Bagaimana Menyiapkan Faktur di QuickBooks Online - dummies

Anda memasukkan faktur di QBO untuk memberi tahu pelanggan bahwa mereka berhutang uang untuk barang yang Anda jual atau layanan yang Anda lakukan untuk mereka. Di QBO, Anda dapat menyiapkan faktur dan mengirimnya menggunakan email atau menggunakan Layanan Pos U. S..

Saat menyiapkan faktur, Anda menyertakan informasi tentang apa yang Anda jual kepada pelanggan dengan memasukkan barang ke faktur. Anda membuat item untuk kedua layanan dan produk menggunakan daftar Produk dan Layanan. Untuk memasukkan faktur, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Transaksi → Penjualan untuk menampilkan halaman Transaksi Penjualan.

2. Klik tombol New Transaction dan, dari daftar yang muncul, klik Faktur.

   QBO menampilkan jendela Faktur yang ditunjukkan di sini.

   

   Header dan bagian Rincian jendela Faktur.

3. Pilih pelanggan.

   QBO menampilkan alamat surat pelanggan, persyaratan pembayaran, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, dan opsi Send Later. Angka tersebut juga menunjukkan field Crew # yang muncul karena fakturnya disesuaikan.

   Jika sebuah panel muncul di sebelah kanan, itu akan menampilkan transaksi yang mungkin ingin Anda tautkan ke faktur yang Anda buat.

4. Periksa kembali Tanggal Faktur, Tanggal Jatuh Tempo, dan Persyaratan, dan buatlah pilihan yang sesuai di kotak centang Send Later.

   Jika Anda ingin mengirim faktur melalui email, Anda dapat mengatur preferensi Anda di Pengaturan Perusahaan; klik ikon Gear disamping nama perusahaan Anda dan pilih Company Settings.

5. Isi produk dan layanan yang dibeli pelanggan:

   1. Klik di kolom Product / Service dan pilih item yang sesuai untuk faktur yang Anda buat.

      Anda dapat mengetikkan karakter di kolom Product / Service dan QBO akan membantu Anda menemukan itemnya.

   2. Opsional, edit kolom Deskripsi untuk item yang dipilih.

   3. Gunakan kolom Qty, Rate, and Amount untuk memasok jumlah item terpilih yang Anda jual, tarif yang Anda bayar untuk setiap item, dan jumlah yang harus dibayar pelanggan. Bila Anda menyediakan dua nilai Qty, Rate, dan Amount, QuickBooks menghitung nilai ketiga.

   4. Jika sesuai, periksa kotak Pajak.

   5. Ulangi Langkah a untuk menambahkan item ke faktur.

6. Anda dapat menggulir ke bawah di jendela Faktur, seperti yang ditunjukkan di sini, dan memilih tingkat pajak penjualan dan, jika sesuai, jumlah diskon atau persen.

   

   Gunakan bagian bawah jendela Faktur untuk menangani pajak penjualan, informasi diskon, pesan, dan lampiran.

   Anda melihat opsi Tarif Pajak Penjualan hanya untuk faktur jika Anda telah mengaktifkan fitur Pajak Penjualan dengan memilih Pajak Penjualan → Mengatur Tarif Pajak Penjualan.

   Anda juga dapat menerapkan diskon ke faktur jika Anda telah memilih perusahaan untuk menampilkan kotak Diskon; ketik pesan kepada pelanggan; ketik informasi di kotak Pernyataan Memo, yang QBO transfer langsung ke pernyataan yang Anda buat di masa depan; dan lampirkan dokumen elektronik ke faktur.

   Jika di kotak dialog Pengaturan Perusahaan, Anda mengaktifkan preferensi untuk menampilkan kotak Deposit di bagian bawah faktur, Anda dapat menggunakannya untuk mengurangi jumlah faktur dengan jumlah setoran yang dibayarkan oleh pelanggan.

   Anda dapat mengontrol apakah diskon tersebut adalah diskon sebelum pajak atau setelah pajak dengan mengeklik tombol yang muncul di sebelah kiri kotak Diskon dan Tarif Pajak Penjualan. Mengklik tombol swapping posisi dua kotak; Ketika kotak Diskon muncul di bagian atas, diskonnya adalah pra-pajak.

7. Untuk melampirkan dokumen elektronik ke faktur, klik di kotak Attachments dan arahkan ke dokumen atau seret dan lepaskan salinan elektronik ke dalam kotak Attachments.

8. Di bagian bawah jendela, Anda bisa

   • Membatalkan faktur atau membersihkan jendela dan mulai lagi.

   • Klik Print or Preview untuk mencetak atau melihat pratinjau faktur.

   • Klik Make Recurring untuk menyiapkan faktur sebagai faktur berulang yang ingin Anda kirim pada jadwal yang Anda tentukan.

   • Klik Customize untuk menyesuaikan bentuk faktur.

   • Klik Save untuk menetapkan nomor faktur dan simpan faktur di QBO.

   • Klik Save and Send untuk menetapkan nomor faktur, simpan faktur, dan kirimkan salinannya ke pelanggan.

   Jendela muncul, di mana Anda dapat menulis pesan email dan melihat pratinjau faktur. Setelah mengirimkan faktur Anda, informasi waktu dan tanggal pengiriman email muncul di header.

   Anda dapat mengklik tanda panah di samping Save and Send lalu pilih Save and New untuk menyimpan faktur dan memulai yang baru, atau pilih Save and Close untuk menyimpan faktur dan tutup jendela Faktur. Pilihan yang Anda pilih akan muncul saat Anda menampilkan jendela Faktur. Sebenarnya, di jendela transaksi apa pun, pilihan yang Anda buat muncul saat Anda membuka jendela lagi.