam tabel dan formulir proyek Anda: perintah Find.

Temukan ditemukan - kejutan besar di sini - di bagian Temukan tab Beranda, disertai dengan ikon teropong. Anda juga bisa menemukan dengan menekan Ctrl + F untuk membuka kotak dialog Find.

Menemukan sesuatu dengan cepat

Menggunakan perintah Find adalah tugas yang sangat mudah. Begini cara kerjanya:

Buka tabel atau formulir yang ingin Anda cari.

1. Perhatikan bahwa perintah Find bekerja dalam tampilan Datasheet dan dengan formulir Access dan tersedia segera setelah sebuah tabel atau form dibuka.

   Klik di bidang yang ingin Anda cari.

2. Perintah Find mencari field saat ini di semua record tabel, jadi pastikan untuk mengklik kolom yang benar sebelum memulai proses Find. Akses tidak peduli dengan catatan yang Anda klik; selama Anda berada di catatan di bidang yang benar, Access mengetahui bidang mana yang ingin Anda temukan.

   Mulai perintah Find.

3. Anda bisa mengklik tombol Find di bagian Find pada tab Home atau tekan Ctrl + F.

   Kotak dialog Find and Replace terbuka, siap melayani Anda.

   Ketik teks yang Anda cari di kotak Find What.

4. Luangkan waktu untuk memeriksa ejaan Anda sebelum memulai pencarian. Aksesnya cukup cerdas, tapi tidak cukup terang untuk mengetahui bahwa sebenarnya Anda berarti tukang ledeng saat mengetikkan plumer.

   kotak dialog Find and Replace.

   

   Klik Find Next untuk menjalankan pencarian Anda.

5. Jika data yang Anda cari ada di kolom aktif, perintah Find segera melacak catatan yang Anda inginkan.

   • Sel yang berisi data yang Anda cari disorot.

     Bagaimana jika catatan pertama yang ditemukan Access bukan yang Anda cari? Misalkan Anda menginginkan yang kedua, ketiga, atau keempat belas

     John Smith di meja? Tidak masalah; Itu sebabnya kotak dialog Find and Replace memiliki tombol Find Next. Terus klik Find Next sampai Access bekerja dengan baik sampai ke record yang Anda inginkan atau katakan bahwa itu menghentikan pencarian. Jika Menemukan tidak menemukan apa-apa, itu meratapi kegagalannya dalam kotak dialog kecil, disertai dengan pernyataan sedih ini:

   • Microsoft Access selesai mencari catatannya.Item pencarian tidak ditemukan.

     Jika Menemukan tidak menemukan yang Anda cari, Anda memiliki beberapa pilihan:

Anda dapat menyerah dengan mengklik OK di kotak dialog kecil untuk membuatnya hilang.

• Anda dapat memeriksa pencarian dan mencoba lagi (Anda masih harus mengklik OK untuk menyingkirkan kotak dialog prompt). Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperiksa setelah Anda kembali di kotak dialog Find and Replace:

• Pastikan Anda mengklik kolom yang benar dan mengeja semuanya dengan benar di kotak Find What.

  • Anda juga dapat memeriksa opsi Find khusus untuk melihat apakah salah satu dari mereka mengacaukan pencarian Anda.

    Jika Anda akhirnya mengubah ejaan atau opsi, klik Find Next next.

  • Pergeseran Cari ke gigi tinggi

Terkadang hanya mengetik data yang Anda butuhkan di kotak Find What tidak menghasilkan hasil yang Anda butuhkan:

Anda menemukan terlalu banyak catatan (dan akhirnya mengklik tombol Find Next tanpa henti untuk sampai ke satu record yang Anda inginkan).

• Catatan yang cocok bukan yang Anda inginkan.

• Cara terbaik untuk mengurangi jumlah kecocokan yang salah adalah menambahkan lebih banyak detail ke penelusuran Anda, yang akan mengurangi jumlah korek api dan mungkin hanya memberi satu catatan yang perlu Anda temukan.

