Menjadwalkan pertemuan dengan Lotus Notes 6 - dummies

Untuk membuat Rapat baru, pertama buka Kalender Anda lalu klik tombol Jadwalkan Rapat di bilah Tindakan. Formulir rapat kosong akan muncul. Pada Gambar 1, Anda bisa melihat contoh form pertemuan.

Gambar 1: Membuat pertemuan baru.

Sebagian besar bidang pada formulir pertemuan sama dengan yang ada dalam formulir Penunjukan. Anda perlu mengisi dasar-dasar, seperti subjek, kapan, durasi, dan lokasi. Selanjutnya, Anda akan terus mempertimbangkan siapa yang akan diundang.

Dalam kasus yang paling sederhana, Anda cukup memasukkan nama orang-orang yang Anda inginkan untuk datang ke pertemuan Anda. Isi saja bidang bagian Undangan (sisi kiri bawah) serta bagian tanggal, waktu, dan lokasi dari formulir Pertemuan yang baru. Seperti yang dapat Anda lihat pada Gambar 1, Anda dapat mengundang tiga jenis orang: Diperlukan, Opsional, dan FYI.

Diperlukan:

• Siapa pun yang namanya tercantum dalam bidang ini dianggap oleh Catatan untuk menjadi peserta wajib pertemuan Anda. Hal ini sangat penting saat Anda meminta Catatan untuk menemukan waktu terbaik untuk rapat menggunakan Penjadwal.

Opsional:

• Sejauh menyangkut Catatan, orang-orang ini benar-benar seperti orang-orang yang dibutuhkan. Catatan berkonsultasi dengan jadwal mereka jika Anda meminta catatan untuk menemukan waktu terbaik untuk pertemuan Anda. Jika seseorang terdaftar sebagai undangan opsional dalam undangan rapat, kehadirannya tidak harus diwajibkan. FYI:
• Gunakan bidang ini jika Anda ingin mengirim sebuah Rapat pemberitahuan - berbeda dari undangan - kepada seseorang. Misalkan Anda perlu menjadwalkan pertemuan dengan anggota tim Anda. Anda bisa memasukkan nama anggota tim masing-masing di bidang yang harus diisi tapi atur nama atasan Anda di kolom FYI. Dengan cara itu rekan kerja Anda masing-masing menerima undangan pertemuan tersebut, namun manajer Anda baru saja mendapat pemberitahuan rapat. Dengan cara itu atasan Anda tahu bahwa Anda mengadakan pertemuan dan bahwa Anda mengirim undangan tapi juga bahwa dia tidak diharapkan untuk hadir.

Orang-orang di bidang yang Diperlukan dan Opsional tidak akan melihat nama orang yang Anda daftar di bidang FYI undangan Pertemuan.

Klik tombol yang terlihat seperti buku telepon kecil di sebelah kanan bidang Diperlukan, Opsional, dan FYI untuk memilih nama dari Direktori Publik.

Cara termudah untuk membuat undangan pertemuan baru adalah sebagai berikut:

1. Di kolom Subyek, masukkan subjek.

2. Di kolom When, pilih tanggal mulai dan akhir dan waktu pertemuan.

3. Di kolom Where, atur lokasi.

4. Di kolom Invitees, masukkan nama orang yang ingin Anda undang.

5. Klik tombol Simpan dan Kirim Undangan di bilah Tindakan.

Semua peserta Anda menerima pesan di Inbox mereka yang meminta mereka untuk datang ke pertemuan Anda.

Satu-satunya masalah dengan pendekatan ini - walaupun ini pasti langsung - adalah bahwa ia biasanya memulai serangkaian pesan e-mail bolak-balik antara Anda dan tamu Anda. Anda tahu, "Saya tidak dapat membuatnya di 9:30, tapi bagaimana dengan 10, bukan? "Variasi. Bergantung pada jumlah orang yang Anda undang ke pertemuan tertentu, Anda mungkin benar-benar menghabiskan cukup banyak waktu setelah mengirim undangan yang mencoba mengkoordinasikannya karena mereka semua kembali kepada Anda dengan "Ya, saya bisa" atau "Tidak, Saya tidak bisa "menanggapi.

Anda dapat dengan mudah melapisi dilema ini. Alih-alih menggunakan proses sederhana yang tercantum di atas, mintalah Penjadwal Catatan untuk terlebih dahulu meninjau setiap Calendar dari pendatang untuk menemukan waktu yang sama ketika semua orang tersedia. Berbekal informasi ini, Anda bisa mengatur waktu pertemuan yang nyaman untuk (semoga) semua orang. Undangan Anda tiba di Inbox tamu Anda sudah ada pre-loaded dengan tanggal dan waktu yang Anda tahu (heh, heh) saat mereka bebas. Salah satu tamu Anda masih bisa menurun, tentu saja, tapi Anda mengurangi kemungkinan kejadian itu cukup dramatis karena Anda menghindari sebagian besar konflik jadwal di depan.

