QuickBooks 2008 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Stephen L. Nelson

Anda aset bisnis mungkin termasuk kemampuan Anda untuk bekerja dengan perangkat lunak akuntansi QuickBooks. Lembar Cheat yang berguna ini membantu Anda membangun pengetahuan pembukuan Anda - mulai dari pengelolaan file data hingga persiapan penggajian, daftar item perakitan untuk membeli pelacakan pesanan dengan QuickBooks 2008.

Cara Menetapkan Tanggal Penutupan dan Sandi di QuickBooks

QuickBooks doesn mengharuskan Anda untuk atau bahkan membiarkan Anda "menutup" bulan dan tahun, seperti yang dilakukan oleh sistem akuntansi manual lama. (Bila Anda "menutup" periode akuntansi lama, Anda benar-benar menolak akun pendapatan dan beban, dan mentransfer jumlah bersih ke akun ekuitas pemilik.)

Namun, QuickBooks tidak membiarkan Anda menggunakan tanggal penutupan dan kata sandi. Tanggal penutupan semacam mencegah seseorang memasuki transaksi lebih awal dari tanggal yang ditentukan. Jika Anda menyetel kata sandi penutup, misalnya seseorang perlu memasukkan kata sandinya sebelum melakukan transaksi atau mengubah transaksi bertanggal sebelum tanggal penutupan. Jika Anda tidak menyetel kata sandi penutup, seseorang yang mencoba memasukkan atau mengubah transaksi tertanggal sebelum tanggal penutupan diperingatkan, namun dia tetap dapat membuat atau mengubah entri.

Untuk menetapkan tanggal penutupan, pilih Edit → Preferences, klik ikon Akuntansi, klik tab Preferensi Perusahaan, lalu masukkan tanggal penutupan (mungkin akhir tahun yang terakhir selesai) di Tanggal Melalui Buku Tertutup. Untuk menggunakan kata sandi penutup, klik tombol Set Password, dan gunakan kotak dialog yang QuickBooks tampilkan untuk membuat kata sandi penutup.

Mendapatkan Siap Melakukan Penggajian dengan QuickBooks 2008

Jika Anda ingin menggunakan salah satu opsi layanan QuickBooks Payroll karena Anda ingin menghemat uang, Anda tidak takut dengan sedikit dokumen, atau mungkin Anda menginginkan fleksibilitas ekstra yang menyertainya Anda sendiri, Anda perlu mendaftar untuk mendapatkan rasa layanan yang sesuai.

Untuk mengatur opsi layanan penggajian, bersiaplah untuk naik di Internet. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di QuickBooks, pilih Employees → Payroll → Order Payroll Service.

   QuickBooks terhubung ke Internet dan menampilkan halaman pertama formulir web beberapa halaman yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dan menyiapkan layanan QuickBooks Payroll.

2. Ikuti petunjuk di layar.

   Catatan: Menyiapkan layanan Penggajian QuickBooks mengharuskan Anda memiliki informasi penggajian terkini yang akurat untuk semua karyawan Anda dan juga informasi tingkat pemotongan negara bagian. Anda ingin mengumpulkan semua informasi ini sebelum memulai. Proses menyiapkan daftar gaji - dengan asumsi Anda memiliki informasi yang ada dan bahwa Anda hanya memiliki segelintir karyawan - tidak boleh lebih dari setengah jam.

3. Jadwalkan daftar gaji Anda.

   Setelah Anda mendaftar (dan secara tidak langsung mengatur) layanan QuickBooks Payroll, Anda perlu menjadwalkan kegiatan penggajian Anda yang akan datang. Untuk melakukannya, pilih perintah Employees → Add or Edit Payroll Schedule.

   Saat QuickBooks menampilkan jendela Daftar Gaji Pembayaran, klik tombol Jadwal Penggajian lalu New. Saat diminta oleh QuickBooks, jelaskan daftar gaji yang sedang Anda penjadwalan. Misalnya, jika Anda menyiapkan daftar gaji mingguan, beri nama daftar gaji seperti gaji hari Jumat. Selanjutnya, deskripsikan frekuensi sebagai mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, dan seterusnya.

