Bagaimana Menyiapkan Memo Kredit di QuickBooks 2015 - dummies

Mungkin ada saat-saat ketika Anda perlu menyiapkan memo kredit dengan QuickBooks 2015. Memo kredit bisa menjadi cara mudah untuk memperbaiki data- kesalahan masuk yang tidak Anda temukan atau perbaiki sebelumnya. Memo kredit juga merupakan cara mudah untuk menangani hal-hal seperti pengembalian dan pengembalian pelanggan. Jika Anda telah menyiapkan faktur sebelumnya, Anda akan mendapati bahwa menyiapkan memo kredit QuickBooks jauh lebih mudah daripada menggunakan metode kuno.

Langkah-langkah berikut menjelaskan cara membuat jenis memo kredit yang paling rumit dan terlibat: memo kredit produk . Membuat layanan atau memo kredit profesional pada dasarnya bekerja dengan cara yang sama. Anda hanya mengisi kolom lebih sedikit.

1. Pilih Pelanggan → Buat Memo Kredit / Pengembalian Dana atau klik ikon Pengembalian Dana & Kredit di bagian Pelanggan di halaman Awal untuk menampilkan jendela Create Credit Memos / Refunds.

   

2. Identifikasi pelanggan dan, bila perlu, pekerjaan di daftar drop-down Customer: Job.

   Anda dapat memilih pelanggan atau pekerjaan dari daftar dengan mengkliknya.

3. (Opsional) Tentukan kelas untuk memo kredit.

   Jika Anda menggunakan kelas untuk mengkategorikan transaksi, aktifkan daftar drop-down Kelas dan pilih kelas yang sesuai untuk memo kredit.

4. Tanggal memo kredit.

   Tekan Tab untuk memindahkan kursor ke kotak teks Date. Kemudian masukkan tanggal yang benar dalam format MM / DD / YYYY.

5. (Opsional) Masukkan nomor memo kredit.

   QuickBooks menunjukkan nomor memo kredit dengan menambahkan 1 ke nomor memo kredit terakhir yang Anda gunakan. Anda dapat menerima nomor atau tab pada kotak teks No. Kredit untuk mengubah nomor yang Anda inginkan.

6. Perbaiki alamat Pelanggan, jika perlu.

   QuickBooks mengambil alamat penagihan dari daftar Pelanggan. Anda dapat mengubah alamat untuk memo kredit dengan mengganti beberapa bagian dari alamat penagihan biasa. Biasanya, Anda harus menggunakan alamat yang sama untuk memo kredit yang Anda gunakan untuk faktur atau faktur asli.

7. (Opsional … semacam) Berikan nomor pesanan pembelian (PO).

   Jika memo kredit menyesuaikan total sisa saldo pada pesanan pembelian pelanggan, Anda mungkin harus memasukkan nomor pesanan pembelian ke dalam kotak teks P. O. No.

   Inilah beberapa logika dari saran ini, bagi pembaca yang peduli: Jika Anda menagih pelanggan Anda $ 1.000 pada PO No. 1984, yang memberikan otorisasi pembelian sebesar $ 1.000, Anda menghabiskan seluruh pesanan pembelian - setidaknya menurut petugas rekening pembayaran pelanggan, yang memproses faktur Anda.

   Jika Anda memastikan bahwa memo kredit seharga $ 1, 000 diidentifikasi terkait dengan P.O. No. 1984, bagaimanapun, pada dasarnya Anda membebaskan saldo pembelian $ 1.000, yang mungkin berarti Anda dapat menggunakan, atau menagih, pesanan pembelian lagi.

8. Jika pelanggan mengembalikan barang, jelaskan setiap item.

   Pindahkan kursor ke baris pertama kotak teks Item / Description / Tax / Qty / Rate / Amount. Pada baris kosong pertama kotak, aktifkan daftar drop-down Item dan kemudian pilih itemnya. Setelah Anda memilihnya, QuickBooks mengisi kotak Description dan Rate text dengan deskripsi penjualan dan harga penjualan yang Anda masukkan dalam daftar Item.

   Masukkan jumlah item yang pelanggan kembali ke kotak teks Qty. Masukkan setiap item yang pelanggan kembali dengan mengisi baris kosong dari kotak daftar.

   Dalam kasus item inventaris, QuickBooks mengasumsikan bahwa item yang Anda tampilkan pada memo kredit akan dikembalikan ke inventaris. Anda ingin menyesuaikan jumlah fisik inventaris Anda jika item yang tidak terjual dikembalikan.

   Seperti halnya faktur, Anda bisa memasukkan sebanyak mungkin barang pada memo kredit sesuai keinginan.

9. Jelaskan item khusus yang harus disertakan dalam memo kredit.

   Jika Anda ingin mengeluarkan memo kredit untuk item lain yang muncul di faktur asli - pengiriman, diskon, biaya lainnya, dan sebagainya - tambahkan deskripsi setiap item ke daftar Item.

   Untuk menambahkan deskripsi item ini, aktifkan daftar drop-down Item dari baris kosong berikutnya dan kemudian pilih item khusus. Setelah QuickBooks mengisi kotak Description dan Rate text, edit informasi ini. Masukkan setiap item khusus - subtotal, diskon, pengiriman, dan sebagainya - yang Anda berikan pada memo kredit.

   Jika Anda ingin memasukkan item Diskon, Anda harus memasukkan item Subtotal pada memo kredit setelah inventaris atau barang lain yang telah Anda diskonto. Kemudian tempelkan item Diskon langsung setelah item Subtotal. Dengan cara ini, QuickBooks menghitung diskon sebagai persentase subtotal.

10. (Opsional) Tambahkan pesan pelanggan.

    Aktifkan daftar Customer Message dan pilih pesan pelanggan yang cerdas.

11. Tentukan pajak penjualan.

    Pindahkan kursor ke kotak daftar pajak, aktifkan kotak daftar, lalu pilih pajak penjualan yang benar.

12. Tambahkan memo.

    Anda dapat menggunakan kotak teks Memo untuk menambahkan deskripsi memo ke memo kredit. Misalnya, Anda mungkin menggunakan deskripsi ini untuk menjelaskan alasan Anda menerbitkan memo kredit dan untuk referensi silang faktur atau faktur asli. Perhatikan bahwa kolom Memo tercetak pada Customer Statement.

13. Jika Anda ingin menunda pencetakan memo kredit ini, pilih kotak centang Print Later.

14. Simpan memo kredit.

    Untuk menyimpan memo kredit yang telah selesai, klik tombol Simpan & Baru atau Simpan & Tutup. QuickBooks kemudian menampilkan kotak dialog yang menanyakan apa yang ingin Anda lakukan dengan memo kredit: Pertahankan kredit, berikan pengembalian dana, atau terapkan kredit ke faktur. Buat pilihan Anda dengan mengklik tombol yang sesuai dengan apa yang ingin Anda lakukan.

    Jika Anda memilih Terapkan ke Faktur, QuickBooks meminta beberapa informasi tambahan.QuickBooks kemudian menyimpan memo kredit yang ada di layar dan, jika Anda mengklik Save & New, menampilkan jendela Create Memos / Refunds yang kosong sehingga Anda dapat membuat memo kredit lainnya. Setelah selesai membuat memo kredit, Anda bisa mengklik tombol Close formulir memo kredit.