Akses menawarkan beberapa alat untuk fine-tuning a Find. Untuk menggunakannya, buka kotak dialog Find and Replace dengan mengklik

klik tombol Find pada tab Home

• atau

  Menekan Ctrl + F

• Jika perintah Find Anda tidak sesuai dengan keinginan Anda. Seharusnya, periksa pilihan berikut. Kemungkinannya adalah setidaknya satu dari pilihan ini diatur untuk

mengecualikan apa yang Anda cari. Look In

Secara default, Access mencari kecocokan hanya di bidang

saat ini - bidang mana pun yang Anda klik sebelum memulai perintah Find. Untuk memberi tahu Access untuk mencari keseluruhan tabel sebagai gantinya, pilih Current Document dari daftar drop-down Look In. Untuk mencari seluruh tabel, ubah Look In.

Pilihan

Pilihan Anda adalah sebagai berikut:

Bagian Bidang:

• Memungkinkan kecocokan di manapun di lapangan (temukan Richard, Ulrich, dan Gaya Hidup dari Kaya dan Terkenal ). Ini adalah defaultnya. Whole Field:

• Ini mengharuskan istilah pencarian (apa yang Anda ketik di kotak Find What) menjadi keseluruhan nilai field. Jadi Kaya tidak akan menemukan Ulrich , Richlieu , Richard , atau Richmond . Ini hanya menemukan Kaya. Awal Lapangan:

• Kenali hanya kecocokan yang dimulai dari awal bidang. Jadi Rich menemukan Richmond, tapi tidak Ulrich. Pilihan ini memungkinkan Anda memasukkan juga sebagian dari nama, terutama jika Anda hanya mengetahui awal dari sebuah nama atau awal sebuah alamat.

  Untuk mengubah setelan Pencocokan, klik tanda panah ke bawah di sebelah kolom Pertandingan dan kemudian pilih dari menu tarik-turun yang muncul.

Menggunakan opsi Match.

Cari

Jika Anda menemukan terlalu banyak kecocokan, cobalah membatasi pencarian Anda ke satu bagian tabel dengan bantuan opsi Pencarian. Cari tahu perintah Find untuk melihat

Semua catatan dalam tabel (pengaturan default)

• atau

  Ke atas atau bawah dari catatan saat ini

• Mengklik sebuah catatan di tengah jalan melalui meja dan kemudian memberi tahu Akses untuk mencari Down dari sana membatasi pencarian Anda ke bagian bawah tabel.

Selesaikan pengaturan Pencarian Anda dengan mengklik panah bawah di sebelah kotak Pencarian dan memilih penawaran yang sesuai dari menu drop-down.

Match Case

Memeriksa kotak centang Match Case memastikan bahwa istilah yang Anda telusuri bernilai persis sama dengan nilai yang tersimpan dalam database, termasuk huruf besar dan huruf kecil yang sama.

Ini bekerja dengan sangat baik jika Anda mencari sebuah nama, bukan hanya sebuah kata, sehingga puding kaya puding tidak ditemukan saat Anda mencari (modal

R ) Kaya di seluruh tabel. Mencari Bidang sebagai Terformat Opsi ini menginstruksikan akses untuk melihat versi bidang yang diformat daripada data sebenarnya yang Anda ketik. Dengan "diformat" ini berarti dengan format yang diterapkan pada konten - nomor yang diformat sebagai persentase, tanggal ditetapkan sebagai tanggal pendek vs tanggal kurma, dan seterusnya. Membatasi pencarian dengan cara ini sangat berguna saat Anda mencari tanggal, ID unit persediaan, atau bidang lainnya dengan cukup banyak format khusus.

Aktifkan Bidang Penelusuran sebagai Terformat dengan mengeklik kotak centang di sebelahnya.

Pengaturan ini tidak sesuai dengan Match Case, jadi jika Match Case dicentang, Search Fields as Formatted tampak redup. Jika demikian, hapus centang Match Case untuk mengembalikan kotak centang Search Fields as Formatted.

Sebagian besar waktu, pilihan ini tidak membuat banyak perbedaan. Sebenarnya, satu-satunya saat Anda mungkin peduli dengan pilihan Find ini adalah kapan (atau jika) Anda mencari banyak bidang yang sangat berformat.