Bagaimana Menjaga Kontrol Akuntansi yang Baik dengan QuickBooks - dummies

QuickBooks memungkinkan banyak pengguna. Banyak bisnis, setelah mereka tumbuh dengan ukuran tertentu, perlu mendukung beberapa pengguna dengan akses ke informasi akuntansi dan kemampuan, dalam beberapa kasus, untuk menciptakan transaksi akuntansi. Sayangnya, beberapa pengguna sistem akuntansi menciptakan risiko bagi pemilik bisnis.

Dengan memiliki akses ke sistem akuntansi, pengguna secara tidak sengaja dapat mengenalkan kesalahan ke dalam sistem akuntansi atau, sayangnya, dengan sengaja menipu bisnis. Untuk alasan ini, berikut adalah daftar beberapa teknik kontrol QuickBooks yang dapat digunakan oleh pemilik bisnis atau manajer bisnis untuk meminimalkan kesalahan yang tidak disengaja dan meminimalkan kesempatan untuk melakukan pencurian.

• Secara teratur membandingkan jumlah persediaan fisik dengan catatan akuntansi persediaan. Persediaan menyusut, sayangnya. Orang - terkadang karyawan, tapi sering pseudocustomer seperti pengutil - mencuri inventaris. Oleh karena itu, satu hal yang perlu Anda lakukan, baik untuk meminimalkan kerugian persediaan Anda dan untuk mempertahankan catatan akuntansi yang akurat, secara teratur membandingkan jumlah fisik inventaris Anda dengan catatan akuntansi Anda.

  Pendekatan untuk menghitung item yang paling berharga dan termudah untuk mencuri mencakup dua hal:

  • penyusutan persediaan segera diidentifikasi.

  • Pemilik bisnis dapat meminimalkan penyusutan persediaan dengan mengidentifikasi jenis inventaris yang paling sering dicuri atau bahkan saat persediaan paling sering dicuri.

• Rekonsiliasi rekening bank. Satu hal yang harus dilakukan pemilik bisnis adalah mendamaikan rekening bank mereka sendiri. Seringkali, pencurian karyawan oleh personil akuntansi terjadi saat karyawan mencari tahu bagaimana cara menulis cek di rekening bank perusahaan yang pemiliknya tidak melihatnya. Salah satu cara pasti untuk menemukan transaksi fiktif dan curang adalah membuat pemiliknya mendamaikan pernyataan bank tersebut.

  Jika pemiliknya mendamaikan ulang pernyataan bank tersebut, dia dapat membandingkan akuntansi bank untuk akun dengan catatan akuntansi QuickBooks perusahaan. Perbedaan yang jelas dapat diperbaiki, yang berarti bahwa catatan akuntansi QuickBooks lebih akurat. Selain itu, setiap transaksi yang mencurigakan dan mencurigakan cenderung menjadi jelas saat pemilik bisnis melihat dengan cermat cek.

• Pisahkan akuntansi dari tahanan fisik jika memungkinkan. Dalam usaha kecil, sulit untuk selalu memisahkan akuntansi untuk beberapa aktivitas dari hak asuh fisik atau tanggung jawab fisik untuk aktivitas itu.Misalnya, sulit untuk memisahkan akuntansi inventaris dari hak asuh fisik atau akses ke inventaris tersebut.

• Latih karyawan dalam penggunaan QuickBooks. Anda harus melatih karyawan untuk menggunakan QuickBooks jika Anda memiliki bisnis dengan ukuran apa pun karena dua alasan mendasar:

  • Seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks cenderung tidak membuat kesalahan yang tidak disengaja.

  • catatan akuntansi Messi pencurian pencurian karyawan.

• Tutup file QuickBooks Anda. Jika Anda mengikuti kursus Principles of Accounting, Anda akan menemukan bahwa penutupan berarti seperangkat prosedur pembukuan yang dilakukan seseorang untuk mengurangi pendapatan dan biaya sehingga pada awal tahun baru, pendapatan dan pengeluaran dapat dengan mudah dihitung. Di QuickBooks, penutupan berarti sesuatu yang berbeda.

  Tapi Anda masih ingin menutup file QuickBooks untuk menjaga integritas data Anda. Begini caranya: Pilih perintah Edit → Preferences, pilih Accounting, pilih tab Preferensi Perusahaan, lalu klik tombol Set Date Date Date / Password. Saat QuickBooks meminta Anda, tentukan tanggal penutupan dan kata sandi.

  Setelah Anda memberikan informasi ini, QuickBooks melarang atau membatasi pengguna agar tidak berubah atau memasuki transaksi bertanggal sebelum tanggal penutupan. (Hanya orang dengan kata sandi yang dapat melakukan perubahan atau memasukkan transaksi dengan tanggal lebih awal dari tanggal penutupan).

• Kelola sistem akuntansi QuickBooks Anda. Banyak pemilik bisnis tidak memandang sistem akuntansi sebagai sesuatu yang lebih dari sekedar alat untuk menghasilkan faktur, cek gaji, dan informasi yang diperlukan untuk pengembalian pajak tahunan. Sayangnya, hubungan yang jauh dengan sistem akuntansi tersebut berarti bahwa pemilik usaha seringkali tidak merasa perlu untuk secara aktif mengelola apa yang terjadi dengan sistem akuntansi.

  Sistem akuntansi harus menjadi alat yang Anda gunakan untuk mengelola bisnis dengan lebih baik. Dan bisa jadi itu. Tapi jika itu akan menjadi alat untuk mengelola bisnis Anda dengan lebih baik, Anda perlu mengelola sistem ini.

  Anda dapat dengan mudah memastikan bahwa orang melakukan hal-hal yang seharusnya mereka lakukan dengan membuat beberapa daftar periksa sederhana.

Daftar Sampel Bulanan Akuntansi Yang Pernah Dilakukan

Tugas	Selesai?
Data dicadangkan dan dipindahkan ke luar kantor
Rekening bank mendamaikan
Semua faktur, memo kredit, pernyataan keluar
Setiap rekening ketegangan dibersihkan
Laporan keuangan disampaikan
Pengecualian dilaporkan (misalnya, terlambat faktur, tagihan, pesanan pembelian, item inventaris yang kurang tepat)

Contoh Daftar Tugas Akuntansi Tahunan

Tugas	Selesai?
Sesuaikan saldo percobaan
Burn CD dengan nomor akhir tahun untuk catatan permanen
Pertimbangkan untuk membersihkan file data jika jumlahnya sangat besar
Dekat tahun ketika benar-benar selesai