Menggunakan Penjadwal

Agar catatan menunjukkan waktu yang optimal untuk sebuah pertemuan berdasarkan kapan peserta pertemuan yang Diperlukan dan Opsional Anda tersedia, tahan tombol Save and Send Invitations saja. Alih-alih, isi formulir Pertemuan Anda seperti biasa dan kemudian klik tombol Klik untuk Lihatorg, Room, dan Resource Availability, yang dapat Anda temukan di bagian Penjadwal (bawah) dari formulir Rapat. (Lihat Gambar 1.)

Gambar 2 menunjukkan contoh undangan pertemuan dengan Scheduler dibuka.

Gambar 2:

Gunakan Penjadwal untuk mengetahui kapan tamu Anda tersedia untuk bertemu. Bila Anda menggunakan Penjadwal untuk memiliki Catatan menemukan waktu pertemuan untuk Anda, Anda memiliki dua cara untuk melihat: dengan waktu terbaik atau berdasarkan rincian jadwal. Pertama, pilih tombol radio Ringkasan (di bawah judul Tampilkan, sisi kiri) untuk mengamankan tampilan itu. Pandangan ini mungkin yang paling mudah untuk digunakan karena Anda dapat melihat secara sekejap sebuah set-by-blow set saran waktu di mana semua orang yang Anda mengundang tersedia.

Untuk menggunakan salah satu waktu yang disarankan Catatan, cukup pilih waktu yang mudah bagi semua orang dari daftar drop-down Usulan yang Disarankan Hari Ini dan kemudian klik tombol Gunakan Selected Time di bawahnya. Catatan kemudian akan menyesuaikan waktu undangan Rapat Anda. Anda dapat melihat bidang di Bagian Sentuhan di bagian atas formulir Rapat berubah sesuai saat Anda mengeklik entri dalam daftar ini.

Anda juga dapat mengklik tanggal di kalender bulan kecil (kanan bawah formulir) untuk memeriksa hari yang berbeda dan untuk melihat kapan teman Anda tersedia pada hari itu.

Simak panah kecil di samping judul Usulan yang Disarankan untuk Hari Terpilih. Klik panah ini untuk menampilkan lebih banyak pilihan ketersediaan jadwal.Dari daftar drop-down yang muncul, Anda dapat memilih untuk mencari waktu luang yang kompatibel selama hari, minggu, atau bulan tertentu. Ini sangat berguna jika orang yang Anda undang tidak memiliki ketersediaan pada tanggal asli yang Anda pilih.

Jika Anda mendapati kesulitan untuk menemukan waktu yang sesuai untuk

semua Undangan Anda, klik opsi Periksa apakah Semua Diperlukan Dapat Hadir dan kemudian gunakan daftar drop-down berikutnya untuk memilih waktu untuk kelompok yang lebih kecil. orang-orang. Ini sangat membantu saat Anda mencoba menjadwalkan pertemuan dengan jumlah yang lebih besar - lebih besar dari 20 orang. Cara lain yang lebih visual untuk menemukan waktu ketika Anda tersedia adalah melihatnya menurut rincian jadwal. Pilih tombol Rincian radio (di bawah judul Tampilkan) untuk melihat tabel yang menunjukkan waktu setiap tamu Anda tersedia. Anda dapat melihat tampilan seperti itu pada Gambar 3. Satu keuntungan dari tabel penjadwalan ini adalah Anda dapat melihat, per orang, ketersediaan waktu luang selama dua minggu.

Gambar 3:

Lihat rincian jadwal individu untuk menemukan waktu luang. Tarik panel vertikal besar dan transparan sampai Anda menemukan saat tersedia semua orang. (Ternyata hijau saat ini terjadi.) Blok putih dalam tabel mewakili waktu yang terbuka dan tersedia, dan blok berwarna mewakili waktu ketika peserta yang diberikan diduduki. Jika semua undangan tidak tersedia, bilah vertikal berubah menjadi merah sehingga Anda tahu seluruh pagar betis Anda tidak dapat hadir. (Kunci di bagian bawah layar mengingatkan Anda pada status apa yang ditunjukkan masing-masing warna.)

Tidak masalah metode mana yang Anda pilih untuk menemukan saat Anda semua dapat bertemu, Anda harus mengklik tombol Simpan dan Kirim Undangan di Tindakan bar setelah selesai