Bagaimana cara merekam tagihan Anda melalui Windows Enter Bills di QuickBooks 2017 - dummies

Saat tagihan masuk, hal pertama yang harus dilakukan adalah mencatatnya di QuickBooks 2017. Anda dapat mencatat tagihan melalui jendela Enter Bills atau daftar Accounts Payable. Jika Anda berencana untuk melacak tagihan dengan biaya dan item, Anda perlu menggunakan jendela Enter Bills.

Untuk merekam tagihan melalui jendela Enter Bills, ikuti langkah-langkah ini:

1. Choose Vendor → Enter Bills. Sebagai alternatif, klik ikon Enter Bills di area Vendor di beranda. Anda pasti memperhatikan bahwa bagian atas jendela ini terlihat sangat mirip cek, dan itu karena sebagian besar informasi yang Anda masukkan di sini berakhir di cek yang Anda tulis untuk membayar tagihan Anda. (Jika Anda melihat kata Kredit di bagian atas formulir daripada Bill, pilih tombol pilihan Bill di pojok kiri atas. Anda juga dapat menggunakan layar ini untuk memasukkan kredit. memo dari vendor.)

   

2. Pilih nama vendor yang Anda bayar. Jika Anda ingin membayar tagihan ini ke vendor yang sudah ada di daftar Vendor, klik panah bawah di akhir baris Vendor dan pilih vendornya. (Kemudian QuickBooks secara otomatis mengisi jendela Enter Bills dengan informasi sebanyak yang dapat Anda ingat.) Jika vendor ini baru, QuickBooks meminta Anda menambahkan Cepat atau Menyiapkan beberapa informasi tentang vendor: alamat, batas kredit, persyaratan pembayaran, dan begitu seterusnya Anda memberikan informasi ini di jendela Vendor Baru.

   Jika Anda memiliki satu atau lebih pesanan pembelian terisi dengan vendor yang Anda pilih, QuickBooks menanyakan apakah Anda ingin menerima terhadap pesanan pembelian. Klik Ya jika Anda melakukannya atau Tidak jika tidak. Jika Anda memilih untuk menerima terhadap pesanan pembelian, QuickBooks menampilkan kotak dialog Open Purchase Order. Ini berisi daftar pesanan pembelian terbuka yang telah Anda rekam.

   Bila Anda memilih satu atau lebih perintah pembelian untuk diterima, QuickBooks mengisi item dan jumlah dari pesanan ini untuk Anda, yang dapat Anda modifikasi seperlunya. Setelah selesai dengan kotak dialog Open Purchase Order, klik OK untuk kembali ke jendela Enter Bills.

   

   Untuk membuat pesanan pembelian, yang merupakan catatan barang yang Anda pesan dari vendor, pilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian. Saat QuickBooks menampilkan jendela Create Purchase Orders, jelaskan pesanan Anda. Anda mencetak dan mengedit pesanan pembelian, dengan cara yang sama seperti Anda mencetak faktur dan memo kredit.

3. Pilih istilah pembayaran yang menjelaskan kapan tagihan jatuh tempo. Pada baris Ketentuan, buka daftar drop-down dan pilih persyaratan pembayaran (jika informasinya belum ada saat Anda menyiapkan vendor).
4. (Opsional) Masukkan nomor referensi vendor. Jika Anda memasukkan nomor referensi vendor untuk tagihan - ini mungkin hanya nomor faktur atau nomor rekening Anda - nomor referensi dicetak pada voucher yang merupakan bagian dari cek tercetak.
5. (Opsional) Masukkan memo untuk menjelaskan tagihan. Anda bisa memasukkan catatan di kotak teks Memo. Catatan yang Anda masukkan muncul pada register A / P.
6. Pindahkan kursor ke kolom Account pada tab Expenses dan masukkan nama akun biaya. Kemungkinan bagus bahwa Anda ingin memasukkan nama akun pengeluaran yang sudah ada di bagan akun. Jika demikian, klik tanda panah ke bawah untuk melihat daftar semua akun Anda. Anda mungkin harus menggulir daftar untuk membuka akun pengeluaran. (Cara cepat untuk menurunkan daftar adalah mulai mengetikkan nama akun, langsung masuk daftar.) Klik akun yang mewakili tagihan ini. (Kemungkinan besar, ini Perlengkapan atau sejenisnya.)

