Merekam Tanda Terima Penjualan dengan QuickBooks Simple Start - dummies

Anda mencatat tanda terima penjualan saat pelanggan membayar Anda secara penuh untuk barang atau jasa pada saat penjualan. Penerimaan penjualan juga bekerja sama dengan penjualan faktur biasa (untuk pertama kalinya Anda menagih pelanggan dan kemudian menerima pembayaran atas tagihan). Sebenarnya, perbedaan besar antara dua jenis penjualan adalah bahwa penerimaan penjualan dicatat dengan cara yang mengubah saldo kas Anda daripada saldo piutang Anda.

Langkah-langkah berikut menunjukkan cara mencatat penerimaan penjualan produk, yang merupakan jenis penjualan tunai yang paling rumit. Mencatat penerimaan penjualan untuk layanan bekerja pada dasarnya dengan cara yang sama. Anda cukup mengisi kolom yang lebih sedikit.

1. Klik tanda terima penjualan baru.

Atau, klik ikon Sales Receipts dan pilih New.

Jendela Enter Sales Receipts muncul.

Jendela Enter Sales Receipts Anda mungkin tidak mirip dengan saya karena beberapa alasan. QuickBooks Simple Start sedikit menyesuaikan bentuknya agar sesuai dengan jenis bisnis Anda.

Menyesuaikan formulir tanda terima penjualan bekerja dengan cara yang sama untuk menyesuaikan faktur dan memo kredit. Misalnya, Anda bisa menambahkan logo atau membuat perubahan sederhana lainnya.

2. Identifikasi pelanggan

Klik panah bawah di sebelah kanan daftar drop-down Pelanggan. Gulir melalui Daftar Pelanggan sampai Anda melihat nama pelanggan yang Anda inginkan lalu klik. Perhatikan bahwa tidak seperti faktur, bidang Pelanggan tidak diperlukan untuk penjualan tunai.

3. Tanggal penerimaan penjualan.

Tekan Tab untuk memindahkan kursor ke kotak teks Date. Kemudian ketik tanggal yang benar dalam format MM / DD / YY. Anda dapat mengubah tanggalnya dengan menggunakan salah satu kode pengeditan tanggal.

4. (Opsional) Masukkan nomor penjualan.

QuickBooks Simple Start menunjukkan nomor penjualan tunai dengan menambahkan 1 pada nomor penjualan tunai terakhir yang Anda gunakan. Gunakan nomor ini, atau tab ke kotak teks Sale No. dan ubah jumlahnya menjadi apapun yang Anda inginkan.

5. Perbaiki Terjual Untuk alamat, jika perlu.

QuickBooks Simple Start mengambil alamat penagihan dari Daftar Pelanggan dan menggunakan alamat penagihan sebagai alamat Terjual Ke. Anda dapat mengubah alamat untuk penjualan tunai, namun dengan mengganti bagian yang sesuai dari alamat penagihan biasa.

6. Catat nomor ceknya.

Masukkan nomor cek pelanggan di kotak centang No Periksa. Jika pelanggan membayar Anda dengan uang tunai yang dingin, Anda bisa membiarkan kotak teks No Cek kosong.

7. Tentukan metode pembayarannya.

Untuk menentukan metode pembayaran, klik daftar drop-down Metode Pembayaran dan pilih sesuatu darinya: uang tunai, cek, VISA, MasterCard, atau apa saja.Jika Anda tidak melihat metode pembayaran yang ingin Anda gunakan, Anda dapat menambahkan metode ke Daftar Metode Pembayaran. Pilih Add New untuk menampilkan kotak dialog New Payment Method. Masukkan deskripsi metode pembayaran di kotak teks dan klik OK.

8. Jelaskan setiap item yang Anda jual.

Pindahkan kursor ke baris pertama kotak Item / Description / Qty / Rate / Amount / Tax list. Bila Anda melakukannya, QuickBooks Simple Start mengubah field Item menjadi kotak daftar drop-down. Klik daftar drop-down Item dari baris kosong pertama di dalam kotak daftar dan kemudian pilih itemnya. Bila Anda melakukannya, QuickBooks Simple Start mengisi kotak Description and Rate text dengan deskripsi penjualan dan harga penjualan yang Anda masukkan di Item List. (Anda dapat mengedit informasi ini jika Anda mau, tapi itu mungkin tidak perlu.) Masukkan jumlah item yang terjual di kotak teks Qty. (QuickBooks Simple Start kemudian menghitung jumlahnya dengan mengalikan kuantitas dengan tarifnya.) Jelaskan setiap item lain yang Anda jual dengan mengisi baris kosong berikutnya dari kotak daftar.

