Bagaimana Menjaga Kontrol Akuntansi yang Baik dengan QuickBooks 2011 - dummies

Video: My Friend Irma: The Red Hand / Billy Boy, the Boxer / The Professor's Concerto 2024

Banyak bisnis, setelah mereka tumbuh dengan ukuran tertentu, perlu mendukung beberapa pengguna QuickBooks dengan akses ke informasi akuntansi dan kemampuan, dalam beberapa kasus, untuk membuat transaksi akuntansi. Sayangnya, memiliki beberapa pengguna sistem akuntansi menciptakan risiko bagi pemilik bisnis.

Dengan memiliki akses ke QuickBooks, pengguna secara tidak sengaja dapat mengenalkan kesalahan ke dalam sistem akuntansi atau, sayangnya, dengan sengaja menipu bisnis. Berikut adalah daftar beberapa teknik kontrol QuickBooks yang dapat digunakan oleh pemilik bisnis atau manajer bisnis untuk meminimalkan kesalahan yang tidak disengaja dan kesempatan untuk pencurian:

Secara teratur membandingkan jumlah persediaan fisik dengan catatan akuntansi persediaan. Pendekatan ini menyelesaikan dua hal:
- penyusutan persediaan segera diidentifikasi.
- Pemilik bisnis dapat meminimalkan penyusutan persediaan dengan mengidentifikasi jenis inventaris yang paling sering dicuri atau bahkan saat persediaan paling sering dicuri.
Rekonsiliasi rekening bank. Satu hal yang harus dilakukan pemilik usaha adalah mendamaikan rekening bank mereka sendiri. Seringkali, pencurian karyawan oleh personil akuntansi terjadi saat karyawan mencari tahu bagaimana cara menulis cek di rekening bank perusahaan yang pemiliknya tidak melihatnya. Jika pemiliknya mendamaikan kembali pernyataan bank tersebut, dia dapat membandingkan akuntansi bank untuk akun tersebut dengan catatan akuntansi QuickBooks perusahaan.
Memisahkan akuntansi dari hak asuh fisik jika memungkinkan. Dalam usaha kecil, sulit untuk selalu memisahkan akuntansi untuk beberapa aktivitas dari hak asuh fisik atau tanggung jawab fisik untuk aktivitas itu. Di mana pun Anda dapat memisahkan hak asuh fisik dari akuntansi, pengecekan kesalahan bawaan terjadi. Orang yang melakukan akuntansi secara tidak langsung memeriksa pemeliharaan kustodian fisik dari aset tersebut. Anda dapat meminta bantuan BPA Anda dalam merancang cara untuk memisahkan hak asuh fisik aset dari tugas akuntansi dan pembukuan.
Melatih karyawan cara menggunakan QuickBooks. Anda harus melatih karyawan untuk menggunakan QuickBooks jika Anda memiliki bisnis dengan ukuran apa pun karena dua alasan dasar:
- Seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks cenderung tidak melakukan kesalahan yang tidak disengaja.
- catatan akuntansi Messi pencurian pencurian karyawan. Pelatihan tidak hanya berarti catatan akuntansi yang lebih akurat, tetapi juga bahwa Anda cenderung tidak memiliki lingkungan yang kondusif untuk pencurian atau penggelapan.
Kelola sistem akuntansi QuickBooks Anda. Sistem akuntansi harus menjadi alat yang Anda gunakan untuk mengelola bisnis dengan lebih baik. Agar sistem bisa berjalan, Anda perlu mengatur sistem itu. Anda dapat dengan mudah memastikan bahwa orang melakukan hal-hal yang seharusnya mereka lakukan dengan membuat beberapa daftar periksa sederhana. Anda dapat menggunakan ini sebagai titik awal untuk membuat daftar hal-hal yang harus dilakukan oleh petugas akuntansi atau manajer kantor setiap bulan atau di akhir setiap tahun.

Daftar Sampel Bulanan Bulanan Yang Harus Daftarkan

Data dicadangkan dan dipindahkan di luar kantor
Rekening bank mendamaikan
Semua faktur, memo kredit, pernyataan keluar
Setiap rekening ketegangan dibersihkan
Laporan keuangan disampaikan
Pengecualian yang dilaporkan (misalnya, faktur, tagihan, pesanan pembelian, persediaan barang terlaris yang terlambat;