Menggunakan QuickBooks untuk Mengelola Persediaan di Perusahaan Manufaktur - inventaris

Pelacakan inventaris di perusahaan manufaktur lebih sulit daripada jenis usaha lainnya. Ketika Anda merebus segala sesuatunya pada esensinya di QuickBooks, masalahnya berasal dari beberapa persyaratan akuntansi yang rumit:

Di lingkungan manufaktur, pabrikan menggabungkan barang-barang mentah menjadi barang jadi. Ini berarti - dan ini adalah bagian yang menantang - bahwa proses pembuatan mengurangi jumlah persediaan dan nilai beberapa item (bahan baku atau komponen) dan pada saat yang sama meningkatkan jumlah dan nilai yang lain, selesai- barang barang
Di lingkungan manufaktur, peraturan mengatakan bahwa Anda tidak hanya menghitung nilai item dalam nilai inventori barang jadi. Anda juga menghitung biaya tenaga kerja dan biaya overhead pabrik yang digunakan untuk pembuatan barang.

QuickBooks memecahkan masalah pertama yang terkait dengan persediaan manufaktur, namun tidak memecahkan atau mengatasi masalah kedua. Untungnya, selama Anda adalah produsen kecil, Anda mungkin tidak perlu terlalu khawatir tentang masalah kedua. Anda harus bertanya kepada BPA tentang hal ini. Tapi jangan khawatir - Kongres dan Internal Revenue Service telah menyediakan banyak celah yang membuat akuntansi lebih mudah bagi orang-orang kecil.

Pendekatan ini terdengar ceroboh, tapi tidak seburuk yang mungkin Anda pikirkan pada blush pertama. Anda dapat memilih untuk hanya menampilkan item grup dalam faktur pelanggan. Ini berarti - kembali pada contoh penjual bunga yang menjual mawar merah dan vas bunga - bahwa penjual bunga dapat "memproduksi" vas kristal dari selusin mawar merah dan kemudian menunjukkan barang yang diproduksi sebagai item kelompok dalam faktur pelanggan.

Satu hal yang bermasalah dengan pendekatan "cukup gunakan item kelompok" adalah tidak memberi Anda jalan untuk melacak nilai persediaan barang jadi.

Melakukan perhitungan inventaris di QuickBooks

Untuk memperhitungkan pembuatan inventaris di QuickBooks Premier atau QuickBooks Enterprise Solutions, Anda menambahkan item rakitan inventaris ke daftar Item untuk barang-barang yang Anda produksi. Anda juga mencatat pembuatan barang seperti Anda … yah,

memproduksi

mereka. Misalkan porselen Pine Lake kebanyakan hanya membeli dan menjual kembali cangkir kopi dan barang-barang kecil lainnya. Tapi seandainya setahun sekali, Pine Lake Porcelain merakit koleksi cangkir kopi merah ke dalam satu kotak hadiah Hari Valentine. Dalam kasus ini, QuickBooks dapat merekam perakitan seperangkat hadiah kotak yang menggabungkan, misalnya, empat cangkir kopi merah, kotak kardus, dan beberapa pembungkus kertas tisu.

Menambahkan item rakitan persediaan

Untuk menggambarkan item yang diproduksi, ikuti langkah-langkah ini:

Choose Lists → Item List.

QuickBooks menampilkan jendela Item List.

