Video: How to Expand & Collapse parts of a Word 2013 document 2024
Fungsi QuickBooks 2015 Condense melakukan beberapa hal. Pertama, ia membuat salinan arsip data dan memproses file data agar lebih kecil. lihat penjelasan di bawah ini:
-
Perintah QuickBooks Condense membuat salinan permanen file data QuickBooks. (Ini disebut salinan arsip .) Salinan arsip dari jumlah file perusahaan ke sebuah snapshot dari file perusahaan seperti yang ada pada suatu titik waktu tertentu.
Jika seseorang kemudian memiliki pertanyaan - mungkin akuntan Anda, atau auditor federal atau negara bagian - Anda dapat gunakan arsip arsip data arsip untuk menunjukkan seperti apa file perusahaan pada titik waktu tertentu.
-
Proses Condense membuat file data lebih kecil dengan merangkum banyak transaksi tertutup dan terperinci yang menggunakan entri jurnal monster besar.
Karena pengurasan dan pengarsipan ini bisa sedikit membingungkan, berikut adalah ringkasan singkat dari exa ctly apa yang terjadi saat Anda menyingkat file perusahaan QuickBooks. Inilah yang biasanya dilakukan QuickBooks selama proses berlangsung:
-
Menyimpan arsip arsip file perusahaan Anda : Bila Anda menyetujui file perusahaan QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arsip dari file tersebut.
-
Menghapus transaksi tertutup lama : Sebagai bagian dari proses Condense, QuickBooks memberi Anda kesempatan untuk menghapus transaksi lama dan tertutup dari file perusahaan QuickBooks yang saat ini bekerja.
Ingat bahwa pengarsipan membuat salinan arsip berkas perusahaan QuickBooks. Namun, Anda tetap memiliki versi kerja dari berkas perusahaan QuickBooks. Ini adalah versi kerja terbaru dari berkas perusahaan QuickBooks yang dibersihkan, atau dikondensasikan, oleh penghapusan transaksi lama dan tertutup.
Transaksi Tertutup adalah transaksi yang tidak perlu lagi dilacak QuickBooks. Misalnya, faktur pelanggan lama - setelah dibayar - adalah transaksi tertutup. Cek lama yang ditulis ke beberapa vendor - setelah itu membersihkan bank - adalah transaksi tertutup.
-
Merangkum transaksi lama dan tertutup : Karena transaksi lama yang ditutup dihapus dari file data QuickBooks, pengkondisian biasanya membuat ringkasan entri jurnal bulanan untuk transaksi lama dan tertutup dan menempatkan transaksi ringkasan ini dalam versi kerja saat ini dari file data QuickBooks
Ringkasan entri jurnal bulanan ini memungkinkan Anda untuk terus mempersiapkan laporan keuangan bulanan. Misalnya, meskipun pengarsipan menghapus semua transaksi lama dan tertutup dari, misalnya, pada bulan Januari 2010, Anda masih dapat menghasilkan laporan keuangan bulanan untuk bulan Januari 2010 di tahun 2013.Untuk menghasilkan laporan keuangan bulanan untuk bulan Januari 2010, QuickBooks menggunakan ringkasan entri jurnal bulanan.
-
Menghapus jejak audit: Salah satu efek tersembunyi dari pembersihan file data QuickBooks menyangkut jejak audit. Jika Anda membersihkan file perusahaan dan menunjukkan bahwa file perusahaan harus dikondensasikan, QuickBooks membersihkan jejak audit sebelum tanggal "dihapus ditutup pada tanggal atau sebelum".
Dengan kata lain, untuk periode waktu QuickBooks menghapus transaksi lama dan tertutup, ini juga akan menghapus jejak audit dari transaksi tersebut. Proses
Condense biasanya berarti membuat salinan file data QuickBooks yang Anda simpan dan simpan di tempat dan membuat versi skala kecil dari file perusahaan yang bekerja. Perintah yang Anda gunakan untuk Condense file perusahaan QuickBooks, bagaimanapun, juga memungkinkan Anda membuat file perusahaan yang hampir kosong. Kebanyakan orang tidak perlu menggunakan opsi ini. hanya ada satu kategori pengguna QuickBooks yang mungkin ingin membuat file perusahaan yang hampir kosong. CPA dan konsultan (yang ingin menggunakan kembali file perusahaan untuk unit bisnis atau klien lain) mungkin ingin menggunakan perintah ini untuk membuat file data perusahaan yang memiliki banyak daftar yang telah disiapkan.