4. Jelaskan karyawan Anda.

   Anda perlu menjelaskan masing-masing karyawan Anda, dan Anda perlu mengidentifikasi jadwal gaji mereka. Pilih Karyawan → Pusat Karyawan. Klik tombol Karyawan Baru. Kemudian, gunakan tab pada jendela yang menampilkan QuickBooks untuk memberikan nama, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan sebagainya. Perhatikan bahwa Anda menggunakan tab Penggajian dan Kompensasi untuk menentukan upah atau gaji karyawan dan menugaskan karyawan tersebut ke daftar gaji terjadwal.

Item Daftar yang Tidak Aktif dalam QuickBooks 2008

Salah satu fitur rapi di QuickBooks adalah memungkinkan Anda menyederhanakan daftar Anda dengan menyembunyikan item yang tidak lagi aktif, termasuk yang Anda harapkan akan aktif lagi nanti. Jika Anda memiliki karyawan musiman, Anda dapat menyembunyikannya dari daftar Karyawan Anda selama masa kerja ketika mereka tidak bekerja. Atau jika Anda menjual gantungan kunci peringatan hanya setiap lima tahun sekali, Anda dapat menjaganya agar tidak mengelompokkan daftar barang Anda di tahun-tahun yang akan datang. Anda juga dapat menonaktifkan pelanggan dan vendor dari daftar masing-masing.

Untuk menonaktifkan sesuatu dari daftar, yang harus Anda lakukan adalah membuka daftar dan klik dua kali item tersebut. Saat QuickBooks membuka item, karyawan, pelanggan, atau vendor yang ingin Anda nonaktifkan, pilih Item is Inactive check box. (Nama kotak centang berubah, tergantung pada apa yang ingin Anda nonaktifkan.) Kemudian klik OK. QuickBooks menyembunyikan anggota ini dari daftar Anda. Pada saat Anda menampilkan daftar, kotak Sertakan Inaktif akan muncul.

Untuk melihat dan mengedit anggota tersembunyi dari daftar Anda, klik saja kotak Include Inactive. Setiap anggota tidak aktif muncul dengan ikon X di sampingnya. Jika Anda ingin mengaktifkan kembali anggota, yang harus Anda lakukan adalah klik ikon X, dan anggota diaktifkan kembali.

QuickBooks Melacak Lacak Pesanan Pembelian

Anda dapat membuat QuickBooks PO bahkan jika Anda memesan barang melalui telepon atau melalui World Wide Web - yaitu, kapan pun Anda tidak meminta barang secara tertulis. Mengisi pesanan pembelian memungkinkan Anda menentukan barang apa yang Anda pesan dan kapan barang akan sampai. Yang harus Anda lakukan hanyalah bertanya pada QuickBooks, "Apa yang dipesan, dan kapan itu akan datang? "Tidak akan pernah lagi Anda harus memutar otak untuk mengingat apakah Anda telah memesan barang-barang itu dan doohickeys.

Dan saat tagihan datang, Anda sudah memilikinya di formulir PO. Setelah menuliskan semua item di PO Anda, Anda tidak perlu mengisi tab Items pada cek saat Anda membayar tagihan.Atau, jika Anda membayar tagihan dengan metode hutang, Anda tidak perlu mengisi tab Items di jendela Enter Bills. Ketika item tiba, yang harus Anda lakukan adalah membiarkan QuickBooks tahu; item segera ditambahkan ke daftar inventaris Anda.

Gunakan PO untuk item yang Anda pesan - yaitu, untuk item yang akan Anda terima dan bayar di masa mendatang. Jika Anda membeli barang di atas meja atau menerima barang yang tidak Anda pesan, Anda tentu saja tidak memerlukan PO. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membayar tagihan dan menginventarisasi barang yang baru saja Anda beli.