Bagaimana cara mengimpor data ke dalam akses 2016 - dummies

Jika Anda ingin database tempat Anda menempatkan data untuk ganti sumber di Access 2016, maka impor. Ini adalah pilihan untuk Anda jika Anda membuat basis data Access untuk mengganti spreadsheet lama yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan Anda. Juga impor jika data sumber dipasok oleh vendor luar dalam format selain format Akses.

Misalnya, Anda menerima data penjualan kas dari vendor luar setiap bulan dalam format spreadsheet. Akses adalah alat yang hebat untuk dilaporkan, sehingga Anda dapat mengimpor data ke Access dan menggunakan alat pelaporannya untuk menghasilkan laporan Anda.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimpor atau menghubungkan sumber data ke basis data Access Anda:

1 Buka database Access yang akan menampung data yang diimpor.

Anda harus melihat tab External Data.

2Klik tab Data Eksternal pada Ribbon.

Kelompok tombol Import & Link muncul di Ribbon.

Setiap tombol terhubung ke wizard yang menuntun Anda melalui proses:

Format file umum seperti Excel atau Text (diberi label sebagai Text File) memiliki tombol khusus masing-masing.

Anda dapat menemukan format file yang kurang umum menggunakan tombol More.

3Klik tombol yang sesuai dengan format file Anda.

Kotak dialog Dapatkan Data Eksternal yang spesifik untuk format file yang dipilih muncul di layar.

4Gunakan tombol Browse untuk memilih sumber data yang ingin Anda impor atau tautkan ke Access.

Biasanya ini adalah file. Ini juga bisa berupa situs SharePoint atau folder Outlook.

Jika mengetikkan namafile bukan hal Anda, klik tombol Browse untuk mencari file.

5Pilih metode penyimpanan data.

Di sinilah Anda memberi tahu akses apakah akan mengimpor atau menghubungkan data. Anda dapat menautkan ke semua format file kecuali XML.

6 Ikuti langkah-langkah yang tersisa di kotak dialog Get External Data.

Dari sini, langkah-langkahnya bergantung pada format data yang Anda impor. Ikuti petunjuknya dengan hati-hati. Yang terburuk yang bisa terjadi adalah Anda mendapatkan meja impor (atau linked) yang penuh dengan omong kosong. Jika ya, periksa format file sumbernya.

Misalnya, jika sumbernya adalah file teks dan Anda menjadi omong kosong, Anda mungkin perlu mengkonfirmasi bahwa file teks telah disimpan sebagai file delimited (dengan karakter - koma, misalnya - ditempatkan di antara bidang). Ada kemungkinan juga bahwa file sumber tidak dalam format yang benar (misalnya, Anda mungkin berpikir itu adalah spreadsheet Excel tapi tidak).

Jika Anda ingin mengimpor atau menautkan ke jenis file ini sesering mungkin, klik kotak centang Simpan Langkah Impor.(Kotak centang akan terletak di layar terakhir wizard.) Setelah Anda mencentang kotaknya, Anda akan diminta memasukkan nama untuk impor Anda.

7 Grup Impor tab Data Eksternal pada Ribbon berisi tombol yang disebut Saved Imports. Anda dapat menggunakan tombol ini untuk memanggil impor yang tersimpan dan menjalankannya sesering yang Anda suka.

Sumber data harus tetap berada di lokasi asalnya dengan nama aslinya untuk menjalankan kembali impor yang tersimpan.