Video: Multiple Users in Quickbooks 2024
QuickBooks memungkinkan penggunaan simultan file data QuickBooks oleh beberapa pengguna. Terkadang, Anda hanya memerlukan satu komputer dan satu salinan QuickBooks, walaupun Anda memiliki beberapa karyawan yang menggunakan QuickBooks. Misalnya, jika bisnis kecil hanya memiliki asisten administratif dan pemilik yang mengakses file data QuickBooks, satu salinan QuickBooks yang berjalan di satu komputer pribadi mungkin merupakan semua yang dibutuhkan.
Untuk mengizinkan penggunaan file data QuickBooks secara simultan oleh beberapa pengguna, mungkin Anda perlu mengatur beberapa pengguna.
Setelah menyiapkan beberapa pengguna, Anda dapat menginstal program QuickBooks di komputer pribadi lainnya dan kemudian - dengan asumsi bahwa semua komputer pribadi ini terhubung ke jaringan Windows - gunakan salinan QuickBooks lainnya untuk mengakses file data QuickBooks. disimpan di komputer pertama atau utama.
Untuk menggunakan QuickBooks di lingkungan penggunaan simultan oleh banyak pengguna, Anda juga perlu memberi tahu QuickBooks bahwa penggunaan simultan ini baik-baik saja. Untuk melakukan ini, pilih perintah File → Switch to Multi-User Mode. (Jika Anda ingin mematikan Mode Multi-Pengguna ini nanti, Anda pilih perintah File → Switch to Single User Mode lagi.)
QuickBooks mendukung penggunaan simultan oleh beberapa pengguna melalui teknologi yang disebut penguncian catatan, yang mengunci semua catatan yang sedang Anda kerjakan, tapi bukan keseluruhan file data QuickBooks. Misalnya, jika Anda ingin bekerja dengan perusahaan A, dan beberapa pengguna lain ingin bekerja sama dengan perusahaan B, tidak apa-apa. QuickBooks mengizinkannya.
Apa yang Anda dan pengguna lain tidak dapat lakukan, bagaimanapun, adalah bekerja di perusahaan yang sama (perusahaan A atau B) pada saat bersamaan. Ini berarti Anda bekerja dengan catatan pelanggan yang sama.
Anda tidak dapat menginstal salinan QuickBooks yang sama pada beberapa mesin dan secara legal memiliki sistem QuickBooks multiple-user. Anda harus membeli salinan QuickBooks untuk setiap mesin yang dipasang QuickBooks. Namun, perhatikan bahwa Intuit menjual beberapa versi QuickBooks beberapa pengguna di mana Anda benar-benar membeli lima lisensi dalam satu kotak QuickBooks.
(Versi Enterprise QuickBooks mendukung beberapa jaringan pengguna dengan maksimal 30 pengguna simultan, dan versi QuickBooks lainnya mendukung jaringan pengguna ganda dengan maksimal 5 pengguna simultan.
Anda mungkin ingin memiliki beberapa QuickBooks pengguna jika perwakilan penjualan di perusahaan Anda menyiapkan faktur atau menyiapkan penawaran untuk pelanggan. Dalam kasus ini, Anda mungkin ingin meminta setiap petugas penjualan di QuickBooks.Namun, perhatikan bahwa tenaga penjual ini hanya memiliki kemampuan untuk membuat faktur atau mungkin membuat dan mencetak taksiran faktur.
Anda ingin sangat berhati-hati dalam mengizinkan pengguna akuntansi berpengalaman mengakses penuh sistem akuntansi.
