Bagaimana Menetapkan Opsi Akuntansi Umum di QuickBooks 2014 - dummies

< Tab Preferensi Perusahaan menyediakan lima kotak cek akuntansi umum berikut, serta peringatan tanggal dan tanggal penutupan. (Kotak centang mungkin sudah cukup jelas bagi siapa saja yang telah melakukan sedikit akuntansi dengan QuickBooks.)

Gunakan Nomor Akun: Kotak centang Gunakan Bilangan Rekening, jika dipilih, memungkinkan Anda memasukkan nomor rekening untuk sebuah transaksi. Kotak centang yang terkait, Show Lowest Subaccount Only, memberitahu QuickBooks untuk menampilkan hanya nama dan nomor akun subaccount (jika Anda menggunakannya) alih-alih warisan penuh akun.

• Jika Anda menggunakan banyak level subaccounts, opsi ini benar-benar dapat membersihkan tampilan, sehingga memudahkan untuk mengetahui akun yang sedang Anda lihat.

  Require Accounts: Kotak centang Require Accounts, jika terpilih, memberitahu QuickBooks bahwa Anda harus menentukan akun untuk transaksi. Ini masuk akal. Jika Anda tidak menggunakan akun untuk melacak jumlah yang mengalir masuk dan keluar dari bisnis, Anda tidak benar-benar melakukan akuntansi. Tidak akan pernah masuk akal untuk membatalkan pilihan pada kotak centang Require Accounts.

• Gunakan Pelacakan Kelas untuk Transaksi: Kotak centang Use Class Tracking memungkinkan Anda memberi tahu QuickBooks bahwa Anda ingin menggunakan tidak hanya akun untuk melacak informasi keuangan Anda, tetapi juga kelas. Kelas membiarkan Anda membagi informasi tingkat akun dengan cara lain. Ini terdengar rumit, tapi sangat sederhana.

• Daftar akun, misalnya, memungkinkan Anda melacak pendapatan dan biaya menurut kategori pendapatan dan biaya. Anda dapat melacak biaya dengan menggunakan kategori seperti upah, uang sewa, dan persediaan. Oleh karena itu, kelas memberi Anda cara untuk melacak informasi ini di dimensi lain.

  Misalnya, Anda dapat membagi biaya gaji menjadi upah yang dikeluarkan untuk dua lokasi bisnis Anda yang berbeda. Seorang pemilik restoran dengan dua restoran mungkin ingin melakukan ini. Perhatikan bahwa QuickBooks juga menyediakan sebuah kotak yang dapat Anda periksa untuk menunjukkan bahwa QuickBooks harus meminta Anda untuk menetapkan kelas.

  Tetapkan Secara Otomatis Nomor Entri Jurnal Umum: Kotak centang ini memberitahu QuickBooks untuk menetapkan nomor ke entri jurnal umum yang Anda masukkan dengan menggunakan perintah Make Journal Entry. Anda ingin membiarkan kotak centang ini dipilih. Entri jurnal umum, omong-omong, biasanya dimasukkan oleh BPA atau akuntan profesional di staf Anda.

• Peringatkan Ketika Mengeposkan Transaksi ke Saldo Laba: Kotak centang ini memberitahu QuickBooks untuk menampilkan pesan peringatan kapan pun Anda atau orang lain mencoba mendebit atau mengkredit akun saldo laba secara langsung.(Biasanya, Anda tidak ingin langsung mendebet atau mengkredit akun laba ditahan, dan hanya akuntan terampil yang akan memasukkan transaksi langsung ke laba ditahan dalam hal apapun.)

• Peringatan Tanggal: Kotak Peringatan Tanggal memberitahu QuickBooks untuk memperingatkan Anda kapan Anda atau orang lain melakukan transaksi dengan tanggal yang terlalu jauh di masa lalu atau terlalu jauh ke masa depan. Jika Anda menandai salah satu dari kotak Peringatan Tanggal, Anda juga ingin menentukan berapa hari terlalu jauh ke masa lalu atau terlalu jauh ke masa depan.

• Penutupan Penutupan: Kotak Tanggal Penutup memungkinkan Anda mengidentifikasi tanggal sebelum file data QuickBooks Anda tidak dapat diubah. Dengan kata lain, jika Anda menetapkan tanggal penutupan sampai 31 Desember 2012, Anda memberi tahu QuickBooks bahwa Anda tidak menginginkan adanya perubahan pada file data QuickBooks sebelum tanggal ini.

• Ini berarti seseorang tidak dapat mengubah transaksi yang bertanggal sebelum tanggal penutupan Anda tanpa mendapat pesan peringatan yang menakutkan. Ini juga berarti seseorang tidak dapat melakukan transaksi dengan menggunakan tanggal sebelum tanggal penutupan ini. Anda bisa klik tombol Set Date / Password untuk menampilkan kotak dialog yang memungkinkan Anda menentukan tanggal penutupan dan membuat kata sandi yang diperlukan saat seseorang ingin menambahkan transaksi lama atau memodifikasi transaksi lama.

• Semua versi QuickBooks terbaru selalu memberikan jejak audit yang selalu ada, sehingga Anda tidak lagi melihat pilihan sertifikasi check box Audit Trail lagi. Jejak audit, tolong teruskan daftar siapa yang membuat perubahan pada transaksi. Akuntan, bisa ditebak, cinta jejak audit. Jalur audit memungkinkan seseorang, seperti BPA Anda, masuk setelah mengetahui fakta dan mengetahui mengapa saldo akun sesuai dengan keinginan Anda.