QuickBooks 2012 Pro dan Premier di Lingkungan Multi-Pengguna - dummies

QuickBooks Pro dan Premier 2012 memungkinkan Anda membuat beberapa kata sandi untuk file data QuickBooks. Apa yang benar-benar rapi tentang ini adalah Anda bisa memberi tahu QuickBooks untuk membatasi pengguna dan kata kunci tertentu hanya untuk melakukan hal-hal tertentu.

Pemilik bisnis, misalnya, mungkin memiliki kata kunci yang memungkinkannya melakukan apapun. Tapi petugas akuntansi baru, misalnya, mungkin memiliki kata sandi yang hanya memungkinkan dia untuk mencatat tagihan ke dalam sistem.

Untuk mengatur pengguna dan kata sandi tambahan di edisi QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier 2012, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih Perusahaan → Set Up Users and Passwords → Set Up Users command.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog User List, yang mengidentifikasi pengguna yang akses QuickBooks telah disiapkan dan siapa yang saat ini masuk ke sistem.

2. Katakan pada QuickBooks bahwa Anda ingin menambahkan pengguna dengan mengklik tombol Add User.

   QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access yang pertama.

3. Identifikasi pengguna dan berikan kata sandi.

   Berikan setiap pengguna untuk siapa Anda menyiapkan kata sandi sebuah nama pengguna dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama depan pengguna - ke dalam kotak Nama Pengguna. Setelah Anda mengidentifikasi pengguna, Anda memasukkan kata sandi pengguna ke dalam kotak teks Password dan kotak teks Confirm Password.

4. Klik Next untuk melanjutkan dan kemudian menunjukkan apakah Anda ingin membatasi akses untuk pengguna baru.

   Saat QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access kedua, menunjukkan apakah Anda ingin membatasi akses dan hak bagi pengguna. Jika Anda ingin membatasi akses dan hak ( hak hanyalah hal-hal yang dapat dilakukan pengguna), pilih radio button Pilihan QuickBooks.

   Jika Anda ingin pengguna dapat melakukan apa saja, pilih tombol radio All Area dari QuickBooks. Jika Anda menunjukkan bahwa pengguna baru harus memiliki akses ke semua area QuickBooks, Anda selesai menyiapkan kata sandi pengguna. Anda bisa melewati langkah-langkah yang tersisa.

5. Klik Next untuk melanjutkan dan kemudian menjelaskan akses ke informasi dan tugas penjualan dan piutang.

   Setelah menyelesaikan Langkah 4, QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access ketiga. Ini adalah yang pertama dari sepuluh kotak dialog yang memandu Anda melalui wawancara yang menanyakan pertanyaan terperinci tentang jenis akses yang harus dimiliki masing-masing pengguna ke area tertentu.

6. Klik Next dan kemudian jelaskan hak pembelian dan hutang dagang.

   Setelah Anda menyelesaikan Langkah 5 dengan mengklik Next, QuickBooks menampilkan kotak dialog Set Up User Password and Access keempat, yang memungkinkan Anda menentukan akses apa yang dimiliki pengguna baru ini di area pembelian dan hutang.Anda dapat memilih tombol akses No Access, Full Access atau Selective Access dan salah satu tombol akses Selective Access.

7. Klik Next dan kemudian jelaskan sisa hak dan akses pengguna.

   Bila Anda mengklik tombol Next yang ditunjukkan di bagian bawah setiap versi kotak dialog Set Up User Password and Access, QuickBooks menampilkan beberapa versi lain dari kotak dialog yang digunakan QuickBooks untuk menanyakan tentang hak dan akses pengguna.

   Anda membatasi hak di masing-masing area lain dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan untuk area penjualan dan piutang dan pembelian dan hutang. Pikirkan saja saat Anda melewati dan membatasi kemampuan pengguna. Anda ingin pengguna memiliki hak yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, namun Anda tidak ingin memberi mereka hak lebih dari yang mereka butuhkan.

8. Tentukan apakah pengguna dapat mengubah atau menghapus transaksi.

   Setelah Anda memasukkan kira-kira setengah lusin versi kotak dialog Set Up User Password and Access yang menanyakan tentang bidang akuntansi tertentu, QuickBooks menampilkan versi Mengubah dan Menghapus Transaksi dari dialog Set Up User Password and Access kotak. Secara umum, Anda ingin membatasi kemampuan pengguna untuk mengubah atau menghapus transaksi.

9. Klik Next dan kemudian tinjau keputusan hak Anda.

   Setelah mengklik Next, QuickBooks menampilkan versi terakhir dari kotak dialog Set Up User Password and Access. Ini mengidentifikasi hak pengguna yang Anda berikan atau izinkan. Anda dapat menggunakan kotak dialog ini untuk meninjau kembali hak yang dimiliki seseorang. Jika Anda menyadari bahwa Anda telah memberikan hak yang salah, klik tombol Kembali untuk kembali ke kotak dialog ke tempat Anda melakukan kesalahan.

10. Setelah selesai meninjau hak pengguna dan akses, klik Selesai.

    Dari sini, pengguna baru akan dapat menggunakan QuickBooks; Namun, haknya terbatas pada apa yang Anda tentukan.