Klik tombol Item di jendela Item List, dan pilih New dari daftar drop-down.
QuickBooks menampilkan jendela New Item.
Pilih item Inventory Assembly dari daftar drop-down Type.
QuickBooks menampilkan versi Inventory Assembly dari jendela Item Baru.
Tentukan akun yang akan digunakan untuk melacak biaya item ini saat Anda menjualnya.
QuickBooks menunjukkan akun Biaya Pokok Penjualan. Jika Anda telah membuat akun lain untuk HPP Anda, pilihlah akun lain yang sesuai.
Jelaskan item yang diproduksi.
Ketik deskripsi item yang ingin Anda tampilkan dalam dokumen yang dilihat pelanggan Anda, seperti faktur. (QuickBooks menunjukkan deskripsi yang sama dengan yang Anda gunakan di kotak teks Deskripsi pada Transaksi Pembelian sebagai default.)
Masukkan jumlah yang Anda bayarkan untuk item tersebut di kotak Price Price.
Tunjukkan apakah barang yang diproduksi tunduk pada pajak penjualan dengan menggunakan daftar drop-down Kode Pajak.
Gunakan daftar drop-down Akun Pendapatan untuk menentukan akun yang Anda inginkan agar QuickBooks gunakan untuk melacak pendapatan dari penjualan item tersebut.
Identifikasi komponen yang masuk ke item jadi.
Gunakan daftar Bill of Materials untuk mengidentifikasi item komponen individual dan jumlah yang dibutuhkan untuk membuat rakitan inventaris. Setiap item komponen berjalan pada baris terpisah dalam daftar. Jangan terlalu berlebihan, tapi perhatikan bahwa Anda mengidentifikasi komponen dan jumlah item komponen yang dibutuhkan.
Identifikasi akun aset.
Tentukan akun aset lancar lainnya yang Anda inginkan agar QuickBooks gunakan untuk melacak nilai item inventaris ini.
Pilih titik build.
Gunakan kotak Build Point untuk menentukan jumlah persediaan terendah dari item ini yang dapat tetap ada sebelum Anda memproduksi lebih banyak. Ketika tingkat persediaan turun ke jumlah ini, QuickBooks menambahkan pengingat ke daftar Pengingat, memberi tahu Anda bahwa Anda perlu membuat lebih banyak item.
Abaikan kotak On Hand dan Total Value.
Lihat kotak On Hand? Biarkan diset ke nol. Untuk memasukkan nomor sekarang adalah untuk merekam transaksi yang tidak dikategorikan, dan Anda tidak ingin melakukan itu. Pergi ke depan dan tinggalkan bidang Nilai Total ke nol juga.
Tinggalkan kotak As As kosong, atau masukkan tanggal sekarang.
Tidak masalah.
Versi Inventory Assembly dari jendela Item Baru.

Merekam pembuatan atau perakitan barang

Untuk membangun beberapa perakitan, pilih Vendor → Inventory Activities → Build Assemblies command.QuickBooks menampilkan jendela Build Assemblies. Yang Anda lakukan adalah memilih hal yang ingin Anda bangun dari daftar drop-down Assembly Item dan kemudian memasukkan jumlah yang Anda (atau beberapa rekan kerja tidak beruntung) yang ada di kotak Kuantitas untuk Membangun di pojok kanan bawah. Kemudian Anda klik tombol Build & Close atau Build & New. (Klik tombol Bangun & Baru jika Anda ingin merekam perakitan beberapa item lainnya.)

Versi Build Assemblies dari jendela Item Baru.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat tentang perintah Build Assemblies:

Di pojok kanan atas jendela, QuickBooks menunjukkan jumlah majelis yang ada di tangan Anda dan jumlah pelanggan yang telah memesan. Itu informasi yang cukup berguna untuk dimiliki, jadi ingatlah bahwa itu ada di sana.

Tabel di jendela Build Assemblies menunjukkan apa yang masuk ke produk Anda. Bukan berarti Anda peduli, tapi ini adalah

bill of material.
Di bagian bawah daftar bahan daftar, QuickBooks menunjukkan jumlah maksimum majelis yang dapat Anda buat, mengingat kepemilikan inventaris Anda saat ini. Saat membuat item, QuickBooks menyesuaikan jumlah item inventaris. Jika Anda membuat set hadiah kado, masing-masing dengan empat cangkir merah dan dua jaringan pembungkus, QuickBooks mengurangi jumlah barang dari mug merah dan jaringan pembungkus, dan meningkatkan jumlah item dari paket hadiah saat Anda merekam bangunan perakitan.
Beberapa komponen yang digunakan dalam majelis mungkin bukan item inventaris. Anda bisa menggunakan bagian noninventory dalam sebuah majelis.
Mengelola beberapa lokasi inventaris

Solusi Perusahaan QuickBooks memungkinkan Anda menangani tantangan pencatatan penyimpanan inventaris di beberapa lokasi. Untuk mengaktifkan kemampuan ini, yang disebut Pelacakan Inventaris Lanjutan, pilih perintah Edit → Preferences, klik Items and Inventory, klik tab Preferensi Perusahaan, lalu klik tombol Advanced Inventory Settings.