Anda dapat memasukkan sebanyak mungkin barang pada tanda terima penjualan sesuai keinginan. Jika Anda tidak memiliki cukup ruang pada satu halaman pun, QuickBooks Simple Start menambahkan halaman sebanyak yang Anda butuhkan ke tanda terima. Total penerimaan penjualan, tentu saja, masuk pada halaman terakhir.

9. Jelaskan item khusus yang harus disertakan oleh faktur penjualan.

QuickBooks Simple Start berpikir bahwa apapun yang Anda tahan pada tanda terima (atau faktur, dalam hal ini) adalah sesuatu yang Anda jual. Jika Anda menjual thingamajigs biru, kuning, dan merah, Anda tentu perlu menambahkan masing-masing item ke Item List. Tapi jika Anda menambahkan subtotal pada tanda terima Anda, QuickBooks Simple Start berpikir bahwa subtotal hanyalah hal lain dan mengharuskan Anda untuk memasukkan item lain dalam daftar. Hal yang sama berlaku untuk diskon volume yang ingin Anda gunakan pada tanda terima. Dan jika Anda menambahkan pajak penjualan ke kuitansi Anda, nah, tebak? QuickBooks Simple Start berpikir bahwa pajak penjualan hanyalah item lain yang perlu disertakan dalam Daftar Item.

Untuk memasukkan salah satu item diskon atau subtotal khusus ini, pindahkan kursor ke baris kosong berikutnya di kotak Item, klik panah di sisi kanan drop-down dan kemudian pilih item khusus. Setelah QuickBooks Simple Start mengisi kotak Description and Rate text, Anda mungkin perlu mengedit informasi ini. Masukkan setiap item khusus - subtotal atau diskon - yang Anda berikan pada tanda terima dengan mengisi baris kosong berikut dari kotak daftar.

Jika Anda memilih kotak Kena Pajak saat Anda menambahkan item ke Daftar Item, kata Pajak akan muncul di kolom Pajak untuk menunjukkan bahwa barang tersebut akan dikenakan pajak.

Jika Anda ingin memasukkan barang diskon (agar semua item yang tercantum diabaikan), Anda harus memasukkan barang subtotal pada tanda terima setelah item inventaris atau barang lain yang ingin Anda diskon. Kemudian tempelkan item diskon langsung setelah item subtotal. Dengan cara ini, QuickBooks Simple Start menghitung diskon sebagai persentase subtotal.

10. Tentukan pajak penjualan.

Jika Anda menentukan informasi pajak saat membuat file perusahaan Anda selama Wawancara EasyStep, ingat bagaimana QuickBooks Simple Start bertanya apakah Anda mengenakan pajak penjualan? QuickBooks Simple Start mengisi informasi pajak default dengan menambahkan bersama barang kena pajak (yang ditunjukkan dengan kata Tax in the Tax column) dan dikalikan dengan persentase yang Anda tunjukkan saat Anda membuat file perusahaan Anda. Jika informasinya baik-baik saja, lanjutkan ke Langkah 13. Jika tidak, pindahkan kursor ke kotak Pajak yang berada di sebelah kanan kotak Pesan Pelanggan, aktifkan kotak daftar drop-down, dan pilih pajak penjualan yang benar.

11. (Benar-benar opsional dan mungkin tidak perlu untuk penjualan tunai) Tambahkan memo dalam kotak teks Memo.

Anda bisa memasukkan deskripsi memo dengan informasi penjualan tunai. Memo ini bukan untuk pelanggan Anda. Itu bahkan tidak mencetak pada tanda terima uang, jika Anda memutuskan untuk mencetaknya. Memo itu untuk matamu saja. Deskripsi memo memberi Anda cara untuk menyimpan informasi yang terkait dengan penjualan dengan informasi penerimaan penjualan.

12. Tentukan apakah Anda akan mencetak tanda terima.

Jika Anda tidak akan mencetak tanda terima, pastikan kotak Print Later kosong - jika tidak, hapus pilihannya.

13. Klik Save & Close untuk menyimpan tanda terima penjualan.

QuickBooks Simple Start menyimpan tanda terima penjualan yang ada di layar.