Bagaimana Menggunakan Tabel Analyzer di Access 2016 - dummies

Bukankah ini terdengar hebat? Access Table Analyzer menjanjikan untuk mengambil tabel flat-file yang berantakan (seperti spreadsheet impor) - dengan semua data berulang - dan mengubahnya menjadi tabel relasional yang efisien. Tapi, seperti kata pepatah, janji yang dibuat adalah janji yang dipatahkan. Kecuali file flat Anda mengikuti beberapa peraturan yang ketat, Table Analyzer tidak akan berhasil melakukannya dengan benar.

Database flat-file adalah database dimana semua data dalam satu file. Access adalah database relasional yang memungkinkan data disimpan dalam beberapa tabel agar lebih efisien.

Terkadang Anda mendapatkan rangkaian tabel relasional yang sempurna, dan terkadang Table Analyzer tidak menyarankan tabel baru jika seharusnya atau menyarankan tabel baru jika tidak seharusnya. Cobalah dan lihat apa yang terjadi. Kasus terbaik, ini bekerja dengan benar dan Anda baru saja menyelamatkan diri Anda dengan muatan kapal. Kasus terburuk, itu tidak bekerja dengan benar dan Anda menyia-nyiakan beberapa menit waktumu. Sebagian besar waktu, Anda akan mendapatkan sesuatu yang mungkin perlu tweaker. Setidaknya Anda menghemat sebagian muatan kapal waktu!

Analyzer bekerja paling baik dengan tabel flat-file yang berisi banyak informasi duplikat. Misalnya, bayangkan sebuah tabel flat-file untuk toko buku. Setiap record dalam tabel berisi data pelanggan dan buku. Jika pelanggan yang sama membeli enam buku, tabel berisi enam catatan terpisah dengan nama pelanggan, alamat, dan informasi lainnya yang diduplikasi dalam setiap buku. Kalikan dengan 1, 000 pelanggan, dan Anda memiliki jenis berantakan flat-file yang sama dengan yang diharapkan oleh Analyzer.

Dengan pemikiran itu, inilah cara memanggil Wizard Analyzer Tabel:

1. Buka database Anda dan pilih tabel yang ingin Anda evaluasi dari panel Navigasi.

2. Klik tab Database Tools.

   Kelompok penganalisis tombol muncul di Ribbon.

   

   Grup Analisis pada Pita.

3. Klik tombol Analyze Table dari kelompok Analyze.

   Kotak dialog Wizard Analyzer Tabel muncul.

   

   Inilah Tabel Analyzer.

4. Baca dua layar pertama jika Anda mau (mereka benar-benar mendidik); klik Next setelah masing-masing.

   Layar Wizard Analyzer Table yang lain muncul.

   

   Pilih tabel untuk dianalisis.

5. Nama tabel yang Anda pilih di panel Navigasi harus dipilih dalam daftar Tabel. Jika tidak, klik nama tabel yang ingin Anda konversi.

6. Klik Berikutnya.

   Pada kotak dialog yang muncul, wizard menanyakan apakah Anda ingin membiarkan penyihir melakukan aplikasinya (wizard akan memutuskan bagaimana tabel flat-file harus disusun ke dalam beberapa tabel) atau jika Anda ingin menentukan bidang mana pergi ke meja apa

7. Klik opsi Yes (jika belum dipilih) untuk memberi wizard kekuatan penuh dalam menentukan takdir tabel Anda, lalu klik Next.

   Jika wizard menyarankan agar Anda tidak membagi meja Anda, klik tombol Cancel dan tepuk diri Anda di belakang untuk pekerjaan dengan baik. Pesan ini berarti wizard menganggap meja Anda baik-baik saja seperti apa adanya.

   Jika wizard membagi tabel Anda, itu akan menganalisis tabel Anda dan menunjukkan temuannya kepada Anda.

   

   Tabel Analyzer membuat keputusannya.