   Jika Anda perlu membuat kategori akun biaya baru untuk tagihan ini, pilih Add New dari daftar teratas. Anda melihat kotak dialog New Account. Isi informasi dan klik OK.

   Bagaimana jika uang yang Anda bayarkan karena tagihan ini dapat dibagi di antara dua, tiga, atau empat rekening pengeluaran? Cukup klik di bawah akun yang baru Anda masuki. Panah bawah muncul. Klik untuk memasukkan akun pengeluaran lain, dan akun lainnya, jika perlu.

7. Tab ke kolom Jumlah, jika perlu, dan ubah jumlahnya. Jika Anda membelah tagihan ini di antara beberapa akun, pastikan angka di kolom Jumlah menambah total tagihan.
8. (Opsional) Masukkan kata-kata penjelasan atau kebijaksanaan di kolom Memo.
9. (Opsional) Tetapkan biaya kepada Pelanggan: Ayub. Jika Anda berencana untuk mengganti biaya ini, atau jika Anda hanya ingin melacak pengeluaran Anda melalui pekerjaan, masukkan pelanggan yang akan mengganti uang Anda. Masukkan jumlah untuk setiap akun jika perlu. Anda bisa menggunakan panah ke bawah untuk mencari pelanggan dan kemudian mengkliknya.
10. (Opsional) Tetapkan biaya ke kelas. Anda juga dapat melacak pengeluaran menurut kelas dengan membuat entri di kolom Kelas. Perhatikan panah bawah yang biasa dan klik untuk melihat daftar kelas. (Anda tidak melihat kolom Kelas kecuali Anda memberi tahu QuickBooks bahwa Anda ingin menggunakan kelas.)

    Jika Anda ingin memiliki biaya lagu QuickBooks menurut kelas, Anda dapat mengaturnya untuk melakukannya. Untuk menyiapkan QuickBooks untuk melacak biaya, pilih Edit → Preferences. Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Preferences, klik ikon Accounting, klik tab Preferensi Perusahaan, lalu pilih kotak centang Use Class Tracking.

    Jika mau, klik tombol Hitung Ulang untuk total biaya.

11. Gunakan tab Items untuk mencatat berbagai item yang mewakili tagihan. Klik tab Items. Masukkan barang yang Anda beli dan harga yang Anda bayarkan untuk mereka.

    Jika Anda menyadari setelah menyelesaikan sebagian tagihan bahwa tagihan memang membayar pesanan pembelian, klik tombol Select PO, yang muncul di pita Utama jendela Enter Bills.

    Dari daftar drop-down Vendor, pilih nama vendor yang mengirimkan tagihan kepada Anda. Dalam daftar pesanan pembelian terbuka, klik di kolom di sebelah kiri untuk memberi tanda centang di sebelah pesanan pembelian (atau pesanan) yang Anda bayar. Cukup mudah? Klik OK setelah selesai; QuickBooks mengisi tab Items untuk Anda secara otomatis.

12. Pindahkan ke kolom Item dan masukkan nama untuk item tersebut. Perhatikan panah bawah di kolom ini. Klik untuk melihat daftar Item. Apakah item yang Anda bayar muncul di daftar ini? Jika ya, klik item itu. Jika tidak, pilih Add New dari daftar teratas dan isi jendela New Item.
13. Isi sisa baris item pada tab Items. Anda bisa memasukkan semua barang yang Anda beli di sini. Pastikan tab Items secara akurat menunjukkan item yang Anda beli, biaya, dan jumlah mereka. Jika mau, klik tombol Hitung Ulang untuk total item.
14. Simpan tagihannya. Klik Save & New untuk menyimpan catatan tagihan Anda dan kemudian memasukkan tagihan lain. Atau klik Save & Close untuk mencatat tagihan Anda namun tidak memasukkan tagihan lain.

Sama seperti kasus dengan jendela yang terkait dengan pelanggan (seperti jendela Create Faktur), QuickBooks menampilkan informasi historis tentang vendor di sidebar kanan. Anda dapat beralih antara Vendor dan Transaksi, menjalankan laporan cepat, dan dengan cepat menautkan tagihan atau faktur, tagihan, dan catatan lain sebelumnya kepada klien yang pernah Anda ajak berbisnis.