8. Pastikan informasi dari tabel flat-file Anda dikelompokkan dengan benar ke dalam tabel baru:

   • Jika informasi dikelompokkan dengan benar, beri nama tabel dengan mengklik dua kali bilah judul setiap tabel dan mengetikkan nama baru di kotak dialog yang dihasilkan.

   • Jika informasinya tidak dikelompokkan dengan benar, gunakan mouse untuk menyeret dan melepaskan bidang dari tabel ke tabel - dan kemudian klik dua kali bilah judul tabel untuk mengganti nama tabel.

   • Jika Anda ingin membuat tabel baru, tarik bidang ke ruang terbuka di antara atau di sekitar tabel yang ada. Wizard akan membuat jendela tabel baru yang berisi field. Klik dua kali bar judul tabel baru untuk mengganti nama tabel.

9. Setelah selesai mengatur dan memberi nama tabel Anda, klik Next.

   Wizard secara otomatis memilih field kunci untuk setiap tabel yang menurutnya membutuhkan field kunci. Jika penyihir memilih bidang dengan benar sebagai bidang kunci, Anda dapat memperbaiki kesalahan tersebut.

10. Jika wizard tidak menunjuk bidang kunci dengan benar, Anda dapat

    • Menunjuk bidang yang ada sebagai bidang kunci dengan memilih kolom dan mengklik tombol Set Unique Identifier (terlihat seperti tombol).

    • Ubah penandaan field-key dengan memilih bidang kunci yang benar dan kemudian klik tombol Set Unique Identifier (terlihat seperti tombol).

    • Tambahkan field kunci dengan mengklik tombol Add Generated Key (berisi tanda tambah dan tombol).

11. Klik Next untuk langkah terakhir dalam proses.

    Wizard menawarkan untuk membuat kueri yang terlihat dan berfungsi seperti tabel asli Anda. Jika Anda memiliki laporan dan formulir yang sesuai dengan file flat, mereka akan bekerja dengan kueri baru.

    Pada titik ini dalam prosesnya, Anda mungkin tidak melihat layar terakhir wizard seperti yang dijelaskan pada Langkah 12; wizard mungkin memberi tahu Anda bahwa beberapa data Anda mungkin salah dan Anda harus memperbaikinya. Misalnya, jika Anda memiliki field Country di meja Anda dan ada dua entri seperti Amerika Serikat dan UAS, wizard akan meminta - atau menyarankan - koreksi untuk kesalahan tersebut. Anda pasti harus memperbaiki jenis kesalahan ini.

    Sayangnya, penyihir sering kali tidak begitu ahli dalam mengenali kesalahan tersebut. (Sebaiknya Anda mengganti Belgia ke Brazil, misalnya.) Mengintip sebentar data untuk kesalahan aktual dan terus berlanjut - karena "koreksi" yang disarankan seringkali salah!

12. Pilih Ya agar wizard membuat kueri atau Tidak untuk melewati pembuatan kueri.

    Memilih Ya membuat kueri yang berjalan melawan tabel baru. Permintaan terlihat dan bertindak seperti tabel asli.Tabel asli diganti namanya dengan _OLD ditambal di akhir, dan setiap laporan dan formulir menggunakan kueri (bukan tabel asli) secara otomatis. Memilih Tidak menghasilkan tabel baru tapi meninggalkan tabel asli dengan nama aslinya.

13. Klik Finish untuk keluar dari wizard.

    Wizard menyelesaikan proses pemisahan tabel flat-file menjadi satu set tabel relasional.

Tabel Analyzer tidak mungkin membagi database flat-file dengan benar ke database relasional yang dirancang dengan baik - terutama jika file flatnya rumit. Anda jauh lebih baik membawa database ke manusia yang berkualifikasi dan membiarkannya mendesain ulang dengan benar sebagai database relasional - atau mencari tahu bagaimana melakukannya sendiri!